深圳某装饰设计工程有限公司管理制度汇编.doc

1、深圳某装饰设计工程有限公司管理制度汇编目 录行政管理制度汇编3第一章员工工作行为规范4第二章 会议管理制度5第三章公文处理规则7第四章档案管理制度11第五章保密工作制度14第六章 办公用品采购、管理制度15第七章 设备管理制度17第八章 车辆使用、维修、管理规定19第九章 餐厅管理制度22第十章 寝室管理制度24第十一章 通讯工具使用规定25第十二章 工伤管理制度26第十三章员工奖惩条例27第十四章关于罚金只能用于员工奖励的决定29人事管理制度汇编31第一章员工招聘、录用、奖罚制度32第二章中高层管理人员任期制的规定35第三章人事工作管理规定35第四章员工外派管理办法36第五章 考勤制度38第

2、六章 员工离职管理规定39第七章 培训管理细则（试行）40第八章 培训体系41营销设计管理制度汇编48第一章 销售操作流程规范49第二章 业务操作程序说明53第三章业务人员管理及待遇的规定60第四章关于设计师着装的规定63第五章分公司业务操作规程63第六章 关于预算报价工作的管理规定及处罚细则65第七章 工程管理费计提的规定66第八章 业务、设计、施工操作流程管理规定67第九章 居众公司装修咨询服务流程表70第十章 关于制作电脑效果图的规定71第十一章 预算、设计、施工交叉管理奖罚条例72第十二章 设计制图规范73第十三章 内部图纸审查执行细则79第十四章 主力设计师、助理设计师薪酬分配考核办

3、法83第十五章对设计师离职和有纠纷工程问题的处理规定85第十六章 关于严禁“炒单”的规定85第十七章 设计作品评选及奖励办法86第十八章 装饰工程合同书（样本）88客户服务管理制度汇编96第一章 员工礼仪守则97第二章 客户资源售前管理办法104第三章 客户资源售前管理办法考核办法105第四章 客户资源售中、售后服务操作办法105第五章 关于工程售后维修的有关规定108工程管理制度汇编111第一章工程管理组织机构112第二章工程管理制度114第三章 工程施工管理制度118第四章工程管理奖罚制度127财务管理制度汇编133第一章 差旅费报销制度134第二章 经营责任制期间财务操作细则135第三章

4、经营责任结束后财务操作方法137第四章 连锁机构会计职责137第五章 工程结算提成计算方法138第六章 主要会计业务核算方法140第七章总公司财务支出管理规定（试行）151其他方面管理制度汇编152第一章分公司经理人考核办法153第二章关于公司外协单位管理的有关规定154行政管理制度汇编第一章员工工作行为规范1.1 服饰要求：1.1.1 本公司员工(董事长除外)必须按要求着装。1.1.2 员工在上班时间，必须注意仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。1.1.3 员工必须穿着公司统一订制的衬衣、系领带、佩戴工牌；穿衬衣时，不得挽起袖子，男员工衬衣要求扎进裤内；不准穿短裤、拖鞋上班。1.1.4 女员

5、工上班时间，不得穿超短裙，不得化浓妆。1.1.5 设计师、业务人员、项目经理、施工队长到工地必须穿着公司统一服装，但可不系领带。炎热季节在没有空调的环境下可以不系领带。1.1.6 施工工人的着装要求按工程部的规定办理。1.1.7 员工违反本规定着装，除予以批评外，每次罚款20元。1.1.8 各部门负责人对本部门员工着装情况负有督促、检查的责任，享有处罚的权力。对不按规定着装的员工，应及时予以处罚。1.1.9 公司办公室为员工着装的监督部门。公司办公室人员应每月至少抽查一次员工着装的情况。对违反本规定的员工，给予部门负责人以2倍的罚款。1.1.10 确定每周一为全公司统一便服日。员工在便服日可不

