秘书实训大纲.doc

1、秘书实训纲要秘 书 实 训陈钺锋教学 纲要课程说明适用专业：法律文秘专业学时：54一、课程性质和任务秘书实训课程是文秘专业的技能训练课。安排54学时，开设一个学期。秘书实训课程通过对秘书理论、秘书礼仪、秘书基本技能等知识的训练，使学生掌握秘书的基本技能，为从事秘书实际工作奠定基础。二、课程教学基本要求通过本课程训练，要求学生达到了解秘书学的基本知识及与实践相关的基本知识点；明确秘书的技能体系及基本要求；掌握从事秘书的主要工作方法；学会运用秘书学专业知识，解决相关问题，具备从事秘书实际工作的基本能力。三、教学条件电子课件、模拟实训等四、教学内容、教学要求和学时安排实训一 (6课时）一、内容：认识

2、秘书职业二、训练目的：提高对秘书素养及其职业道德的认识，对照秘书职业素质的基本内容，找出自身的差距与努力方向，设计秘书职业形象。三、训练方式：1、案例分析，讨论“秘书现象”，掌握合格秘书的职业基本素质秘书学案例分析 假定你是副总经理的秘书，工资比总经理的秘书低一个档次。你的工作能力比总经理秘书强，工作态度也比其好，所以总经理经常把一些重要的公务交给你做，而不是让他自己的秘书做。考虑到总经理交办的事不属于你的职责范围，而你的工资又比总经理的秘书低一个档次，对此你是否有理由抱怨？以后接触到总经理交办的事应该怎么办？ 答：作为副总经理的秘书，工资比总经理秘书低一个档次而总经理却经常把一些重要公务交给

3、我做的情况下，内心的抱怨那是或多或少有一点的，我想有这样的想法是正常的。如果我是那个秘书我所抱怨的可能会有五点：一、我是副总经理的秘书并非总经理的秘书，总经理偶尔要让我帮他做事无可厚非，但是这样的情况不是一次两次，而且往往是一些重要的公务；二、总经理是有秘书的，总经理的秘书拿的工资还比我高一个档次，为什么不然他/她去做。三、我的工作态度确实比总经理的秘书好，但总经理也不能因为我态度好而总让我帮他做事情啊，时间一长人家还以为我还欺负呢？（呵呵，说笑了，但作为副总的秘书不免会有这样的想法）四、作为副总经理的秘书我也有自己负责的一块工作，我是副总经理的秘书理所应当做好自己的本职工作，无故多处一份工作

4、无论从自身的精力还是完成能工作的质量都会受到影响，万一副总不高兴起来我怎么办？五、既然总经理那么看重我，为什么不让我去做他的秘书，而选择了一个工作能比我差，工作态度又不如我的人呢？在此申明一点：我不是一个小肚鸡肠的人，以上只是出于人性角度去考虑，如果我作为秘书可能会产生抱怨的理由。既然心中难免会有类似的抱怨，那以后接触到总经理交办的事，作为一名副总经理的秘书我该怎么办呢？一、首先，作为秘书我要调整好自己的心态， 要考虑下总经理为什么经常让我帮他做事情，又往往是一些重要的公务。要设身处地地为领导想想，因为他也想把工作做好，往往一份策划，一次审查会对整个公司产生重大的影响。作为总经理让谁去做往往是

5、基于他的信任，可能他的秘书工作不够细心，能力没我强，专业水平还有所欠缺，从这个角度想我应该感到欣慰，因为这说明了总经理比较信任我，肯定了我的能力。再说，虽然这个工作不是我的职责范围，但是为了锻炼自己，为了多学到点东西，说白了为了以后更好的发展，至于工资级别我想我会考虑得长远些，有付出才有回报，没有付出又哪来的回报呢。二、其次，调整好自己的心态后我会先做好自己的本职工作， 当总经理再让我做事情的时候，我不该像以前那样马上接手他布置的工作，告诉他这虽然不是我的本职工作而且自己的工作也比较多但会尽力去做。这样以来如果事情确实多的情况下我没完成好总经理的事他也不会责怪我，因为我有话再先我虽然很忙但尽量

