物资招标采购实施细则.doc

1、物资招标采购实施细则（讨论稿）为规范采购行为，有效降低采购成本，特制定本细则。本细则的验收一节适用于乙方(工程承包方)供材。一、 招标采购范围单项物资一次采购额超过50万元，必须实行招标采购。不足上述金额的采购，应货比三家，参照本细则择优比价采购。设备材料分为A、B两类管理，A类必须由公司直接采购，B类可视情况由工程承包单位采购。A类：中央空调组、各类电梯、发电机组、高低压配电柜、主要电力电缆、高级石材、高级装饰品。B类：一般电力电缆、强电配电设备、各类管材、普通装饰材料、灯具及其它。二、 招标采购组织公司成立招标采购领导小组，由总经理、总工、工程部主管、工程部专业工程技术人员、合同部主管、采

2、购专员、合同预算人员等组成。参与招标采购小组人员应为37人单数，最低不得少于3人。三、 招标前期准备1、 收集信息。采购主管接到采购计划，首先应了解需采购物资的市场价格、货源状况。2、 供方评价。根据供货商提供的资料和对厂家的考察情况，由招标小组共同参与评价工作，填写供方评价表。评价的内容基本有：营业执照、生产许可证、生产规模、质量保证体系、产品执行标准、企业各项认证和得奖情况、企业信誉、业绩表、产品检测报告、产品说明书、产品样品等。重大采购需到产品生产厂实地考察。3、 编制招标文件。招标文件一般包括：工程概况、技术和质量要求、采购数量、交货地点、交货时间、运输方式、检验方法、结算方法和售后服

3、务，以及附加合同条件等。四、 招标过程1、 邀标。要向三家以上合格分供方发出邀请函（见附件一）。2、 首次报价。通知候选供货厂商报价，汇总填写比价表（见附件二），进行初步筛选。3、 投标通知。向通过资格审查的厂商下达投标通知书，主要内容有：招标会议时间、地点、联系人、联系电话、投标时应交的资料和注意事项等。4、 投标报价。已经入围的厂商按规定时间递交投标书。对复杂的系统设备采购合同要求作技术标和商务标。招标人要制定评分标准（见附件三），5、 评标。根据供货商的质量、价格、售后服务等，由招标采购小组评委正式评标，分别填写评分表（见附件四），进行综合评定。评标可以采取打分或投票表决两种方式。6、

4、商务谈判。商务谈判前要做好市场调查，掌握相关技术、价格和法律条款。了解供求关系，确定谈判的目标值。商务谈判一般由招标小组成员共同参加，运用得体的谈判技巧，掌握商务谈判的主动性，同时运用询盘、发盘、还盘和接收等交易手段。7、 签订合同。合同必须采用书面形式。由公司总经理委托的代表人负责签订合同。合同签字盖章严格按程序执行，签字前必须报总经理审核。五、 验收（本节详细规定见附件六：物资验收规定）。必须严格按设备材料标准进行质量验收，有外观和品牌要求的商品，厂商必须提供产品样品，盖章封存。乙方供材事先必须提供生产厂家名称和品牌，以及样品。对于不符合采购合同约定的质量标准（乙方供材不符合设计要求），应

5、采取以下措施：1、 用于工程结构主体或其他重要部位的坚决退货。2、 一般物资可要求降价处理。3、 对不合格物资，由采购人员办理退货，我方有损失时要向对方索赔。六、 付款规定。为防止资金风险，应采取货到验收合格再付款的方式。现货交易且对方负责运输时，应在货到我方工地后再付款。如果对方是信誉很高的大型企业，必要时可先付预付款，但必须由主管领导审批。办理付款时，必须严格按财务制度执行。开具空白支票必须写明日期、用途和限额，如已确定合同单位的应填写收款人名称。付款后及时办理报销手续。七、 采购文件管理。招标采购过程中填报的邀请书、报价表、比价表、供方评价表、供货合同、谈判记录和其他相关文件应及时保存，

6、保存期为合同执行完毕后两年。产品质量证书、使用说明书、设备装配图等技术文件长期保存，直至交给物业部门为止。八、 非招标采购物资可参照执行。 2006、5、15附件一：招 标 邀 请 函我公司拟采购如下货物： 。今邀请贵公司参与投标，请于 年 月 日前提交下列资格预审材料，过期恕不等候。1、 投标人单位名称、法人代表、联系电话、传真、联系人，企业编码证书、税务登记证及营业执照复印件等。2、 资质等级证、生产（经营）许可证等。3、 权威机构出具的产品质量检验、检测报告。产品现行国家标准。4、 各种管理体系认证（ISO9000ISO14000OHSAS18000）证书复印件。5、 生产主要设备名称、