6、按本规定着装。1.2 工作场所礼仪要求1.2.1 上班进入办公室，初次与同事、领导相见，要礼貌热情、点头致意，并问候“早安”“早上好”。1.2.2 下班离开公司前，要礼貌地与同事道别。道别时说声“再见”或”明天见”。1.2.3 办公时间出入办公室，与领导、同事相遇，要礼貌地点头致意或问候“您好”。1.2.4 客户来访，在行进间相遇时，应停留侧立礼让客户先行，并微笑点头致意，问候“您好”、“欢迎光临”。如正在工作状态，微笑点头示意后，应立即投入工作，不得无礼观望、议论或东张西望。1.2.5 在任何情况下，员工均不得与客户直接发生争吵，损害公司形象。1.2.6 出入办公室，行走及开、关门动作要轻、

7、不干扰他人办公。1.2.7 进入领导办公室请示、报告或进入他人办公室沟通，应轻轻敲门，得到允许后方可入内，出入行走及开、关门动作要轻。1.2.8 办公室内要保持桌椅整齐，办公室内除在指定处可悬挂或张贴有关工作方面的图表、宣传画外，不得随意张贴其他东西。要维护办公室内的严肃气氛。1.2.9 办公桌上的文件夹或档案盒、书籍、资料等要摆放整齐，要时常进行整理，不得杂乱无章。1.2.10 办公桌面上除摆放与工作有关的用品外，不得摆放个人杂物。1.2.11 办公期间不得过多谈论与工作无关的事情，也不得随意走到他人办公室或工作台前闲聊。1.2.12 得在办公室内大声喧哗、高声吵闹，讨论商量工作和办公室内播

8、放音乐也以不影响他人工作为宜。1.2.13 不得在办公室内吃零食，不得在办公室喝酒。工作期间不得酗酒。1.2.14 不得在张贴有“禁止吸烟”标志的地方抽烟。1.2.15 上班期间不得浏览和本职工作无关的书籍、杂志。1.2.16 主管以上管理人员到办公室呼叫时，被叫者应立即呼应，并马上站起来。1.2.17 工作期间，私人会客不得超过30分钟。私人电话应长话短说，不得超过10分钟。1.2.18 不得在电脑上做与业务无关的操作。1.3 业务规范用语1.3.1 业务用语：“您”、“请”、“请问”、“对不起”、“很抱歉”、“谢谢”、“欢迎光临”、“请坐”、“请问能帮您什么忙？”、“请问您带有平面图吗？”

9、、“预算（方案）做好后，再与您联系”、“您慢走”、“再见”、“您放心，我马上联系（处理）”、“请在这里签字”等。1.3.2 电话用语：“您好”、“您好，居众”、“您好，居众装饰”、“请稍候”、“对不起，他（她）去工地了，请问有什么事情需要转告吗？”、“先生（小姐），请问您贵姓？”、“能帮您什么忙吗？”、“请问您的房子在哪里？”、“请您到公司洽谈”、“欢迎到公司来”、“请拨打另一个电话”、“不用客气”、“再见”等。第二章 会议管理制度2.1 会议的分类与组织：公司的会议分为全公司性会议、专业性会议和分公司（部门）会议三种。2.1.1 全公司性会议：包括总经理办公会议、中高层管理人员会议、全公司员

10、工大会等。由总经理或总经理委托主管副总主持召开。2.1.2 专业性会议： 包括全公司性的技术、业务会议等。由分管副总经理主持召开。2.1.3 分公司（部门）会议：包括各分公司每周晨会、部门工作会议等。由分公司（部门）负责人主持召开。2.2 会议内容：为避免重复或过多的会议，按会议的内容将公司的会议分为例会和其它会议二种。原则上，例会要按例行的时间、地点、内容和人员组织召开。2.2.1 例会：总经理办公会议：主要是研究、布置工作；决定中层干部的调整和任免事项；研究调整全公司的经营方针、经营思路和经营策略；传达学习上级的有关文件；决定公司的其它重大事项。一般每月召开一次，时间视具体情况决定，由总经