6、去做，意思是不保证一定完成；但是如果我保质保量地完成了总经理的工作的话他会加倍感激我，还有一点，就是给他一个信号，因为这不是我的本职工作，但我还在帮他做事，他会想：下次不是不是应该调整一下我的工作？这样在他心里留下一个印象。三、第三，根据上面抱怨的理由，提出解决的方法：抱怨理由（一）：作为副总的秘书，要帮总经理做事，做的还都是重要得公务。解决方法：不能不做，而且要竭尽全力做好它，让总经理感到我市比较信任的，交给我做的事情是放心的，给人一种勤勤恳恳、踏实放心的印象这样以后提拔的时候领导考虑得才会是我。抱怨理由（二）：总经理是有秘书的，总经理秘书拿的工资还比我高一个档次，为什么不然他/她去做？解决

7、方法：思想上可以这么想，但在实际行动中不能表现出来，只有努力去做，让领导们看到我的能力，才能证明这一点，光说不做结果反而不好。至于工资问题迟早会解决的，俗话说：心急吃不了热豆腐。抱怨理由（三）：我的工作态度确实比总经理的秘书好，但总经理也不能因为我态度好而总让我帮他做事情啊，时间一长人家还以为我还欺负呢？解决方法：正是因为我的工作态度好，总经理才会信任我，说明他的秘书工作态度不够好，所以受到冷淡。作为我来说更要以此为戒，总经理让我做是信任我，我的工作态度更要继续保持，只是真的忙不过来的时候再跟总经理说，相信他会明白的。抱怨理由（四）：作为副总经理的秘书我也有自己负责的一块工作，我是副总经理的秘

8、书理所应当做好自己的本职工作，无故多处一份工作无论从自身的精力还是完成能工作的质量都会受到影响，万一副总不高兴起来我怎么办？解决方法：副总毕竟还是总经理大，如果两人没有矛盾一般副总是不会有什么意见的，毕竟我是在为公司做事，总经理这个信任我说明副总的眼光好，只要不耽误了本职工作，把副总经理交待的事做好，再帮总经理做点事也是可以的。抱怨理由（五）：既然总经理那么看重我，为什么不让我去做他的秘书，而选择了一个工作能比我差，工作态度又不如我的人呢？解决方法：有一句话说得好“世界上千里马常有，而伯乐不常有”总经理当初可能是没选对人，他的秘书可能不是千里马。但是现在总经理信任我，把重要的公务让我做，说明他

9、已经发现了我，但是这是需要时间和考验的，千里马之所以是千里马光说不做事不行的，做得多了总经理自然会发现我的优点，时机一到我就能做他的秘书甚至更好的工作，但是这毕竟是需要时间的，又付出才会有回报，所以不能抱怨，想出人头地就应该忍得住寂寞。2、自测“我适合当秘书吗？”，找差距，加强对后天学习实践重要性的认识四、项目能力培养体现提高对秘书素养文化内涵秘书职业道德等方面的认识。五、训练环节与对应能力训练（一）组织学生结合自己的观察与体会，讨论“秘书现象”，增强秘书职业认识。对应能力训练：秘书职业道德的认识、表达能力（二）完成自测，对照秘书职业要求，找出自身差距，明确努力方向，加强实践锻炼学习。对应能力

10、训练：秘书职业要求、自我学习能力六、学生结果性材料与成绩考核1、讨论结果书面报告一份，70%；2、讨论过程表现考核，30%。实训二 （6课时）一、内容秘书礼仪训练，重点训练接拨电话、迎送客人、传递名片、行走姿势等内容。二、训练目的通过训练，了解秘书职业的基本礼仪规范，掌握秘书工作中常见礼仪的基本要求。三、训练方式情景创设，模拟角色扮演，分组进行。四、项目能力培养体现秘书礼仪素养文化内涵秘书职业形象设计等。五、训练环节与对应能力训练（一）秘书接听、拨打电话规范训练接听电话姿势，用语，语气；拨打电话用语，语气；转叫电话用语，语气；婉拒电话的接听。对应能力训练：秘书职业素养，处事应变能力，语言表达与

