物业公司合同管理细则.pdf

1、1/14中建壹品物业公司合同管理细则中建壹品物业公司合同管理细则1 1总则总则1.11.1目的为规范和推进公司的合同管理工作，保证合同的签订与履行及在法律上的安全与有效，规避企业法律风险。1.21.2范围规定合同的谈判、评审、签订、授权、交底、归档等全过程的管理内容和要求，适用于公司各类合同的管理。2 2合同管理范围与类别合同管理范围与类别2.12.1合同管理的范围包括生产、经营、管理活动中形成的各类合同，包括：2.1.1需政府备案的前期物业服务协议；2.1.2与甲方签订的各类委托合同，如营销中心物业服务合同、特约服务合同等。2.22.2分包服务合同分包服务合同2.2.1采购类包括需维修保养的

2、设备采购及不需维修保养的办公用品、维修物料、安全管理物资、环境物资、低值易耗品等的采购合同。2.2.2分包类：包括秩序维护分包、保洁分包、绿化分包、有害生物防治分包、垃圾清运合同、绿化养护合同、绿植租摆合同、清掏疏通合同、电梯维修保养、空调设备、机电保养、外墙清洗合同等。2.2.3应急类：突发的公共设施设备维修合同、公共设施设备升级改造类合同等。2.2.4社区运营类：包括各类战略合作协议、对外广告宣传、家装合作协议、场地服务合同等。2.2.5其他合同：包括员工宿舍房屋租赁合同、招聘平台使用合同、员工外部培训合同、信息化服务协议、客户活动协议、物业管理协会入会协议等。3 3合同管理机构及其职责合

3、同管理机构及其职责3.13.1合同归口管理部门及其职责合同归口管理部门及其职责商务合约部是合同归口管理部门，负责合同的管理，组织评审项目（部门）报批的合同，指导监督项目（部门）的合同管理工作。具体职责2/14如下：3.1.1贯彻落实合同管理制度，建立完善公司合同管理制度体系；3.1.2组织制定和完善公司合同示范文本；3.1.3组织或参与重大合同的起草、洽谈、签署工作；3.1.4开展合同文件的法律评审，提供法律风险防范意见；3.1.5保管和使用公司的合同专用章；3.1.6负责组织合同管理人员的培训；3.1.7处理因合同纠纷引起的诉讼（包括仲裁）案件，参与处理非诉讼合同纠纷；3.1.8宣传贯彻国家

4、有关法律法规。3.23.2合同业务相关部门及其职责合同业务相关部门及其职责3.2.1合同业务相关部门是指本部门业务与合同主要内容相关的部门。3.2.2合同业务相关部门的职责合同业务相关部门的职责3.2.2.1参与合同评审、审核，就合同与本部门业务相关的内容提出评审意见；3.2.2.2参与对合同履行的指导、监督。3.2.3合同业务相关部门管理范围合同业务相关部门管理范围3.2.3.1市场部：前期物业服务协议（除续签外），市场部外拓承接的服务合同。3.2.3.2品质部：1）收入类：与甲方签订的各类委托合同，如前期物业服务协议（续签类）、营销中心物业服务合同、特约服务合同等；2）支出类：包括保洁分包

5、、绿化分包、有害生物防治分包、垃圾清运合同、绿化养护合同、绿植租摆合同、清掏疏通合同、外墙清洗合同等。3.2.3.3办公室：采购类以及房屋租赁类。3.2.3.4工程管理部：秩序维护分包、空调设备、机电保养、电梯保养、消防设施设备保养、突发的公共设施设备维修合同、公共设施设备升级改造类合同等。3.2.3.5社区运营中心：包括各类战略合作协议、对外广告宣传、家装公装合作协议、场地特约服务合同等。3.2.3.6人力资源部：招聘平台使用合同、员工培训合同等。3.2.3.7财务部：参与所有合同评审。3.33.3合同发起项目（部门）及其职责合同发起项目（部门）及其职责3/143.3.1合同发起项目（部门）