11、理主持。参加会议的人员为总经理、副总经理等高层管理人员。中高层管理人员会议：主要内容是汇报、评价前半个月的工作；总结前次中高层管理人员会议精神的贯彻落实情况；安排布置下半个月的工作；接受总经理等高层领导经营理念、经营思想等方面知识的灌输。一般每半个月召开一次，在每月中和月底各召开一次。各分公司晨会：每周召开一次。主要内容是检查总结本单位上周的工作情况，包括接、签单情况和与客户沟通、为客户服务情况；检查存在的问题；传达公司召开的有关会议精神，学习公司下发的有关文件；对员工进行培训等。时间一般在早晨上班后半个小时至一个小时。具体召开时间由各分公司根据工作需要决定。项目经理会议：主要内容是研究、布置

12、工作；检查协调施工中存在的问题，提出解决问题的方法；传达公司会议精神；学习有关业务方面的文件规定等。此类会议由分管副总经理或工程部经理主持召开。一般每月二次，具体时间由工程部决定。管理业务培训课：主要培训对象为中层以上管理人员。可单独举行，也可穿插于中高层管理人员例会中进行。每月至少一次。一般情况下，由总经理主持。并可适时聘请有关专家进行授课。主要内容是学习党和国家的有关政策法规，讲授公司的经营理念和先进、科学的管理方法。2.2.2其它会议全公司员工大会：主要内容是总结工作、表彰先进、进行工作动员。根据工作需要适时召开。每季度至少一次，由总经理主持。经营活动分析会：主要内容是汇报、分析公司前段

13、时间的计划完成情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进的措施，不断提高经济效益。参加会议人员是分公司经理、主力设计师、助理设计师等。会议由分管副总经理或财务部长主持，不定期召开。工程质量分析会：主要内容是检查工程施工中出现的质量问题和苗头，讨论、分析出现问题的原因，研究决定质量管理方面的解决办法和改进措施，不断提高工程接单率，增加业务量。参加会议主要人员是工程项目经理、施工队长、工程监理等。会议由工程总监主持，不定期召开。安全工作会议：主要内容是汇报、总结安全生产情况，分析处理事故，检查发生事故的原因，研究决定安全防范措施。由分管工程的副总经理主持，不定期召开。各

14、部门、分公司工作会议：主要内容是布置、安排工作，传达公司会议精神等。由部门、分公司负责人主持，不定期召开。2.3 会议的安排：2.3.1 凡涉及多个部门负责人参加的会议，必须在会前经召集部门负责人或分管领导批准后，由公司办公室统一汇总，并由公司办公室统一安排方可召开。2.3.2 凡属已列入办公室会议计划的会议，如须改期举行，召集部门应提前一天提请办公室调整会议计划。未获批准，不得打乱正常会议计划。2.3.3 对由于准备不充分，或重复性会议，或没有多大作用的会议，公司办公室有权拒绝给予安排。2.3.4 由部门召开的全公司性会议，必须服从公司的统一安排。小局服从大局，局部服从整体。2.4 会议的准

15、备工作：会议召开前，会议召集部门和与会人员都应分别做好会议的准备工作，包括准备好会议议程、提案、汇报提纲、发言重点、计划方案、决议草案，落实好会场，以及会议中需进行表彰的奖品、奖状、荣誉证书、纪念品等，并由会议召集部门通知好每位与会人员。2.5会议记录和会议记录的整理：2.5.1 各类会议的召开，都必须由会议召集部门安排专门人员做好会议记录。专门研究工作或安排工作的会议，必须要与会人员亲笔签到。会议记录包括会议名称、会议时间、地点、参加人员、主持人、记录人员、会议主题和主要内容、会议决议等。2.5.2 根据会议内容，会议记录能详细记录的尽量详细记录，无法详细记录的，也要进行概括，加以记录。一般