11、沟通能力。（二）迎、送客行为举止训练引导客人进门礼仪，进电梯、汽车礼仪训练；引导客人出门、上（下楼梯）、下车等礼仪训练。对应能力训练：秘书职业素养，公关交际能力。（三）传递名片规范训练分发名片基本规范；接收名片规范；传递名片介绍训练。对应能力训练：人际交往能力，人文素养内涵。六、学生结果性材料与成绩考核过程训练程序要求、书面报告一份，70%；过程表现考核，30%。实训三 （6课时）一、内容办会工作（一）：会议筹备及议题、材料准备二、训练目的通过训练，掌握会议组织工作的基本要求和一般程度，熟悉会议筹备方案的主要内容，注重会议组织分工协调的重要性；熟悉会议材料的基本种类及一般要求。三、训练方式1.

12、结合学校实际情况，拟题“学校学生专业技能与就业专题研讨会”；2.以小组为一组，确定小组负责人；3.每组就会议主题集中发表意见（书面）。四、项目能力培养体现组织协调能力调查研究能力文字与语言表达能力五、训练环节与对应能力训练（一）会议方案策划1、会议方案策划分解（1）确定主题：专业技能与就业（2）确定会议时间、地点与规模（3）确定会议议程（4）确定小组分工2、会议方案成文对应能力训练：文字组织与事务分析能力。（二）会议材料准备1、撰写会议通知；2、各种确定发言专题内容；3、组织专题调查（课外准备）；4、调查数据（材料）分析；5、撰写发言稿。对应能力训练：应用写作能力、调查研究能力。（三）书面文稿

13、处理1、文字输入、编排设计、文稿编号；2、文稿校对，缮印；3、打印、装订；4、材料发放。对应能力训练：Word处理能力，事务处理能力，严谨细致的工作作风。六、学生结果性材料与成绩考核1、会议方案一份（以小组为单位），40%；2、会议通知一份，现场撰写，电脑输入，教师巡查打分，20%；3、专题发言稿一份（以小组为单位），40%。实训四 （6课时）一、内容秘书的“办会”工作（二）：举行模拟会议。二、训练目的通过训练，掌握会议组织的全方位内容，掌握会议期间的组织、协调、服务工作的基本要求，学会合理控制与调节会议节奏与气氛，做好会议文书工作。三、训练方式以班级为单位，举行一次“学生专业技能与就业专题研

14、讨会”。设置情景：标准会议室，设定上级领导或院方领导、来宾若干人。成立会务组，礼仪服务人员若干人。以小组为单位专题发言。四、项目能力培养体现会务组织协调能力文字组织（应用写作）能力语言表达能力五、训练环节与对应能力训练（一）会前布置、准备议题、会议方案审核会场布置：座位牌制作与放置；会场环境布置音响准备等。对应能力训练：事物分析判断能力，会务处理能力，审美与效率意识培养等。（二）会议组织控制会议主持人确定与表演：语言表达、应变协调等；小组发言人角色扮演；自由发言。对应能力训练：语言表达能力，临场应变能力，胆量强化意识，会务控制能力等。（三）会务服务与材料整理资料发放规范训练：方位、顺序、姿势、

15、用语等；茶水服务，礼仪训练；会议记录：除会务服务组，主持人外，原则上每位学生均作记录；摄影等。对应能力训练：会议控制能力，服务质量意识，文字速记能力，秘书常用技能等。六、学生结果性材料与成绩考核交会议记录一份，30%；、大会秘书组会议纪要一份，50%；若为主持人，填写角色扮演自评表一份（教师设计），教师测评时作参考。过程表现，测评20%。实训五 （4课时）一、内容公文办理。二、训练目的通过训练，熟悉公文与文书的基本联系与区别，掌握公文的基本类型及公文处理的基本程序和基本要求。三、训练方式教师准备45种文书（含公文）；示例一：行政公文示例 2006-10-20 13:59:00 | By: 鱼儿