6、是指合同评审签约履约相关业务具体经办的项目（部门）。3.3.2合同发起项目（部门）的职责合同发起项目（部门）的职责3.3.2.1办理合同的起草、谈判、评审、签订；3.3.2.2履行合同义务，行使合同权利；3.3.2.3收集、记录、整理、保存与合同履行有关的资料，并负责归档；3.3.2.4接受合同归口管理部门对合同履行情况的指导、监督、检查和考核。3.43.4合同管理员及其变更合同管理员及其变更3.4.1各项目（部门）均应配置一名合同管理员负责合同管理工作，其定位为本项目（部门）合同管理工作的具体经办和固定联络人员。3.4.2合同管理员的职责合同管理员的职责3.4.2.1组织开展合同起草、谈判、

7、评审、归档等合同管理工作；3.4.2.2跟踪本业务系统范围内已签合同的履约情况，及时向合同归口管理部门报送合同履约风险情况；3.4.2.3具体开展合同台账和资料管理；3.4.2.4对接合同归口管理部门，接受合同管理检查；3.4.2.5及时总结合同管理经验教训并提出合理化建议；3.4.2.6学习宣传国家有关法律、法规及政策，参加合同管理员培训，指导、规范本项目（部门）合同管理工作；3.4.2.7其他合同管理的相关工作。3.4.3合同管理员变更的，应在变更后 3 个工作日内报合同归口管理部门备案。4 4合同示范文本合同示范文本4.14.1合同示范文本的制定与修订合同示范文本的制定与修订4.1.1商

8、务合约部牵头组织示范文本的制定发布及修订升级工作。4.1.2示范文本起草完成后，由商务合约部发起评审，经相关部门评审及公司领导审批后，由商务合约部统一发布。4.1.3示范文本发布后，商务合约部可根据适用情况及业务发展需要组织修订或更新。4.1.4对于公司合同范本尚未覆盖的合同类型，各项目（部门）应参考相似合同范本或通用条款示范文本起草合同；如有新增范本需求或文本修4/14订意见，可向商务合约部反馈。4.24.2示范文本应用规则示范文本应用规则4.2.1已制定示范文本的，应优先使用示范文本签约。4.2.2未制定示范文本的，应按照以下顺序选择合同文本：4.2.2.1我方起草的合同文本；4.2.2.

9、2政府或行业协会推广使用的合同示范文本；4.2.2.3公司已签署过的同类型合同文本；4.2.2.4合同相对方提供的合同文本。4.2.3采用示范文本的，除预留的填空和补充条款部分可供填写外，其他内容（包括附件）原则上不得擅自修改。填制或补充的内容不得与范本条款文意相违背，不得降低标准或删减条文。如因业务实际确需修改部分范本条款的，发起合同评审流程时，应在签字意见中说明修改情况。4.2.4项目（部门）自行拟稿合同文本，应具备甲乙双方信息、合同基本内容（合同事项、合同履约地点、合同起止时间、合同价税合计、价税分离、付款方式、发票类型）、甲乙双方权利义务、违约责任、争议解决方式等。5 5合同的谈判合同

10、的谈判5.15.1合同谈判由二人以上相关人员进行，不得一个人直接与对方谈判合同。6 6合同评审合同评审6.16.1合同评审步骤合同评审步骤6.1.1各类合同签订前，应当履行招议标或其他前置审批程序的，发起项目（部门）应完善相应审批手续。6.1.2合同正式文本盖章前必须履行评审、审批程序，根据合同签订事项不同，需求部门选用范本合同或草拟合同，在公司招采平台发起合同评审流程，填写合同评审表单。6.1.3合同评审会签完毕，商务合约部统一对合同进行编号，项目（部门）将评审完毕的合同发送供应商确认，签字盖章后，准备合同交底表以及合同评审表单一并送至商务合约部进行盖章。6.1.4合同盖章完毕后，项目（部门

11、）在公司招采平台发起合同档案管理。6.26.2合同评审要求合同评审要求6.2.1合同需求项目（部门）在呈报合同评审前，需先走完以下流程5/146.2.1.1请示报告。6.2.1.2定标评审表（包含项目年度预算范围内新增供应商招标、合同到期对原供应商服务或价格不满意的重新招标等）。6.2.1.3分包服务供方续签业绩评定表（包含年度预算范围内分包服务合同原单位原价续签或涨价续签，涨价续签的涨幅需控制在 3%并提供相关涨价支撑材料，如调研表等）。6.2.1.4多种经营收入事项评定表（项目新增增值服务收入事项以及增值服务合同续签等）。6.2.2评审人应在职责范围尽充分注意义务，对评审中发现的重大风险、

