管理职位工作手册系列《行政管理职位工作手册》.doc

1、行政管理职位工作手册目 录第一章 行政部职责描述4一、行政部职能4三、行政部工作职责4一、行政总监6二、行政部经理7第二章 行政部组织管理9二、行政部组织管理工作模板9三、行政部组织管理工具表单12第三章 办公事务管理14二、办公费用管理工作模板14三、办公费用管理工具表单16三、公关接待管理工具表单19三、会议管理工具表单20三、印章管理工具表单21第四章 网络信息管理23一、计算机网络管理知识准备23三、计算机网络管理工具表单24第五章 文书档案资料管理26一、文书管理工作知识准备26二、达成工作目标的四个工作事项26三、文书管理工具表单27三、档案管理工具表单29二、信件管理工作模板32

2、三、信件管理工具表单32二、资料管理工具表单33第六章 员工提案管理36一、员工提案管理知识准备36二、员工提案管理工作模板37三、员工提案管理工具表单39第七章 行政人事管理42二、达成目标的四个工作事项42二、招聘管理工作模板43三、招聘管理工具表单44二、培训管理工作模板46三、培训管理工具表单46二、员工日常管理工具表单50二、员工出差管理工具表单51第八章 财产物资管理53二、达成目标的两个工作事项53三、财产物资管理工具表单53二、固定资产管理工具表单55二、办公用品管理工具表单58第九章 车辆司机管理60二、车辆司机管理工具表单60第十章 安全保障管理63二、达成目标的三个工作事

3、项63三、劳动安全工具表单63一、安全保卫管理工作模板66二、安全保卫工作工具表单68一、消防安全管理工作知识准备70三、消防安全管理工具表单71二、突发事故处理工具表单72第十一章 后勤服务管理76一、员工宿舍管理工作知识准备76二、员工宿舍管理工作模板77三、员工宿舍管理工具表单79三、员工餐厅管理工具表单82一、环卫绿化管理工作知识准备85二、环卫绿化管理工作模板87三、环卫绿化管理工具表单89一、其他后勤服务管理工作模板91二、俱乐部管理工具表单92第十二章 法律服务管理95二、达成目标的四个工作事项95二、法律服务管理工作模板96二、达成目标的四个工作事项99第一章 行政部职责描述一

4、、行政部职能行政部作为企业的综合事务管理部门，其主要职能是为整个企业的运转提供资源支持和后勤保障，具体体现在以下五个方面。1参谋职能行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在企业经营理念、管理策略及用人政策等重大问题方面有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高级参谋”。2沟通协调行政部不仅要与企业领导沟通，还要与各部门之间充分沟通，以便清晰地传达企业的政策和上级领导的意见，保证高效地完成任务。3行政事务处理行政部承担着文书资料管理、办公自动化、接待等事务的处理工作。4后勤保障行政部担负着车辆管理、司机管理、总务后勤（卫生、餐厅、倒班宿舍）管理、安全保卫管理等行政

5、工作。5监督控制行政部不仅要为上级领导和各部门提供服务，还要制定企业的行政管理制度，并对相关制度的执行情况进行检查、监督与控制。三、行政部工作职责行政部主要负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通，及时向领导反映情况、反馈信息，并做好各部门间的相互配合、综合协调等工作。行政部的工作职责如表1-1所示。表1-1 行政部工作职责一览表行政部工作职责职责细分备注1日常办公事务管理（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制（2）会议组织、协调，会议内容的记录与传达在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责2办公物品及设备管理（1）负责制定办公物品及设备采购、保管、发放与使用制度（2）负责办公物品及

6、设备的采购事宜（3）负责办公物品的保管、发放、使用（4）办公设备日常保养与故障维修计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修3文书资料管理（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作使得公文处理科学、合理、规范 4车辆司机管理（1）办公车辆的调度管理（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作（3）对司机人员的安全驾驶教育、考勤等日常管理提高工作效率，确保公司领导和各部门用车，圆满完成各项任务5人事日常事务管理（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理

7、（3）组织员工开展各种形式的活动协调、指导和监督企业内部的各种关系6后勤保障事务管理（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理（2）企业员工餐厅、员工宿舍的日常管理（3）企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修（4）企业日常安全保卫及消防管理后勤保障关系到各项工作的基本运行7涉外事务管理（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等（2）企业对外宣传、公关联系（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案树立企业信誉，建立良好的企业形象8法律事务管理（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益（2）协助处理日常涉法事务及合同管理（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目