16、 份号0008 机 密 一年 急 件 陕西大学教务处文件陕教发字200625号-关于建设文明校园的通知各学院、系：为提高同学们的素质，养成良好习惯，净化校园环境，经校教务处一致决定，特发出建设文明校园的通知，定期对校园活动进行检查，并奖励优秀，惩处不良，希望各院系积极配合。附件：1、优秀奖励办法。2、处罚规定。二00六年十月二十号 主题词 ：文明校园 通知-抄送：大学校办、教务处-陕西大学教务处 2006年10月20日印发-打字：张三 校对：李四示例二：NO.7654321 秘 密一年 急 件_ 陕西大学文件 陕大发字20061号_ 青岛大学关于加强迎评建设的意见各学院，各部门： 这一阶段我们

17、的迎评工作取得了很好的成绩。为了做好最后的冲刺，夺取最终胜利，建议大家再接再厉，紧密团结在以夏建培为核心的校领导周围，开拓进取，努力创新，最终赢得大满贯。 附件：1， 发文单位：青岛大学签发人：二零零六年十月十九日示例三：学生分组，讨论、判断，进行专业分类；以12种公文为例进行收发文处理训练。四、项目能力培养体现国家公文认识训练公文处理能力（程序规范训练）国家标准意识强化公文撰写能力。五、训练环节与对应能力训练（一）公文材料分类（结合公文自动排版系统软件进行认识训练）1、公文类型公务文书：通用公文、专用公文、公务常用文行文规则分类：行文规则：1.行文关系：上行文、平行文、下行文；2.行文方式：

18、逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文2、对提供的45种公文进行分析、分类。对应能力训练：公文基本认识，公文标准，秘书软件应用能力。（二）公文处理程序操作训练1、收文处理程序训练：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。重点操作熟悉前六个环节。2、发文处理程序训练拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、印记、分发、传递、归档、销毁。重点熟悉前七个环节。对应能力训练：公文处理基本技能（规范性训练），公文撰写能力。六、结果性材料与成绩考核1、完成公文材料分类书面报告，50%；2、运用专业软件撰写12种公文各一则，标准编排，书面成文，50%。实训六 （4课时）一、内容接待工作二

19、、训练目的通过训练，熟悉接待工作的基本原则、程序及一般要求。并从中培养学生的主动热情的工作意识、良好的自我形象塑造意识、周到细致的服务意识，提高公关与交际基本素质。三、训练方式设置接待模拟情景，以46人为一组，分组对应训练。四、项目能力培养体现服务质量完善意识（主动、热情、细致、周到）自我形象塑造意识公关与交际能力文字速写能力。五、训练环节与对应能力训练（一）准备工作1、情景设置，接待室布置2、物质准备：茶水、介绍材料等。对应能力训练，一般事务处理能力。（二）人员组织1、引导、服务、会见与会谈人员的安排2、礼仪及服务人员的形象设计（着装、举止、用语等）对应能力训练：组织能力及礼仪形象设计能力。

20、（三）接待实施1、接待规范模拟训练：方位、方式、行为举止等；2、会谈记录：小组分工、专人记录、内容完整。对应能力训练：公关交际能力、文字速写与组织能力。六、学生结果性材料与成绩考核1、策划接待方案一份，40%；2、训练过程表现：根据学生自如、较自然、矜持、慌乱等不同表现情况分别打分，40%。3、实训报告，20%。实训七 （4课时）一、内容信息处理与调查研究二、训练目的通过训练，了解常见的信息收集途径与基本方法，熟悉并掌握调查研究的基本程序和方法。重点掌握网络信息收集处理方法，学会做调研。三、训练方式教师指导网络信息收集与整理基本方法；学生网络教室上机，1人1机，按教师要求，进行收集、处理。按专

21、题进行调研并完成调查报告。四、项目能力培养体现Internet熟练使用训练信息捕获能力信息筛选与整理能力信息应用能力拟定调查问卷、写作调查报告能力五、训练环节与对应能力训练（一）网络信息收集按要求进入中华秘书网、秘书在线等专业网站；浏览并收集最新有价值的秘书相关信息；收集5条以上重要信息，下载。对应能力训练：网络资源利用方法训练，快速收集信息能力，网络与计算机基本操作能力。（二）信息整理与应用1、用Word软件处理下载信息，每条信息文字组成50100字；2、题选黑体，正文选宋体，均为小四号，页边距均为2.5，行间距固定值18磅编排信息文稿；3、书面打印，供教学资源用。对应能力训练：电脑文稿排版