12、错误、遗漏或不妥之处，评审人应当予以明确，并提出修改意见；评审人可以向发起项目（部门）调查了解情况，核实、收集资料。6.2.3评审意见用语应严谨规范，流转意见应明确记载“同意”或“不同意”字样。6.2.4发起项目（部门）负责汇总落实评审意见，并及时与评审部门沟通，对于评审部门提出的问题，应及时澄清或组织修改，并在流转意见中对落实情况进行明确的书面反馈。6.2.5节点评审时间应控制在 3 个工作日内，评审意见由流程节点人员本人签署，禁止代签。6.2.6合同应在履行开始前完成合同评审，原则上禁止补签、倒签合同。如有上述情形发生，发起项目（部门）应提供情况说明并经项目（部门）负责人签字后与合同评审材

13、料一并报送。7 7合同评审流程图合同评审流程图7.17.1额度内合同评审流程图（详见附件 1）。7.27.2额度外合同评审流程图：适用于超物业公司授权的合同。（详见附件 2）。8 8合同编号管理合同编号管理8.18.1合同评审完成后，由公司商务合约部统一进行编号，各项目（部门）不得自行编号；公司商务合约部有权根据需要适时调整合同编号规则。8.28.2合同编号原则合同编号原则8.2.1公司总部各部门编号原则：GS+合同签订年份+合同顺号。8.2.2各项目编号由 3 部分组成：项目拼音首字母简称+合同签订年份+合同顺号。8.2.3合同签订年份即合同签订年份的阿拉伯数字，如 2022。6/148.2

14、.4合同顺号即根据该类合同签订先后顺序编流水号，从“001”至“999”止，列在该合同编码最后 3 位。若编码容量不能满足实际需求的，可适当增加位数。9 9合同用印管理合同用印管理9.19.1印章管理印章管理9.1.1公司商务合约部是合同专用章主管部门。9.1.2非批量的一般合同在合同评审完毕后可直接用印，无须另行申请合同用印；制式合同在进行合同评审后，每次用印前应发起单独的合同用印流程，审批通过后用印。9.1.3对于以下情形，不得用印：9.1.3.1合同主体资信调查不合格的；9.1.3.2未经审批同意，应当招标而未招标的；9.1.3.3无授权或超越授权的；9.1.3.4合同实质性条款未完整填

15、写的；9.1.3.5合同评审或用印流程未获批准的；9.1.3.6其他不符合本细则管理规定的。9.29.2合同用印规范合同用印规范9.2.1商务合约部应严格使用评审通过的终版文本作为用印文本。在用印前，项目（部门）应严格进行文本校对，确保评审通过的终版文本与拟用印文本一致后方可用印。9.2.2合同评审完毕后的合同文本原则上均不得修改。如因合同谈判等原因确需调整用印文本的，根据以下不同情形履行内部报批程序后分别处理：9.2.2.1涉及对合同条款的实质性修改的(加重我方义务或削弱我方权利，价款、工期、工程量等重要内容的变动等)，应重新发起合同评审或补充协议流程履行审批程序；9.2.2.2涉及对合同条

16、款的非实质性修改的（不影响我方权利义务，或我方纯获益的），由合同主办单位向商务合约部申请对合同文本进行补正，经审核后办理。9.2.3合同用印手续由项目（部门）人员亲自经办，禁止其他人员代为办理。1010合同签订管理合同签订管理10.110.1一般合同签订一般合同签订7/1410.1.1签订合同前，项目（部门）应当验证相对方代表的身份证明文件；对方不是法定代表人的，应当验证其授权文件，核对无误后方可正式签署合同。10.1.2合同一律采用书面形式订立。10.1.3合同签订时，项目（部门）需对合同中履约开始时间以及履约结束时间进行填写，严禁空白打印盖章。对于合同时间不明确的情况，建议采用“开始时间以