8、的谈判（4）代理企业涉讼案件规范公司法律事务工作，做到依法治理企业一、行政总监岗位名称行政总监所属部门行政部直接上级总经理直接下级任职资格1学历、专业知识本科及以上学历，拥有行政管理、人力资源管理、物业管理、秘书学等相关专业知识2工作经验35年大、中型企业人力资源管理或行政管理相关工作经验3业务了解范围掌握行政管理、后勤管理、日常事务管理等行政后勤管理知识，熟悉日常安全管理、治安管理等治安安全管理相关知识，了解绩效管理、员工考核与考勤等人力资源管理相关知识工作职责职责细分1制定规章制度（1）组织制定行政管理、办公事务管理、总务后勤管理的有关规章制度（2）对规章制度的执行情况进行监督、检查和指导

9、（3）定期组织对各项制度进行修正和完善的活动2会议安排与接待管理（1）负责行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议，指定人员做好会议记录和会议 内容的传达工作 （2）根据总经理的指示，编排工作活动日程表，负责重大活动的组织和接待工作管理3后勤保障管理（1）根据企业发展要求，安排、组织、指导员工餐厅、宿舍的日常管理工作（2）负责企业内部办公及生活用水、用电的管理工作（3）审批各项改善员工工作、生活条件的意见和建议4行政性财产物资管理（1）组织编制企业行政性财产、物资的采购计划及预算，严格控制行政办公经费支出（2）监督企业办公用品、办公用固定资产的购买、保存及发放、维修管理工作（3）审核、审批企业

10、办公用车、基础建设和固定资产购买等的申请5治安与环境卫生管理 （1）负责企业内部的治安管理工作（2）监督、检查企业办公区域、生活区域的清洁卫生管理工作（3）监督、检查企业办公区域、生活区域的环境绿化管理工作6所辖部门管理1）负责指导、管理、监督分管部门人员的业务及工作，使其不断提高工作效率2）负责分管部门员工的培训、考核、日常考勤等工作9部门内部管理1）负责本部门员工的配备、选拔2）配合人力资源部组织部门技能培训，指导下属人员的工作3）配合人力资源部对本部门所属人员进行业绩考核二、行政部经理岗位名称行政部经理所属部门行政部直接上级行政总监直接下级任职资格1学历、专业知识大学本科学历，拥有企业管

11、理、行政管理、人力资源管理、中文等相关专业知识2工作经验三年以上大、中型企业行政工作经验3业务了解范围全面了解国内外企业行政管理的发展趋势和方向，掌握企业行政事务的处理办法工作职责职责细分1制定行政管理制度（1）组织编制各项行政管理规章制度，经行政总监批准后贯彻执行（2）负责对各项行政管理制度的执行情况进行监督和检查2行政性财产物资管理（1）制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度（2）依据各部门提供的所需办公设备及用品的申请表，统一协调，并安排人员购买（3）组织对企业行政性财产物资进行登记造册，定期进行盘点，并负责办公用固定资产的维修和保养工作3车辆调度管理（1）企业行政车辆的调度，协调各部门

12、的车辆使用（2）安排好企业行政车辆的日常维护、保养及司机的日常管理工作，组织建立企业车辆和司机档案（3）控制企业的交通费用4内外关系协调（1）安排每月、每周总经理办公会议及其他各种日常会议，协调总经理和企业各部门之间的工作，上传下达，协助相关部门开展相关重大活动（2）协调与政府有关主管部门（如工商局）、行业相关管理机构、协会、商会及其他相关企业的关系，并代表企业出席各种会议（3）妥善安排外来人员的来访与接待工作5后勤保障工作（1）根据企业的年度工作计划，组织、协调、安排公司的后勤保障工作，包括集体宿舍管理、员工餐厅管理、办公环境卫生管理、通信管理、职工生活管理等（2）对企业的安全保卫、消防、环