22、处理能力，信息应用能力，文字组织能力。(三)调查研究 1、设计调查问卷；2、进行实地调查，撰写调查报告。对应能力训练：思维策划能力，沟通能力，概括分析能力，写作能力。六、结果性材料与成绩考核完成5条以上信息的书面材料一份，20 %；书面文稿编排的美观、合理性30%。专题调查报告一份,50%。实训八 （4课时）一、内容协调工作二、训练目的通过案例分析与游戏训练，强化沟通协调技巧，提高交际与处理问题能力。三、训练方式1、案例分析讨论2、分组游戏，共同探讨决定，小组展开竞争，完成任务。 四、项目能力培养体现沟通能力协调能力组织能力五、训练环节与对应能力训练（一）教师提供若干案例，组织学生讨论。对应能

23、力训练：思维能力、语言表达能力案例：某市委接到省委、省政府关于夏粮收购中不许向农民打白条的通知。市委办公室根据通知精神，以落实省里的指示为内容发了一个文件。由于事前没有与市政府办公室取得联系，结果市政办公室也发了一个同样内容的文件，而且对一些具体事项的口径与市委办公室的文件不完全一致，结果各县、区纷纷来电话询问：“该按谁家的文件办？”造成了政出多门，下级无所适从的局面。 简评 作为党委的办事机关和综合协调部门， 应注意与各家班子之间协调一致，行文办事考虑要周全一些。这一案例中，市委办如果事先与市政府办取得联系，以两家联合下文或统一认识后以党委办的名义发文，就不致出现“撞车”的局面了。（二）分组

24、游戏，组内商议，竞争完成协调游戏，对应能力训练：协调能力、包容能力、动手能力、组织能力。（三）讨论感悟游戏过程中职业秘书所必须具有的领导能力、影响能力、组织能力、沟通能力。六、结果性材料与成绩考核游戏方案20%讨论表现（表达、观点等）30%情景中表现(合作、创新、应急)50%实训九 （14课时）一、内容模拟秘书应聘面试。二、训练目的：通过模拟练习，反思秘书工作应掌握的知识以及应具备的能力，使学生对秘书工作的基本要求及方法有全面的考虑，并熟悉秘书的应聘与面试方法与技巧。三、训练方式：设计场景，班干部扮演第一主考人，临场提问，学生两人一组，扮演第二主考人与应聘者。四、项目能力培养体现信息搜集能力创

25、新能力团队合作意识语言表达能力人际交往能力沟通协调能力处事应变能力等。五、训练环节与对应能力训练班干部扮演第一主考人，临场提问，学生两人一组，其中一人为第二主考人，另一人为应聘者。根据学号组队，1号和最末一号组成一组，2号和倒数第二号，以此类推。对应能力训练：分工合作意识、信息搜集能力。在秘书应聘这个大主题下，具体内容不限，可以发挥想象， 创造新形式。每组模拟8分钟。对应能力训练：创新能力，团队合作，语言表达能力，沟通协调能力，处事应变能力等。3. 模拟结束后将以上过程写成实训报告上交，同时要求整理好整个模拟方案设计以及模拟脚本，书面打印并上交，要求文字组织规范，排版合理美观。对应能力训练：文

26、字组织整理能力，Word排版技术。六、学生结果性材料与项目考核1. 模拟现场的表现50%2. 实训报告20%3. 方案设计10%4. 脚本20%五、教学方法建议课堂讲授与实践相结合，举办模拟实训，增强学生实际工作能力。六、考核方法及评分办法平时成绩占总成绩的20%，包括出勤、课堂笔记、课后作业等；期终考试成绩占总成绩的80%。七、教学和参考书1、秘书理论与实务教程，王毓玳、杨群欢编著，浙江大学出版社，2004年7月出版。2、秘书（国家职业资格培训教程）秘书实训教学大纲 一、制定依据 秘书实训教学大纲是根据普通高等学校“十五”规划教材秘书实训课程教学大纲的实训教学要求而制定的。 二、课程性质与任