17、甲方通知时间为准”“工期天完工”等此类语句进行描述。10.1.4签订合同时，原则上应由合同相对方先完成签字盖章手续，项目（部门）收到合同相对方签字盖章的合同版本后，须与评审终版文本进行核对，核对一致的方可办理用印手续，防止合同相对方单方篡改文本。10.1.5因特殊情况，确需我方先签章的，应采取加盖骑缝章、每页角签等防伪措施，并委派专人跟踪办理合同签署手续，保证合同内容不被篡改。10.210.2批量合同签订批量合同签订10.2.1批量合同的范围：地下车位使用权转让协议、中建壹品物业商城商家入驻合作合同、中建壹品物业商城家政服务商家入驻合作合同、临时特约服务协议、住宅室内装饰装修工程施工合同、装饰

18、装修工程设计合同等。10.2.2需签订批量合同的，项目（部门）应制定相应的范本合同，发起合同评审流程。10.2.3获批后的合同文本，由项目（部门）按照经公司审批后的条件填写预留区域，使用中严禁变更合同条款。发现私自篡改的，予以通报批评或处分；对公司造成损失的，追究篡改人法律责任。10.2.4批量合同签订前，项目（部门）应组织校对每份合同的相对方信息、标的物及价款、付款时间等核心内容，确保正确无误。10.2.5批量合同用印前，项目（部门）应事先在招采平台中发起合同用印申请流程，经审批后方可办理用印手续。10.2.6项目（部门）应建立台账，统计批量合同签署情况。1111补充协议管理补充协议管理11

19、.111.1涉及合同变更、解除、放弃权利或增加义务或出现原合同没有约定或者约定不明的事项时，合同双方协商一致后可以签订补充协议。11.211.2补充协议单项或累计签订金额超过原合同金额 50%时，由项目（部门）说明原因并提交商务合约部进行决策，按以下三种方式之一处理:8/1411.2.1继续执行原分供方合同并签订补充协议;11.2.2与原分供方重新洽谈合同条款并签订补充协议;11.2.3重新组织招议标。1212合同纠纷管理合同纠纷管理12.112.1合同中约定解决纠纷方式的条款一般应遵循以下原则：12.1.1依法能够选择在我方单位所在地进行诉讼的，约定在我方单位所在地法院进行诉讼。12.1.2

20、依法只能在对方所在地法院诉讼的，约定在我方所在地或其它第三地仲裁。1313合同履行管理合同履行管理13.113.1应诚信守约，履行合同约定，各项目（部门）经办人有义务跟进合同的履行情况。13.213.2合同履行过程中，各方往来文件、函件和数据电文视同法律文件，应注意收集整理，妥善保存。13.313.3合同履行完毕后，及时与合同正本一起归档保管。13.413.4发生可能中止履行、履行不能，或合同变更、解除或终止等情形时，应及时商务合约部和相关职能领导或分管领导报告。13.513.5合同履行与条款不一致时，应及时向商务合约部和相关职能领导或分管领导报告。1414合同交底管理合同交底管理14.114

21、.1交底分为交底分为“一级交底一级交底”和和“二级交底二级交底”。14.1.1“一级交底”：需政府备案的前期物业服务协议，由市场部向协议中约定的项目负责人进行交底。其他合同（除政府备案的前期物业服务协议外的合同）由商务合约部合同主管向项目（部门）委派签收合同人员进行交底并抄送项目（部门）负责人。14.1.2“二级交底”：部门负责人、项目负责人向各业务归口主管或相关管理人员交底（包括服务于项目的供方管理人员）。14.214.2合同交底人职责合同交底人职责14.2.1组织相关部门（或人员）对合同重点条款进行细致的分析，并根据分析结果确定合同的执行要点及特殊情况处理方式。14.2.2按本管理细则组织

22、好合同交底，向被交底人全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理等。9/1414.2.3解答被交底人针对合同条款提出的所有问题。14.2.4需政府备案的前期物业服务协议，由市场部向协议中约定的项目负责人进行交底。其他合同（除政府备案的前期物业服务协议外的合同）由商务合约部合同主管向项目（部门）委派签收合同人员进行交底，同时向项目（部门）负责人交底；项目（部门）负责人细看合同条款后向各业务归口主管或相关管理人员交底（包括服务于项目的供方管理人员），并做好交底记录。14.314.3合同被交底人职责合同被交底人职责14.3.1有责任和权力对合同中任何约而不定或不清晰的条款要