13、境和卫生进行统一管理，确保企业生产经营安全、顺利地进行6文书档案管理（1）制定企业的文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，并组织相关人员对企业文件、档案进行建档保管（2）草拟、审核企业的重要文稿，包括月、季、年度工作计划和总结报告等（3）及时处理重要的来往公文、来电、信函，督促、检查领导批示，审核和修改以企业名义签发的有关文件（4）企业印章、法人章和办公室印章管理7基建工程及物业管理（1）负责企业及各分支机构基础设施的出租、租赁等工作（2）代表企业实施甲方的功能，组织对工程的建设、设计、监理等进行管理（3）负责企业及分支机构的物业管理工作，包括各种设施、设备的维护和保养工作8办公费用控制

14、（1）负责编制企业年度办公费用预算并监督实施（2）按照企业年度费用预算，严格控制各项办公费用支出，确认费用分摊范围，按月分摊各项费用（如电话费、办公用品费用、房租等）9部门内部管理（1）负责本部门员工的配备、选拔（2）配合人力资源部组织部门人员的技能培训，指导下属员工的工作（3）配合人力资源部对本部门所属员工进行业绩考核第二章 行政部组织管理二、行政部组织管理工作模板（一）行政部组织结构设计实例模板由于企业所属行业、规模以及内部要求的不同，企业行政部的组织结构也不尽相同；而在实际工作中，设计依据不同，行政部的组织结构也会有所不同。1按职能分类设计的行政部组织结构按职能分类是指按行政部管理分工为

15、基础，按专业化原则进行设计，具体内容如图2-4所示。行政总监行政部经理安全保密主管人事行政主管2行政事务主管安全专员办公专员秘书总务后勤主管行政专员后勤专员宿舍管理员餐厅管理员保洁员绿化员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管公务车辆主管图2-4 按职能分类设计的行政部组织结构图2按企业规模大小设计的行政部组织结构（1）大中型企业行政部组织结构如图2-5所示。基建科配电房机械设备科电气维修科环境保卫部经理助理环卫科物业管理部经理公务车队文书档案科公共关系科福利保障部经理助理员工宿舍管理处生活委员会福利保障部经理内部采购部经理助理办公品采购科福利品采购科设备采购科内勤采购部经理集团行政部行

16、政经理集团行政部行政总监员工餐厅管理处前台服务总经理办公室主任保安科环境保卫部经理图2-5 大中型企业行政部组织结构图这种结构的主要特点表现在以下四个方面。适合大中型现代企业行政事务管理的需要。决策性工作基本都从企业行政事务管理范围中分离出来，成为独立的职能部门，如内勤采购部、福利保障部、物业管理部。负责企业行政事务管理的主要负责人除了要进行行政管理外，对其他部门如企业管理部、人力资源部、财务部、采购部等工作的控制、指导职责有所减少。这种组织结构主要体现不同部门的职能，每个部门都有专门的负责人和相对比较固定的岗位。（2）中小型企业行政部组织结构如图2-6所示。文书档案组办公室主管保安主管白班警

17、卫夜班警卫总务主管清洁组绿化组公务车队公共关系组前台接待组员工餐厅组生活区主管员工宿舍组文娱组电气维护组物业主管机械维修组配电房土木工程组行政经理行政副总图2-6 中小型企业行政部组织结构图三、行政部组织管理工具表单（一）行政部组织结构与责权表部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监行政部组织结构图部门编制经理级 人主管级 人专员级 人部门职责部门权力相关说明编制人数审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期（二）行政办公工作一览表部门： 人数： 填写日期： 年 月 日序号工作内容概述（三）行政办公职位规范表职位名称直接上级直接下级管辖范围直接责任主要权力职务代理人条件要求第三章 办公事务

18、管理二、办公费用管理工作模板（一）办公费用报销规定模板办公费用报销规定第一条 办公费用种类1办公用品及低值易耗品采购费。2车辆使用费。3交通补贴费。4应酬招待费。5其他。第二条 办公用品及低值易耗品采购费报销规定1行政部根据计划统一采购、验收、入库，根据发票、入库单报销采购费用。2各部门急需或特殊的办公用品，经批准后可自行购买。审批权限划分如下所示。（1）单价在50元以下，或总价在200元以下，由行政部经理批准。（2）单价在50元以上，或总价在200元以上，由分管副总批准。购买后，提交发票、实物以备核实。（3）行政部负责查验入库单并办理入账报销手续。3原则上不报销办公用品的装卸费用。第三条 车