27、务 1性质 秘书实训是实施秘书学与秘书实务专业课程教学计划的有机组成部分，旨在培养和提高学生从事秘书工作的动手能力，所涉及的知识点为：现代通讯实务、现代信访工作实务、现代接待实务、现代会议实务、现代公文处理实务等章节。 2任务 使学生接受秘书职业技能的训练，提高学生接打电话、接待客人、安排会议、处理文书以及办公室日常事务等方面的动手能力。 三、基本理论知识 1实训课程涉及的理论知识 （1）传真收发 （2）电话的功能和通话程序 （3）来访接待 （4）会场布置 （5）签字仪式 （6）收文与发文处理 2各种实训设备工作原理及相关知识 （1）传真机（联网）及其使用知识 （2）电话机（联网）及其使用知识

28、 （3）会场设备、会议用品及其相关知识 （4）接待用品及其相关知识 （5）日常办公用品及其相关知识 四、基本技能要求 1熟练收发传真； 2能按秘书工作的要求接打电话，熟练使用电话的基本功能； 3礼貌并规范接待客人； 4会布置领导办公会、签字仪式的会场，做好签到工作和记录工作； 5熟悉文件收发的程序，能签收、拆封、登记文件。 五、实训项目与内容 1传真收发 （1）发送传真 1）书写：简明扼要；在A4型（297210毫米）纸上用深色墨水，字迹清楚端正，不小于4号字；设计传真件格式： 2）传送：确认传真机上的“传真电话（FAX/TEL）”开关处在“传真（FAX）”位置；确认传真机处于“准备好”（RE

29、ADY）状态；将发送原稿书写文字的一面朝下装入进纸口；用电话拨通对方，确认对方传真机信号；按启动键（START）；发送指示灯亮或液晶显示屏上出现“TRANSMIT”后挂机；发送完毕液晶显示屏出现“OK”后，取下原稿。 3）登记：在专门的“传真收文登记簿”上进行登记。如果原稿未采用上述传真件格式，而是一般的信函和图表，则取出原稿后，标上传真编号，注明发送日期、时间、收件人单位名称和姓名（应当与传真登记簿相一致）。4）保存原稿（2）接收传真 1）装纸：记录纸幅面要符合规格；纸的正面对着记录头；纸卷的两端不能卡得太紧。 2）接收：自动接收：确认传真机处于“准备好”状态；电话振铃后传真机自动启动并接收

30、传真，然后又自动恢复到待机状态。人工接收。确认传真机处于“准备好”状态；电话振铃后摘机与对方通话；按对方要求按下启动键（START）；挂好话机。 3）登记：收到传真件后，在专门的“传真发送登记簿”上进行登记。 4）处理 传真件收到后，按公文处理程序进行处理。 2接打电话 （1）主叫通话程序 准备通话提纲；查记对方号码；正确拨打电话；主动自我介绍；准确陈述内容；复述通话内容；礼貌告别对方；检查挂机情况。 （2）被叫通话程序 准备记录电话；迅速摘机呼叫；主动自报家门；辨明对方身份；仔细听记陈述；复述来电内容；礼貌告别对方；检查挂机情况。 3来访接待 （1）领导预约来访接待：礼貌招呼；通报领导；引导

31、客人；介绍；引座；退出前，先请示领导是否还需要秘书办什么事，退出时要轻轻带上房门；客人走时秘书应与之礼貌告别。 （2）不速之客接待：礼貌招呼。辨明身份，区别处理：上级部门的领导或工作人员以及事关重大的来访，应立即通报领导；本单位的一般干部或普通员工求见领导，事项重大、情况紧急的，立即通报领导，一般汇报请示或反映问题，视领导的忙闲安排；属于职能部门办理的事项，可告知来访者应当联系的部门和具体联系人；秘书能够独立解决的事项，应自己接待办理，并做好记录，事后报告领导；来访者要求会见领导，但实际上不必由领导亲自接待的，或者是无理纠缠的，秘书要耐心解释，做好挡驾工作。 4安排领导办公会议 （1）现场准备