7、数量、状态，生产能力、经营情况等情况说明。6、 单位技术人员、管理人员的素质和分布状况。7、 业绩表。8、 国家颁发的荣誉、信用、管理方面的证书。9、 用户回访纪录，售后服务承诺书。10、 当地建筑监管部门要求的其他证书。11、 产品样本、产品说明书。12、 贵公司三年来的财务报表，银行开具的资信证明等。13、 企业过去三年发生的经济纠纷和诉讼情况报告。（12、13条为可选项）招标单位：扬州珠宝城联系地址：联 系 人：联系电话：传 真：特此函告 招标单位（盖章）附件五：投 标 人 须 知1、 投标人编制标书，必须按招标人的标的和要求，不得随意改变招标人的前提条件。2、 投标人可以要求考察现场和

8、周边环境，核对技术指标。投标人中标后，不得以现场或周边环境等为借口要求改变合同价格或提出增加有关款项。3、 投标人的标书中的含糊不清用语，在开标后必须立刻澄清。4、 标书在开标前 小时可以作修改，若超出规定时间未交回标书，应被视为弃标。5、 招标人提出新的要求，允许投标人对标书另作补充。6、 由于交易条件很多，招标人有权根据各种因素择优选定中标人。招标人不约束自己只接受最低标价的投标。7、 投标前需要交纳投标保证金 。若投标人中途退标或中标后违背承诺无理要求提高合同价款，招标人有权没收投标保证金。正常情况下，中标者可将投标保证金转为履约保证金，不中标者退还投标保证金。8、 招标人对投标文件严格

9、保密。投标人之间不允许串通，竞相抬高投标价，一旦发现取消中标资格，并作其他处罚，如永远取消投标资格，没收投标保证金等。附件六：甲 方 自 购 物 资 验 收 规 定1、 有外观和品牌要求的商品，厂商必须提供产品样品，盖章封存。工程承包方（乙方）自行采购的工程物资，事先必须提供生产厂家名称和品牌，以及必要的样品。2、 专业工程师参与验收。3、 甲方自购的物资，严格按工程技术人员提供的采购通知清单（见附件七）作为合同标的，验收人员要核对数量和质量，并会同监理工程师一起验收。验收以供货方提供的样品和相关标准为依据，。4、 甲方采购的工程物资直接进入乙方仓库，同时办理交接手续，数量不得超过乙方工程需要

10、量，该数量由专业工程师负责核对。已办理完交接手续的工程物资的仓储管理由乙方负责，丢失、损坏等责任在乙方，损失费用在工程款中扣除。5、 已办理完交接手续的工程物资的仓储管理由乙方负责，丢失、损坏等责任在乙方。对施工单位设备材料进场的验收规定为了加强对施工单位的管理，并为施工结算做好基础工作，特制定本规定。1、 乙方自行采购的工程物资，事先必须提供生产厂家名称和品牌，有外观要求的物资，乙方必须提供产品样品，盖章封存。2、 由甲方工程技术部确定物资的质量，甲方工程合约部确定价格。已由甲方确认的物资价格，乙方必须尽快进货，由于乙方责任造成的价格风险，由乙方承担，不再重新审批价格。3、 由监理负责物资进

11、场的验收工作，甲方派专人参与验收。4、 乙方采购的工程物资，在货到24小时内通知甲方和监理，必要时要与乙方提供的样品作比对。5、 乙方进场物资不符合质量要求，甲方有权利责令退场，造成的损失由乙方承担。关于建立设备材料样品展示室的报告随着扬州珠宝城工程的大面积开工建设，所需的大量工程设备材料陆续进场，对设备材料的质量管理要加强。有必要建立工程设备材料样品室，以便对供货商的实际到货物资质量进行监督。1、 样品室面积以200平米为宜，分为采购展示区和合同样本区。2、 采购展示区供采购前对所采购物资的品质对比选定。合同签订后，未选中样品退还供货商或做其他处理。3、 合同样本区供工程质量监督时的比对，工程结束后退还供货商或做其他处理。4、 样品室日常由专人管理，随时对工程技术人员、监理工程师、公司领导开放。5、 样品由供货商投标报价时提供，并作好盖章封存，不得随意更改变动。6、 样品包括甲方、乙方采购，且同规格采购量较大的，如高级装饰材料、高级石材、高低压电缆、不锈钢材料、铝合金材料、金属和塑料管材、盥洗间物品等；重要部位的灯具、开关、插座等；重要部位的涂料、密封胶、门窗等。对于大型设备和笨重材料以产品样本或照片为准。