国际机票预订与申付管理规定制度著名企业内部管理规章制度.doc

1、国际机票预订与申付管理一、 国际机票预定管理国际机票预订： 客户工程部会务科统一为因公出国员工及经审批公司承担国际机票费用的探亲家属预订国际机票， 不允许员工在国内自行购买国际机票。1、 员工填写出国任务书，并提交主管审批；2、 出国任务书获批后，员工在NOTES的国际机票预订系统填写预订电子流，提交主管审批，由客户工程部会务科预定机票。3、 客户工程部订票处要为员工选择合理、适当的航线 ，并将预订的信息反馈给受益部门的国际机票审批权签人，审批权签人对航线/价格的合理性给予关注，对业务的真实合理负责。权签人审批后，客户工程部会务科向供应商正式预订机票。4、 员工取票时，在订票电子流纸件上签字，

2、并留存发票的复印件。客户工程部会务科订票经办人在发票复印件上签字。二、 国际机票申付管理1、客户工程部会务科每个月按各供应商分币种提单申付结算。提单统一填写 费用报销单，附：国际机票预订审批电子流纸件、供应商发票原件、国际机票订票明细清单纸件和电子件、国际机票费用分摊表纸件和电子件、家属出国的批件。客户工程部会务科要确保国际机票预订审批流程完整、机票价格合理。2、国际/国内财务部费用管理处在接受客户工程部提单后要及时处理。审核前端流程是否完整、附件是否齐全有效后，按照国际机票费用分摊表将费用核算到各个部门，及时支付款项。例外情况： 自行购买国际机票的报销1、自行购买国际机票只限于员工在国外出差

3、期间临时需要购买国际机票。2、员工在国外发生的自行购买国际机票，报销时应提供出差审批表、国际机票原件及相关的发票收据原件等证明实际发生金额的凭据。 若因行程改变等原因导致原购买的国际机票退票，报销自行购买的国际机票时，还应附财务权签人审批通过的退票申请纸件。3、员工报销家属探亲国际机票费用需要附驻外人员家属探亲申请表。三、 国际机票退票管理1、 员工若因工作需要对预订的国际机票取消行程、变更行程等导致退票，必须在接到任务变更后一周内尽快填写退票电子流， 同时将联次完整的国际机票提交到客户工程部会务科。退票申请电子流需要所属部门财务权签人审批后，订票处方可受理。所有手续必须及时在国际机票有效期内

4、完成，以尽量减少退票损失，若因个人原因所造成的退票损失由个人承担。2、 客户工程部会务科在收到员工(或委托人)退票申请电子流及国际机票后，应尽快联系退票事宜，在收到供应商的国际机票退票结算单后，应对其退票金额等相关信息的真实、合理性进行审核后，在国际机票订票明细清单中填写已经退回票款的记录，注明机票类型为退票，随本月申付资料一同提交权签人审批后，送交国际/国内财务部费用管理处处理。四、 国际机票原件回收管理1、 出国员工机票使用后一个月内将机票原件、发票复印件粘贴在国际机票回收单上，并注明姓名、工号，提交部门权签人审批后，送交国内财务部费用管理处。2、 机票不得与本次出差的其他报销票据一同粘贴

5、。3、 超过open期2个月仍未归还机票原件视同遗失票据处理，员工将承担机票价格的20的损失。五、 国际机票遗失报销1、若通过客户工程部订票处统一订购的国际机票原件遗失，参照遗失票据现金报销管理规定执行。2、员工自行购买的国际机票，无论是遗失机票、发票/收据等，视同遗失票据报销处理。报销时，需要附客户工程部会务科确认员工在相同时段、行程的机票预订情况的确认邮件。由于国际机票的票面价格与实际购票价格差异很大，必须如实申报，出现舞弊情形，将按遗失票据现金管理规定从严处理。3、 员工借票逾期不还、票面残缺、使用借票，公司均需向供应商支付借票的票面全额，这部分损失将由责任人承担；如果员工能提供合理的理由，经部门权签人签字审批，按借票实际金额50%公司报销，50%员工自己承担。 -2-