工程总承包项目采购管理办法.doc

1、工程总承包项目采购管理 总承包项目采购管理是项目执过程中的重要工作，它能否经济有效地进行，不仅影响着项目成本，而且也关系着项目的预期效益能否充分发挥。采购工作应遵循公平、公开、公正的原则，选定供货商。保证按总承包项目的质量、数量和时间要求，以合理的价格和可靠的供货来源，获得所需的设备材料及有关服务。1工程总承包项目采购部的岗位设置与职责范围11采购部的岗位设置项目采购部的岗位设置如下图所示。项目总经理采购部经理运输工程师检验工程师催交工程师采买工程师12采购部的岗位职责范围(1)采购部经理 项目采购经理在项目总经理领导下，负责组织管理总承包项目的采购业务，包括采买、催交、检验、运输、交接等工作

2、。全面完成采购工作的进度、费用、质量和安全、环保目标。总承包商与供应商之间的日常工作联系，由采购部经理归口管理。采购部经理的主要职责和任务如下： 协调与业主、监理、工程部、设计部和施工部等的关系。 编制项目采购计划，明确项目采购工作的范围、分工、采购原则、程序和方法，采购特殊问题。 根据项目总进度计划，组织编制采购进度计划，并根据采购预算，编制采购用款计划。 协助设计部编制材料规格书，审查由设计部提供的请购文件。 组织编制设备、材料询价商务文件，并与设计部提供的询价技术文件组成完整的询价文件。 选择合格的供应商，按总承包合同规定提交业主认可，向供应商发出询价，并组织对供应商报价的评审，推荐中标

3、供应商。 组织项目采购成员完成对供应商的催货、材料检验、驻厂监造、运输和交接等工作。 负责处理设备在安装和试运行过程中发现的质量和缺损件等属于采购业务范围内的有关问题，以及联络供应商的售后服务工作。 负责现场采购，组织好采购的现场服务工作。 组织对项目有关采购文件、资料的整理归档，组织编写项目采购完工报告。(2)采买工程师采买工程师在采购部经理领导下，具体负责从接受请购文件到签发采买订单(即签订采购合同)这一过程的工作。根据设计部提供的请购文件，提交拟选供应商，经采购部经理审查，项目总经理批准，并取得业主的认可。 进行供应商资格评审。 编制询价文件中的商务部分，并与询价技术文件整合成完整的询价

4、文件，向供应商询价。 接受报价文件，协助采购部经理组织对报价的评审。根据报价评审与报价比选结果，整理定标书面材料，送采购部经理审查，报项目总经理批准。 编制采买订单(即设备、材料采购的合同文件)，经采购部经理审查，项目总经理批准后签发。 组织合格供应商协调会，确定最终的中标供应商，经采购部经理审查，报项目总经理批准后发出中标函，通知中标供应商。负责管理采买工作的文件、资料，总承包项目结束时整理、归档。(3)催交工程师 催交工程师在采购部经理领导下，负责从发出采买订单后至货物运抵现场之间向供应商催交与联络的工作，保证交货进度。 根据采购合同文件，明确供应商与总承包商的责任分工，制订催交计划，尽早

5、与供应商取得联系，及时发现有关问题。必要时召开供应商开工准备会，讨论采购合同的实施方案，包括设计进度、制造进度、检验日程等。 在设备设计阶段，了解设计进展情况，及时发现问题，研究解决办法，催促供应商提交有关图纸、资料和数据，督促设计部按时确认并返回给供应商。 在设备制造阶段，随时了解制造进展情况，发现有影响供货进度的问题，及时向供应商提出，并向采购部经理报告。 保证按期将货物运抵现场，督促检查供应商对运输的准备工作。负责管理催交工作的文件、资料，总承包项目结束时整理、归档。(4)检验工程师 检验工程师在采购部经理领导下，负责组织检验设备、材料，保证设备、材料的质量。 根据采购合同文件中对检验的

6、要求，制定检验计划。 在设备制造开始前，组织召开协调会议，与供应商明确对材料的检验要求、检验内容、方式、时间以及各自的责任等事项。 在设备制造过程中，根据需要和总承包合同要求，组织检验人员(采购部指派的或委托的专业机构或人员)进驻制造现场进行监造。 对于采购合同规定有业主参加检验的设备，负责与供应商联系，安排业主检验有关事宜。 设备制造完毕后，根据采购合同文件中规定的技术规格和要求，组织检验人员对所采购的设备、材料进行出厂检验或测试，并写出检验报告。 参加设备运抵现场之后的开箱检验，发现与质量有关的问题，负责协调解决。 在施工、安装、试运、投产期间，以及质量保修期内，发现设备缺陷，负责协调解决

7、缺陷修补有关问题。负责管理检验工作的文件、资料，总承包项目结束时整理、归档。(5)运输工程师 运输工程师在采购部经理领导下负责以合理的最低费用，按期将货物安全运抵施工现场。 根据项目具体情况，制定运输计划及运输方案。 准备有关检查和督办的货运文件。 检查货物的包装防护情况，提出对包装防护的要求，防止货物在运输和贮存过程中的损坏、变质、丢失等情况发生。 估计运输所需时间(包括：货运、装卸、商检等所需的时间)。制定合乎实际的货运时间表，组织货物的运输，保证按期将货物安全运抵施工现场。 负责管理运输工作的文件、资料，总承包项目结束时整理、归档。2工程总承包项目采购管理程序21采购的基本程序 采购工作