23、求交底人予以解析。14.3.2详细记录合同交底内容，由交底人和被交底人签字后形成交底资料。14.3.3将合同交底记录与合同文本一起保存，据此制定合同执行计划和合同风险防范措施。14.414.4项目（部门）文员职责项目（部门）文员职责14.4.1负责合同交底资料的收集，并整理完成合同交底记录；负责项目合同的存档及借阅。14.514.5交底流程交底流程14.5.1合同交底形式：面对面交底、企业邮箱交底、三局通、企业微信交底。14.5.2合同交底时间：应于合同签订后 10 日内，商务合约部向项目（部门）负责人交底；项目（部门）负责人应于 3 日内完成向其下设相关人员的交底。14.5.3合同交底分析的

24、重点包括但不限于以下内容：14.5.3.1履约时间。14.5.3.2履约金额。包括合同价款、计价方式、固定总价合同的风险范围和风险费用计算方法；支付的周期和程序。14.5.3.3合同工作范围。包括服务范围、施工范围、物资采购范围等相关工作范围的确定。合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和考核程序，设备、材料验收规定。14.5.3.4双方违约责任。针对每项权利义务，分析违约时公司利益将受到什么影响，如何避免违约发生。分析索赔的机会，确定处理策略。14.5.3.5双方可能存在的争议及争议解决方案。14.614.6合同交底资料管理与使用合同交底资料管理与使用10/1414.6.1合同交底人将交

25、底资料反馈给项目管理合同的文员，由其将交底资料整理成合同交底记录。14.6.2项目（部门）合同管理文员协助项目（部门）负责人对合同执行周期、合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施组织进行进一步修改完善，形成合同管理文件，下发各相关人员，指导其工作。1515合同归档管理合同归档管理15.115.1对外订立的所有合同，我方至少应有正本叁份，留存一份公司商务合约部存档备查，一份送财务管理部门作为收、付款凭证，一份项目（部门）存档备查。15.215.2在合同签订后一周内将合同正本、相应的合同审批表单、附件归档保存。15.315.3公司签订的合同，商务合约部按项目（部门）进行统计，填写合同台账存档。公

26、司签订的合同，各项目（部门）应填写合同台账存档。15.415.4用于归档的合同档案资料应当是原件资料并不得涂改、伪造、编造或毁损。15.515.5对公司以外的单位或个人借阅合同须向商务合约部提出申请，经批准同意后方可对外借阅，未经同意不得随意查阅、翻阅、复制公司合同资料。15.615.6合同资料为公司机密文件，经办人员、管理人员应对合同负有严格保密义务。严禁通过网络传输或电子拷贝方式向公司以外的单位或个人泄露合同内容，违反者将进行通报并追究相关法律责任。1616附则附则16.116.1本细致自印发之日执行，由商务合约部负责解释并根据实际情况进行修订。16.216.2附件1）额度内合同评审流程图

27、2）额度外合同评审流程图3）中建壹品物业公司项目合同台账4）合同交底记录11/14附件 1额度内合同评审流程图额度内合同评审流程图12/14附件 2额度外合同评审流程图额度外合同评审流程图13/14附件 3中建壹品物业公司中建壹品物业公司项目合同台账项目合同台账合 同 背景资料专业版块申请日期合同编号合同名称合作单位合同资金类型起始日期终止日期签订日期合同单价月费用年费用合同总价税率履约保证金备注15/14附件 4合同交底记录合同交底记录部门/物业服务中心：编号：合同名称合同期限合同金额项目领取合同份数供应商领取合同份数交底内容：1.合同范围:服务范围施工范围物资采购内容2.重要条款:双方权利义务质量控制标准考核标准验收标准违约责任争议解决方式3.特殊条款:交底人：日期：被交底人：日期：注：根据合同原件内容合同交底人对被交底人逐项交底，已经交底的内容中在中打，合同不涉及内容在中打。