16、地，领导指示性讲话、安排工作应详记，其它则可记要点。2.5.3 会议结束后，会务部门要对会议记录进行整理。重要会议如总经理办公会议、中层干部会议等还须整理出会议纪要，打印分发至各分公司、各部门遵照执行，以便于进行检查、落实。2.6 会议精神的传达、贯彻、落实：会议是为解决某些问题、达到一定目的而召开的。会议精神必须进行传达、贯彻、落实（涉及保密的内容不在此列）。对全公司性的工作会议，各分公司、部门应在会议结束后的三天内传达到每位员工中。会议精神的传达、贯彻和落实，由公司办公室和总经理秘书进行督促和检查。未能按时按传达到位的，每次对该分公司、部门负责人罚款100元。各分公司、部门在传达贯彻会议精

17、神时应结合自身实际进行，对在传达贯彻过程中出现的新情况、新问题，应及时向会议召集部门和公司办公室进行反馈。第三章公文处理规则3 .1 总则3.1.1 公司及各分公司、部门所制定的公文，是传达贯彻国家的方针、政策和公司的经营方针、经营策略，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具，是保证政令畅通的有效方法。必须认真做好公文处理工作。3.1.2 各分公司、部门应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。3.1.3 公文处理必须做到及时、准确、安全。公司公文统一由公司办公室收发、分办、用印和归档。3.1.4 各分公司、部门的公文处理工作，

18、必须实行严格的保密制度，确保公司机密不外泄。3.2 常用公文种类：请示：下级请上级指示和批准的，用“请示”。报告：下级向上级汇报工作、反映情况，用“报告”。指示：上级对下级布置工作、阐明工作活动的指示原则，用“指示”。通告：公司对员工公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。批复：上级对下级请示的事项进行答复，用“批复”。通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项，用“通报”。决定、决议：对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论，通过要求贯彻执行

19、的事项，用“决议”。函：平行或不相隶属的单位之间互相商洽工作，用“函”。会议纪要：传达会议决定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。3.3 行文格式3.3.1 公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位名称、印章、发文日期、抄送（抄报）单位，还要有发文字号、主题词等。文件标题包括事由、公文种类等部分；公文字号包括机关代号、年号、顺序号三个部分；向上级请示的公文，一般只写一个主送单位。如需上报另一个上级，可用抄报的形式；发文时间以领导签发的时间为准；发文单位一般用全称或规范化简称；文字一律从左到右，横写横排。3.3.2 公文纸一般用16K纸或A4纸，在左侧装订。3.

20、3.3 对外行文一般以公司的名义。对公司内部行文可用公司名义，也可用部门名义行文。3.3.4 一般情况下，不得越级行文。特殊情况需越级行文的，应同时抄报其直接上级。3.3.5 向上级行文一般应一事一文，主送一个单位。不要同时抄送下级单位。向下级的重要行文，可抄报其直接上级。3.3.6 公司行文一般只发给各分公司、公司各部门。3.3.7 发文应根据需要确定发送单位，不得滥发。3.4 公文处理程序3.4.1收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。登记：一般来文，由办公室统一进行登记。登记内容包括来文单位（机关）、标题、文号、来文时间、缓急程度等。分办、拟办：根据来文内容，由办公室将来

21、文分别处理。属业务部门的，一般在登记后，由办公室直接送业务部门处理。需办理的，由办公室主任拟办，并呈有关领导批示，再转有关部门办理。催办：对经领导批示的需有关部门办理的，办公室应认真、及时地进行督促、催办，以防积压或漏办。公司领导参加上级会议带回的重要文件，在传达后由办公室归档。3.4.2发文处理。一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、打印、誊印、校对、监印、分发、归档等程序。草拟的公文应符合国家法规和政策，事实确切，观点明确。文字表达精炼，条理清楚，层次分明，表达意思完整，标点符号使用正确；数字的写法。正文中除发文编号、统计表、计划表、序号、专用术语、百分比必须使用阿拉伯数字外，一律使用中文；