19、辆使用费报销规定1车辆使用费的种类车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费以及驾驶员补贴等。2行政部在分析车辆维护、用车、油耗等情况的基础上，制定当月车辆费用开支计划。3各项费用的核算报销方法如下表所示。费用核算报销办法一览表费用项目名称费用核算报销方法油费1驾驶员在发票背面注明行车起始点和路程2由行政部根据里程表、油耗标准、加油时间及数量、用车记录复核，交行政部经理签字验核路桥费、洗车费1驾驶员每月汇总报销一次2由行政部根据派车记录复核，经行政部经理签字验核车辆维修1报销前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单2由行政部根据车辆维修情况进行复核，经行政部经理签

20、字验核驾驶补贴按加班标准计算，每月在工资中列支发放第四条 交通费报销规定1交通补贴（1）交通补贴具体标准见“公司补助管理办法”。（2）交通补贴在员工工资中发放。2员工外勤不能按时返回就餐者可给予误餐补贴，误餐补助的标准为每人12元。3员工外勤每天交通费标准为20元，经批准可乘坐出租车并报销。凡公司派车和未经批准乘坐出租车者，均不予报销外勤交通费。第五条 应酬招待费报销规定1根据“公司对外接待办法”等文件中规定的接待标准接待。2应酬招待应事先提出申请，经批准后方可实施。3原则上不允许“先斩后奏”，因特殊原因无法事先申请的，事后须及时报告有关领导。4应酬招待活动一般在企业确定的定点酒店、宾馆进行。

21、一般在签单卡签字后按月结算，不得擅自在他处结算或用现金结算。第六条 对外宣传费用控制对外宣传活动，不仅考虑其效果，而且要核算其成本，力求成本与效益的统一。一般情况下，对外宣传活动所需的费用支出包括以下五个方面。（1）活动费用。包括制作费、摄影费。（2）人工费用。包括支付给记者的公关费。（3）日常费用。包括差旅费、住宿费、编辑费、会议费、资料费、通信费、交际费、杂费。（4）印刷费。（5）捐款。三、办公费用管理工具表单（一）办公费用计划表编号： 单位：元科目上年度平均数本年度预算数变动量变动率（%）备注一季度二季度三季度四季度固定费用01薪资支出02间接人工03租金支出04办公费05邮电费06水电

22、油料费07保险费08医保费09社保费合计变动费用01加班费02差旅费03运 费04维护费05交际费06样品费07包装费08燃料费09职工福利费用10杂项购置费用11会务费12培训费13劳务费14间接材料费用15消耗品费用16保 健 费17其他费用合 计费用总计（二）办公费用申请单编号： 部门： 填写日期： 年 月 日 单位：元费用类别金额用途说明附件张数合计人民币（大写）报销人签字： 审核人签字： 主管领导签字：（三）通信费用报销单编号： 填写日期： 年 月 日部门使用人通信工具类别（ ）固定电话 （ ）移动电话 （ ）其他号 码费用（合计）人民币（大写）审批意见： 主管领导（签字） 审核（签

23、字） 总经理（签字） 费用明细（五）车辆费用报销单编号： 填表日期： 年 月 日驾驶员部门车号预支期间 年 月 日至 年 月 日车型项目张数金额（单据粘贴处）合计金额（大写）财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（六）招待费用报销单编号： 填表日期： 年 月 日姓名职务招待事由附件张部门招待对象招待人数客人 人，陪同 人备注日期招待地点餐饮费住宿费礼品礼金其他费用金额合计十万千百十元角分金额（大写）合计财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名三、公关接待管理工具表单（一）公务联系单送抵时间签 收 人已阅签字转出时间联系事项签 复填 表 人（二）参观许可

24、证许可证编号发证日期印章参观单位参观日期参观者姓名职务单位参观区域参观内容参观目的参观路线相关部门签章主管副总生产部行政部营销部公关主管三、会议管理工具表单（一）会议记录表编号： 填写日期： 年 月 日会议时间地点主持人记录人会议名称参 加 者会议议题会议过程会议决策记录审核人审核结果（二）年度会议计划表会议名称主持人开会地点会议召集单位开会日期会议主要工作人员开会时间与会者应备资料会议宗旨及议题会场标示资料与会单位会场拟分发资料人数三、印章管理工具表单（一）印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注（二）印章使用审批表编 号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号