32、：桌椅、座位格局、座次、茶水、茶具； （2）签到：签到桌、签到表（格式规范）、笔； （3）文件分发：文件按人头分装，现场分法时签收； （4）记录：使用格式规范的记录纸。 5安排并组织签字仪式 （1）印制签约文本 1）涉外双边会谈签字的文本如用各签字国的文字同时印制，应将各方的本国文字置于各方自己保存的文本的前面（从右向左竖排文字则在右侧）。 2）涉外双边签字缔约，各方签字的位置应当安排在各方自己保存的文本签字处的前面（从右向左竖排文字则在右侧）。 （2）现场布置和物品准备 1）签字桌椅。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的惯例摆放，即客方的座位安排在主方的右边。签字桌上可放置各方签字人的席卡。

33、2）国旗。按主左客右的惯例交叉插在签字桌中央的旗架上，也可以分别插于签字桌的两端或并挂在背面的墙上。 3）文具。笔、墨水、吸墨器（纸）。 4）文本。各方保存的文本置于各方签字人座位前的桌子上。 5）参加人员位置。双边缔约，参加签字仪式的人员按主左客右的惯例分成左右两边站立于签字人员的后面，各方身份最高的领导人并排站立于中间，其他人员按双方高低向两侧顺排（见涉外签字仪式图1）。助签人应站在各自签字人员外侧协助签字。 6）讲台。如安排各方领导人致辞，可在签字桌的右侧摆放讲台。 7）会标。会标要求醒目，并反映签约各方的名称、签约内容。 （3）签字仪式的程序 1）介绍主要来宾。 2）宣布签字仪式开始。

34、 3）双方签字。签字各方在司仪的安排下进入预定的位置。签字人在己方保存的文本上签字，助签人为签字人员翻揭文本，指明签字处，并用吸墨器（纸）吸干。缔约方在各自保存的文本上签字后，由双方助签人互相传递文本，签字人员再在对方保存的文本上逐一签字。签字毕，各方签字人员起立，交换文本，相互握手致意。 4）主客双方先后致辞。 6收发文处理 （1）发文处理 1）发文登记。使用电脑登记，在电脑中用WORD制作登记簿，项目要齐全。 2）开写信封。信封上的受文机关名称准确清楚，地址、邮编要详细无误。保密件、急件必须在信封上标明密级和紧急程度；亲启件要写明收件人的姓名并加上“亲启”字样。 3）文件装封。重要文件应填

35、写“发文通知单”，并与文件一起递送，其内容包括文件标题、发文字号、份数、附件等，以便对方查对。装封时要做到五查：查文件份数；查有无附件；查是否漏盖印章；查文件的受文机关与信封上的受文机关是否一致；查有无多发、重发或漏发的单位。封口要牢固。保密件需用棉纸密封条封口，并在封口上加盖保密戳。 （2）收文处理 1）签收。在确认信封内文件没有受损、缺页、缺少和泄漏后，方可签字。 2）拆封。亲启件直接呈领导人，未经特许，不得开拆。拆封时应用剪刀沿封口剪开，不要剪去邮票、邮戳、邮编、地址等标记。拆封后，应取尽信封内的所有物品。对文件或来信应先浏览一遍，分清轻重缓急。来信如缺张少页、应注明。信封应与信纸一并装

36、订。 3）收文登记。收文登记前应先在所收公文的眉首上加盖收文登记章；在电脑收文登记簿上进行登记；填写“文件处理单”。 （机关名称）文件处理单来文机关 来文字号 文件标题 批办意见 拟办意见 处理结果 4）拟办。拟办时应说明可能涉及的工作或问题、过去办理的简要情况、此件应由哪个部门办理（如需两个以上部门办理的应当提出主办部门）、如何办理、办理时限、办理后文件是否应退回、由谁归档。 六、实训学时分配表 序号 实训项目 学时 1 传真收发 2 2 电话接打 2 3 来访接待 2 4 安排领导办公会议 2 5 安排并组织签字仪式 2 6 收发文处理 2 七、实训指导书 1秘书实训，徐静 周渔村主编，高等教育出版社；秘书实务，王育主编，高等教育出版社，2003年版。 2实训报告基本格式 （1）标题：实训内容实训报告 （2）署名：专业、年级、学号、姓名 （3）正文：实训内容、时间、准备情况、实训过程、遇到的问题和改进的措施、小结。 （4）报告时间 八、实训考核 1实训考核的原则： 重点考核学生的操作技能 2实训考核的办法及形式： 学生现场操作，教师现场打分。