22、引用文件名称要完整，不要滥用简称；草拟的文稿在送领导签发前，应由起草文件的主管部门负责人进行审核后，送行政人事部核稿。人事任免文件由总经理核稿。核稿的主要任务是审核文稿所表达的内容是否与国家现行法律、法规和政策相抵触，是否符合公司章程，是否符合行文程序，文字表达是否完整等；公司一般文件由总经理签发，人事任免文件由董事长签发。有关业务方面的一般文件，由公司分管领导签发；经领导签发后的文件，除文字有错可作更正外，原则上不得再作修改；公文签发后，由办公室安排人员打印、校对、誊印、盖章、装订，进行登记、分发，并留一份存档；公文校对以原稿为准，非承办人员不得擅自改动原文。校对未发现的差错由校对人员负责。

23、文件经校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。公文办理完毕后，要及时送交有关人员进行整理、归档。3.5 文件管理3.5.1 各部门、分公司要指定专人负责文件的处理和管理工作，严格按公司档案管理制度进行管理。3.5.2 已形成的文书、会议记录、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须收集齐全，由办公室归档，任何人不得自行留存应归档的文件。3.5.3 无保存价值和存查必要的文件，由文件保管人员鉴别、登记，经公司分管领导同意后集中统一销毁。3.6 为加快公文传递速度节约成本，充分利用已开通的宽带，公司一般公文采取收发电子邮箱的方式进行传递。3.7 各分公司电子邮箱：（1）分公司电子邮箱：

24、八卦岭: szbaba321 金丽 jzjinli振华 jzzhenhua123 景田 jzjingtian南山 jznanshan 材料中心 jzclcs华侨城：jz_hqc888 彩田 jzcaitian（2）管理部门电子邮箱：工程部 jzzgzx 办公室 jzoffice企业发展部 jzyingxiao 财务部 jzcaiwu人力资源部 jzrenli 客户服务部 jzzz董事长 jzzjl 总经理 jzzongzhu（3）连锁公司电子邮箱：龙华 jzlonghua 龙岗 jzlonggang123新洲 jzsjyuan 宝安 jzbaoan广州 ganhua_147 东莞 jzdong

25、guan新疆 xch693 武汉 jzwhls青岛 jzqingdao 南昌 jznanchang3.8 电子邮箱使用规定：1、以上电子邮箱为传递公司内部办公文件及其他办公专用，任何个人不得利用其收发私人邮件；2、各公司文员及管理部门邮箱使用人，每日上班后须及时整理电子邮箱，检查是否有新邮件；每收到新邮件须及时下载，并按邮件性质进行分门别类保存；对已下载邮件须及时从邮箱中删除，保证邮箱畅通；3、对收取文件内容不全的，收件人要及时通知发件人，采取重发邮件或其他方式传递文件。3.9 采用电子邮箱收发文件类别及送达部门：3.9.1 各分公司的开工申报信息表发往工程部、工程预算表客户服务部邮箱；3.9

26、.2 客户服务部将工程管理费定点发往各分公司； 3.9.3 公司财务部结算室每月将各单工程结算分配计算表发各相关分公司，以方便设计师、助理设计师核对提成额；并将提成分配汇总情况发行政人事部进行提成发放；3.9.4 员工对企业的建议、意见可直接通过邮箱发给总经理、董事长或公司相关部门；3.9.5 公司各管理部门对各单位布置的工作任务由相关管理部门直接发布；以公司名义发布的文件、制度统一由公司行政人事部下发。第四章档案管理制度4.1 总则4.1.2 本制度所指的档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档案等。4.1.3 公司的各类档案必须按年度立卷。各分公司、部门内部在工作中形成

27、的各种有保存价值的文件资料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。4.1.4 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性，公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后，应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时，必须将文件材料向接办人员办理移交手续，不得擅自带走或销毁。4.2 档案的收集与管理4.2.1 坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门、各分公司均应设立兼职档案管理员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。人员变动，应及时通知公司档案主管部门。4.2.2 公司档案的主管部门为公司行政人事部。4.2.3 凡本公司缮印的公文（含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、