25、文件名称备 注用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途（三）印章使用申请单单 位申请日期 年 月 日用印类别用印份数文件名称文件说明申 请 人核 准 人（四）印章管理登记表种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司印章名印公司名印公司名称行政部经理行政部经理部门印章部门印行政部印公司名称、部门名称行政部经理行政事务主管分店工厂名分店印公司名称、分店名称分店经理分店行政科长职务印章董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制部长印财务部经理印（银行专用）公司名称、职务名称财务部经理财务主管第四章 网络信息管理一、计算机网络管理知识准备（一）局域网相关知识1局域网的基本

26、构成局域网由计算机、传输媒体、网络适配器、网络连接设备、网路操作系统等构成。2局域网的传输媒体局域网的传输媒体包括同轴电缆、双绞线、光缆等，其性能比较如表4-1所示。表4-1 传输媒体性能比较表传输媒介价格电磁干扰频带宽度单段最大长度非屏蔽双绞线最便宜高低100米屏蔽双绞线中等低中等100米同轴电缆中等低高185500米光缆最高没有极高几十千米3局域网交换机的选择局域网交换机是组成网络系统的核心设备。对用户而言，选择局域网交换机最主要的指标是端口的配置、数据交换能力、包交换速度等。因此，在选择交换机时要注意以下事项：（1）网络管理能力；（2）交换端口的数量；（3）交换端口的类型；（4）主干线连

27、接手段；（5）系统的扩充能力；（6）交换机总交换能力；（7）是否需要容错能力；（8）是否需要热切换能力；（9）是否需要路由选择能力；（10）能否与现有设备兼容、顺利衔接。（二）网络维护相关知识网络维护的主要工作包括故障检测与排除、网络日常检查及网络升级，具体内容包括以下3个方面。1故障的检测与排除故障处理过程包括发现故障迹象、追踪故障的根源、排除故障和记录故障解决方法等四个主要部分。2网络检查网络检查是指在网络正常运转的情况下对服务器状态和网络运行情况的动态信息加以收集和分析的过程。有些数据最好每天检查一次，而有些数据则较长时间检查一次即可。3网络升级一般在网络管理中需要考虑的是必须进行的升级

28、，这些升级能够保证网络正常运转。虽然网络操作系统的升级通常是最迫切的，但硬件和软件也需要及时升级。三、计算机网络管理工具表单（一）计算机故障维修记录卡部门： 填写日期： 年 月 日 单号：机器编号规格数量故障损坏说明预估修理费使用人备注（二）计算机网络报修登记表序号报修时间报修部门报修原因维修人维修情况完成时间备注12345异常情况说明（三）计算机网络设备档案表设备使用部门：设备名称设备品牌规格型号销售号码销售公司设备价格购买日期维护公司维护年限年维修费用故障现象及维修情况维修人维修时间更换配件记录故障记录备注第五章 文书档案资料管理一、文书管理工作知识准备（二）公文的一般格式公文格式一般包括

29、标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。1公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。2向上级请示的公文一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门），可以采用抄报的形式。3发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。4公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单位（部门）的公文编号。5公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。6收、发文单位（部门）应写明单位（

30、部门）全称或规范化简称。联合发文应将主办单位（部门）排列在前。7文字一律从左至右横写横排。8公文纸一般用16开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。二、达成工作目标的四个工作事项（一）文书管理企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权；下级向上级报告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。（二）档案管理档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理

31、就是所谓的档案管理。（三）信件管理处理信件是行政部办公事务的主要内容，也是日常行政事务的主要内容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。（四）资料管理企业的内部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。内部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。三、文书管理工具表单（一）发文登记表发 文收件单位联系人内容有无附件密级速级签收备注文号日期（二）收文登记表收 文发文日期来文单位文号事由份数有无附件签收日

32、期收文单位文号事由份数有无附件寄件人签收（三）公文传递单 填写日期： 年 月 日收文送文编号文件名称发文签收备注（四）公文会签单发文单位发文文号发文日期 年 月 日时限普通件 急件 特急件密 级普通 秘密 机密 绝密内容会签顺序单位接文时间交文时间行政部转呈时间1月日时月日时 月 日 时2月日时月日时 月 日 时3月日时月日时 月 日 时备注三、档案管理工具表单（一）档案索引表序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理（二）档案明细表全宗号目录号案卷号借出归还日期单位名称经手人姓名管理人员签字日期管理人员签字（三）档案调阅单编号： 填写日期： 年 月 日类别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日日止，共 日原收文编号借出日期档号