8、的基本程序如下： 编制采购计划； 确定合格供应商； 采购申请； 询价及报价评审； 召开供应商协调会及签订采购合同； 催交、检验、运输； 物资交接及收尾服务。22采购计划项目采购计划是保证工程建设在合理工期内完成的重要工作。采购部经理负责组织编制项目设备材料采购计划，经项目总经理批准后实施。(1)编制依据 编制项目采购计划的依据是： 项目总承包合同； 工程总承包企业有关采购管理的程序和制度； 项目总进度计划； 项目设计进度； 设备制造周期(即实际制造周期加上材料运输时间)； 采购部的人力负荷以及供应商接受任务的能力。 (2)编制内容 项目采购计划包括以下内容： 项目采购计划编制依据； 总承包项目

9、概况； 项目采购原则； 项目采购任务的范围和内容； 采购进度的主要控制目标和要求，长周期设备和特殊材料采购的计划安排； 采购费用控制的主要目标、要求和措施； 采购质量和环保、安全控制的主要目标、要求和措施。23采买 采买是指采购部从接到请购文件起到发出采买订单止的过程，包含的工作如下：(1)确定合格供应商 采购部应从业主批准的供应商名录中选择供应商，并检查其市场准入证；未包含在供应商目录中的供应商，需提交一份技术商务支持文件，经项目经理审查，提交给监理并经由业主批准。(2)采购申请 对于重大和关键设备材料，采购部准备一份“采购申请”，详细说明所需采购材料、设备的技术要求、所需数量、检查要求和供

10、应商资料，采购申请的材料准备齐全后向监理及业主提交审批。(3)询价及报价评审 项目采购部对经监理及业主审批的采购申请中的材料、设备向供应商发出询价文件。设备材料的询价文件由两部分组成： 技术询价文件。此部分由设计部编制，内容包括：请购文件、技术规格说明书、数据表、采购说明书、采购数量等。 商务询价文件。此部分由采购部组织编制，内容包括：询价函、报价须知、采购合同基本条款、商务报价表等。设计部对供应商进行技术、质量评审；采购部对供应商进行商务评审，并且评估供应商的财务能力和售后服务质量。(4)召开供应商协调会 在最终选定中标供应商之前，召开合格供应商协调会，使这些供应商有机会解释、澄清或确认技术

11、评审和商务评审中提出的各种问题。(5)签订采购合同(订单) 采购部进行报价比选，向项目总经理上报评审结果及报价顺序，再向监理及业主推荐。推荐获得业主批准后，总承包商编制并签订采购合同。(6)当地采买总承包商在项目所在地购买、运输和现场存储项目所需的短周期、临时性的、零散材料和设备，以满足工程施工的需求，保证工程项目的顺利进行。总承包商采购部编制当地采购程序，当地采购人员负责在施工当地进行现场采购活动。(7)采购变更 采购变更是指在项目实施过程中，由于变更而引起的对采购方式或和采购内容进行的修改或补充。采购部经理在收到项目总经理签认的变更单后进行以下工作： 了解变更的范围和对采购的要求； 预测变

12、更对采购的费用和时间的影响；制定变更的采购实施计划并实施。24催交 为确保从不同供应商订购的设备、材料都能按订单规定的合同交货日期交货，采购部催交人员通过各种努力和必要的渠道督促供应商，并及时和定期地向采购部经理汇报情况，通过项目总经理向监理及业主通报情况，定期发布采购催交状态报告(常规催交以月为基础)。催交的主要工作范围： 编制催交计划，特别是主要设备的催交计划。 了解并督促供应商的生产进度的执行情况等。 为保证按期将设备材料运抵现场，催交人员要监督运输的准备工作，例如货运文件的准备，包括运输工具等。编制催交状态报告。25检验 采购部根据采购申请和相关合同、规范的要求，负责在供应商的工厂检查

13、设备、材料和监督试验。对检验进行分级管理，确保所有的设备、材料完全符合批准的采购申请和相关的技术要求及检查、试验等级要求。(1)检验的主要工作范围： 编制检验计划； 中间检验； 成品检验、试验； 办理委托驻厂监造或商检机构检验；编制提交检验报告。(2)驻厂监造 在设备制造过程中，根据需要采购部派代表去制造现场参加检验和试验。对关键设备及大宗材料实行驻厂监造制度，监督供应商必须按合同规定的产品技术标准、规范的质量要求组织生产。对重要和关键设备材料，由采购部报经项目总经理审批后委托驻厂监造。应委托具有一定资质的质量检验部门或公司进行驻厂监造。采购部经理经授权与选定的监造单位签订监造合同，审批其监造

14、质量计划书，并负责协调及监督驻厂监造单位的工作。驻厂监造单位定期编写监造报告，报采购部，对于特殊情况应随时汇报。26运输 运输是指设备材料制造完毕，经检验合格后，从制造厂到施工现场这一过程中的包装、运输、保险等业务。采购部负责所有运输活动的管理和控制。(1)运输的主要工作范围 计划和管理项目设备材料的运输活动，编制运输计划。 制定运输规程，对运输的路程、文件、包装以及标志等问题应做出规定。 保证安全、经济、迅速地将设备材料运到现场。27剩余物资的处理 项目完工后，采购部编制剩余物资实物明细报表，按材料种类进行汇总，经项目经理部上报工程总承包企业审核备案。项目经理部按不同材料的保管规程对项目剩余物资进行保管保养，同时编制剩余物资处理方案并上报工程总承包企业审批。 剩余物资的处理方式有以下几种： 与供应商谈判退回剩余物资； 将剩余物资汇总表提交设计部，在以后的项目中考虑使用； 与业主协商，作为业主的备品备料；销售处理。10