28、转发文件含被转发的原件）一律由公司行政人事部统一收集管理。4.2.4 一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。4.2.5 公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员，在核报旅差费时，必须将会议的主要文件资料交行政人事部办理归档手续，由行政人事部档案管理人员签字认可后，财务部门才能给予报销。4.2.6 本公司召开全公司性的会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向公司行政人事部办理归档手续，由办公室档案管理人员签字认可后，财务部门才能报销相关的会议费用。4.2.7 公

29、司专（兼）职档案管理人员的职责是：了解本公司（部门）的工作业务，掌握本公司（部门）文件资料归档的范围，收集并管理本公司（部门）的文件资料；认真执行文件资料归档制度，对本公司（部门）承办的文件资料及时收集归档。，每年的三月份以前将归档文件资料归档完毕，并向公司行政人事部移交（在公司档案室尚未建立的情况下，文书、人事档案统一由公司行政人事部管理，财务档案暂由财务部管理，工程技术档案暂由工程部管理，声像档案暂由企业发展部管理。待条件成熟后再移交公司档案室）；承办人员借用档案资料时，应按照档案借用程序办理借用登记手续。4.3 归档范围4.3.1 重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话

30、、典型发言、经验材料、会议纪录等。4.3.2 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资料。4.3.3 本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。4.3.4 本公司向上级的请示与上级机关的批复。4.3.5 反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。4.3.6 本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。4.3.7 本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料，以及员工考核、奖惩的文件资料。4.3.8 本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。4.3.9 本公司的历史沿革、大事记以及反映本公司重要活动的照片、录音带、录像带和剪报

31、等资料。4.4 平时归档4.4.1 各部门对已处理完毕或批存的文件资料要及时交由本部门兼职的档案管理员组卷、编目、归档。4.4.2 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归档使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。4.4.3 公文承办人员应及时将已处理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全、加以整理，交给本部门兼职档案管理员立卷归档。4.4.4 兼职档案管理人员应及时将立卷的文件资料，按照“案卷类目”的条款放入平时保存文件夹内对号入座，予以保存，并在收发文登记簿内予以注明。4.5 立 卷4.5.1 为统一立卷规范、保证案卷质量，立卷工作由各部门兼职档

32、案管理员负责，公司办公室档案管理人员负责组卷、编目。4.5.2 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有关联系，区别不同的价值，便于保管和使用。4.5.3 归档的文件资料种类、份数以及每份文件资料的页数均应齐全完整。4.5.4 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。绝密文件单独立卷。少数普通文电如果与密件有密切联系，也可随同绝密文电立卷。4.5.5 不同年度的文件资料不得放在一起立卷，但跨年度的请示和批复，应放在复文年立卷。没有复文的，放在请示年立卷。跨年度的规

33、划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年。其它文件的立卷按照有关规定执行。4.5.6 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。其它文件资料依其形式规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。4.5.7 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应该统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角打印页号。4.5.8 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。4.5.9 有关卷内文件材料

34、的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应该将立卷人、检查人的姓名和日期填上，以示负责。备考表应置于卷尾。4.5.10 案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。4.5.11 案卷的装订：装订前，卷内文件要去掉金属物质，对破坏的文件资料应加以裱糊。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。4.5.12 案卷各部份的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）文件封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜保存。第五章保密工作制度5.1 本公司的保密工作实行行政首长负责制。各分公司、公司各部门行政主要负责人为保密工作第一责任人。5.2

35、 公司的保密工作贯穿于公司的各个工作环节，涉及到各部门。公司的每一名员工都必须遵守公司的保密工作制度。5.3 公司所有资料都应明确密级和保密期限、保密范围。凡属已确定密级的资料应在规定的载体上予以注明。非密级资料可不加注明。5.4 公司所有资料包括文件、协议、合同、图纸、证件、报表、信息等均应确定密级。公司所有资料按非密、秘密、机密、绝密等四个密级加以确定。5.5 非密级资料可以张贴、悬挂，秘密以上级严禁张贴，机密和绝密级资料还必须根据资料内容确定知晓范围。5.6 资料密级的确定，原则上由资料建立部门确定，公司行政人事部核定。机密以上级别的资料，必须明确阅读者姓名。秘密级资料应明确阅读范围。非

36、密级文件则应明确传递途经和张贴、悬挂地点及方式。5.7 机密级别以上资料原则上由办公室统一保管。秘密级资料由行政人事部备案，建立使用部门保管。非密级资料由建立使用部门保管。机密以上资料的借阅、传阅须办理登记手续。5.8 凡涉及公司秘密的记录本、笔记本、电脑、照片、录音带、录象带、光盘等载体，要有专人进行负责管理。无关人员不得随意动用和查阅。有关人员需查阅涉及公司秘密的资料，必须经分管保密工作的领导批准，在指定地方查阅。5.9 公司文件下发的范围、文件借阅程序、文件借阅时间等按公司深居众司字（2000）032号居众公司文件管理制度所确定的范围办理。5.10 公司任何员工不得私藏、销毁、出售涉及公

37、司秘密的文件、资料及实物。一经发现，则按公司员工奖罚办法予以处罚。5.11 公司各级管理人员和文件档案管理人员在变动工作岗位或离开公司时，必须按规定将使用和保管的机要资料、笔记本、会议记录本等资料进行移交。否则，公司行政人事部部有权拒绝为其办理手续。5.12 未经批准，任何人不得复印、复制公司已确定为秘密级别以上的资料。5.13 对于建立资料而且不确定密级标准、保密期限、保密范围，也不交行政人事部审核的，责任由资料建立部门负责人负责。未造成后果的，第一次给予批评，第二次给予罚款50元，第三次给予行政处分并罚款。5.14 凡违反密级划分规定，擅自扩大阅读范围，未造成后果的每次罚款100元；因泄露

38、公司资料涉及内容，造成公司利益受到损害并造成较严重后果的，将给予当事人行政记大过处分；造成重大损失的，对当事人予以开除，直至追究其法律责任。第六章 办公用品采购、管理制度6.1 本规定所称办公用品分为消耗品、广告宣传品和管理品三类： 6.1.1 消耗品指不可回收之物品；如：文件袋、胶水、墨水、笔记本、材料纸、便笺纸、信封、复印纸、传真纸、墨盒、笔、涂改液、电池、账本、财务凭证、胶卷等。6.1.2 广告宣传品指公司所有对外宣传之物品；如：自办报纸、自办刊物、宣传册、折页、纪念品、彩旗、挂旗、海报、气球等：6.1.3 管理品指可回收之物品；如：钉书机、文件夹、文件盒、计算器、光盘、切割机、打孔机、

39、打码机、文件柜、过胶机等。 6.2 办公用品采购权限：6.2.1 未实行经营责任制的直营分公司，可自行采购单价在200元以下的办公用品，由分公司每月按年度计划分解表进行总额控制。6.2.2 总公司（包括各部门）办公用品由公司行政人事部统一采购。特殊情况下，经公司行政人事部同意，各部门可进行小范围的采购。广告宣传类用品由公司企业发展部按经济合同审批程序，统一采购、制作。6.2.3 实行经营责任制的分公司根据工作需要自行安排办公用品采购。6.3 办公用品采购的程序：6.3.1 每月日到日员工将办公用品需求提交部门负责人。各部门负责人汇总后报办公室。办公室对各部门上报的需求计划进行初审，并提出采购意

40、向，然后报分管副总审批。副总根据办公室上报的采购意向，确定采购方式。6.3.2 采购方式分三种类型，即办公室采购、其他单个部门采购和多个部门参予采购。一般情况，消耗品和管理品由办公室统一采购，其中单个小件物品办公室可授权其他部门采购；广告宣传品由企业发展部采购和制作。特殊情况下的临时采购，由副总审批。6.3.3 采购人员根据批准的采购计划，在次月2日前完成采购。所有参予采购的人员，均需在发票上签名。6.4办公用品验收、报帐6.4.1 所有采购的办公用品由办公室验收，办公室认为必要时，可提请分管副总要求多个部门参予验收。所有验收人员均需在发票上签名。6.4.2 采购人员将验收后的办公用品，连同发

41、票、购物清单复印件交办公用品保管员办理入库。凭发票、购物清单到财务部报账。6.4.3 办公用品保管员根据发票、购物清单复印件建立库存物资登记簿。财务部根据发票、购物清单原件建立库存物资帐。6.5办公用品入库、报账物资采购人员将办公用品采购回公司后，由物资管理员对照发票、购物清单和实物进行验收、入库并造册登记。财务部门凭购物清单、入库单和购物发票，按管理权限和财务报账程序给予报账。6.6办公用品的领用（1）办公用品的领用分为个人领用和分公司（部门）领用二部分：个人领用的办公用品系员工个人使用和保管的用品。分公司（部门）部门领用的办公用品系本部门共同使用的用品。（2）分公司（部门）领用的办公用品必

42、须指定专人领取并进行保管，其他人员不得随意领取。分公司（部门）物资保管人员变动时，必须办理部门办公用品移交手续。（3）个人领用的办公用品须由物资管理员造表登记，每月汇总一次办理出库单。（4）分公司（部门）领用办公用品均须由物资管理员开具出库单，并由物资管理人员和领用人员在出库单上签字。（5）物资管理人员每月须向公司办公室和财务部报送一份当月的物资采购、发放及库存统计表。（6）个人领用办公用品中的管理品类物品在员工岗位变动、离职或请长假时必须列入移交。（7）列入移交的办公用品如有损坏，应以旧换新。如有遗失，则由使用人或部门进行赔偿；（8）建立办公用品盘点制度，由公司办公室、财务部、稽核组每季末联

43、合对各分公司和各部门保管的办公用品进行一次盘点。（9）办公用品中的必需品、采购不易或耗用量大者可酌量库存。（10）新进公司人员到职时，凭分公司经理通知由物资管理人员发给办公必需的文具，同时办理办公用品领用手续。公司总部则由用人部门负责人向公司办公室提出申请，由办公室通知物资管理人员发给办公必需的文具，同时办理办公用品领用手续。（11）在公司领用的办公用品不得挪作私用。（12）采购人员在采购办公用品时，不得用公款购买任何私人用品，更不得在采购过程中收取回扣。6.7办公用品的检查监督6.7.1 办公室、财务部、稽核组每季末联合对各部门保管的办公用品进行一次盘点清查。6.7.2 个人领用办公用品中的

44、管理品类物品，在员工岗位变动、离职或请长假时必须列入移交。6.7.3 列入移交的办公用品如有损坏，应以旧换新。如有遗失，则由使用人或部门进行赔偿；6.7.4 在公司领用的办公用品不得挪作私用。6.7.5 采购办公用品时，不准用公款购买私人用品，采购过程中不准吃回扣。 6.7.6 员工违反本规定6.7.4及6.7.5条，一经发现，即予以扣发工资和奖金，直至开除；情节严重的，移送司法机关处理。第七章 设备管理制度7.1本规定所指设备包括：公司内部局域网、计算机、复印机、传真机、打印机、电话交换机、网络交换机、刻录机、扫描仪、照相机、摄像机、电视机、影碟机、功放机等硬设备以及因工作需要购买的应用软件、系统软件等。7.2 本公司的设备管理归口公司办公室。办公室下设设备管理组，具体负责直营分公司和公司各部门设备的采购、管理工作，并指导联营分公司的设备管理工作。7.3 设备的采购：7.3.1 购买设备必须以公司的利益为重，坚持原则，综合考虑“质量，价格，售后服务”等因素，公开招标，择优选择供应商。7.3.2 设备采购程序：各分公司、各部门确因工作需要，需新增软、硬件设备的，应先向公司办公室提交办公设备购置申请表。单价在500元以下的设备由办公室主任审批。单价在500元以上的，需经分管财务的副总审批。经批