某某地产企业工作职责与岗位任职要求.doc

1、目录第一章 工作职责与岗位任职要求1第二章 档案工作基本流程4普通资料销毁工作流程8第三章 各类别档案整理具体工作流程10第一章 工作职责与岗位任职要求一、监察室部门职责1、监督公司反腐倡廉措施及规章制度的贯彻落实。2、负责投诉、举报的受理、上报及协查工作。3、负责参与招投标开标工作。4、负责对外经营活动中的价格监督工作。5、负责档案事务管理工作。6、负责印章事务管理工作。二、监察室档案管理工作职责1、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。2、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，根据公司实际经营管理现状，制定集团系统文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制

2、度。3、确定集团系统全宗编号原则，并制定档案分类体系标准。4、建立档案管理规范化标准，加强档案工作规范化建设。5、统筹负责集团系统档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。6、发挥集团总部管理监督职能，定期对下属单位档案工作进行检查，督促各单位严格执行档案管理制度。7、推行集团系统档案管理系统信息化建设，促进档案工作更加标准化和规范化。三、档案员岗位职责（一）集团综合档案室档案员工作职责1、负责集团综合档案室的建立、管理与维护。2、负责集团本部档案和地区公司、下属公司相关档案的收集、归档及整理编目工作。3、负责集团本部档案的日常借阅利用。4、负责集团本部档案鉴定与销毁工作。5、负责按要求

3、将档案录入、扫描、挂接进档案管理系统。6、负责档案保密及使用安全的宣传教育、监督检查及考核。7、负责对集团本部设计、招标、工程、预决算、营销等专业部门资料管理进行检查、指导与考核。（二）下属公司档案印章员工作职责1、负责下属公司档案室的建立、管理与维护。2、负责下属公司档案的收集、归档及整理编目工作。3、负责下属公司档案的日常借阅利用。4、负责下属公司档案鉴定与销毁工作。5、负责按要求将档案录入、扫描、挂接进档案管理系统。6、负责档案保密及使用安全的宣传教育、监督检查及考核。7、负责对下属公司设计、招标、工程、预决算、营销等专业部门资料管理进行检查、指导与考核。8、负责下属公司印章管理工作。（

4、三）地区公司监察室专职档案员工作职责1、负责地区公司本部档案室的建立、管理与维护。2、负责地区公司本部档案的收集、归档及整理编目工作。3、负责地区公司本部档案的日常借阅利用。4、负责地区公司本部档案鉴定与销毁工作。5、负责按要求将档案录入、扫描、挂接进档案管理系统。6、负责档案保密及使用安全的宣传教育、监督检查及考核。7、负责对地区公司设计、招标、工程、预决算、营销等专业部门资料管理进行检查、指导与考核。（四）地区公司监察室三线项目档案印章员工作职责1、负责地区公司三线项目档案室的建立、管理与维护。2、负责地区公司三线项目档案的收集、归档及整理编目工作。3、负责地区公司三线项目档案的日常借阅利

5、用。4、负责地区公司三线项目档案鉴定与销毁工作。5、负责按要求将档案录入、扫描、挂接进档案管理系统。6、负责档案保密及使用安全的宣传教育、监督检查及考核。7、负责对地区公司三线项目相关专业部门资料管理进行检查、指导与考核。8、负责地区公司三线项目印章管理工作。四、档案系统管理员岗位职责1、负责制定与完善档案系统管理制度。2、负责集团档案系统的日常管理、维护和升级。3、负责对集团监察室的档案系统使用人员进行培训指导、监督检查与考核。4、负责与集团监察室之外的系统使用人员进行业务沟通、反馈和改进工作。五、档案工作人员任职要求1、大学相关专业本科毕业，具备2年以上档案或行政类工作经验，或者具有相关专

6、业技术职称，即具备一定的档案工作专业能力。2、出示公安机关出具的个人及家庭成员均无违法犯罪等不良记录证明。3、经向当事人历次就职单位调查，当事人能做到忠于公司、诚实守信，并具有良好的敬业精神。4、为人正直热情，踏实沉稳细心，说话做事思维清晰，安全保密意识强，喜欢档案管理工作。5、熟悉电脑操作，会使用各种办公软件，计算机水平能够适应操作档案管理系统的要求。 6、入职后须接受岗前培训，熟悉制度并掌握档案工作具体业务要求、考试合格后方可转正上岗。第二章 档案工作基本流程一、档案归档移交工作流程不相符工程、设计、其他等需批量移交文件归档流程移交人将需要归档的文件收集齐全，按归档要求整理组卷装盒不相符移

7、交人完整填写档案移交书并附案卷目录和卷内目录（含电子版）,向档案管理部门申请预验收预验收合格重新按规范整理正式办理移交手续，移交人与档案管理部门接收人共同清点，确保准确无误并签字确认重新核对，调整补充后办理移交相符移交部门与档案管理部门负责人签署意见档案管理部门办理入库保存 重要证照、文件归档移交流程日常及时归档文件，由移交人取得相关证照、文件、合同后在归档登记表及对应台账中登记办理移交手续，移交人与档案管理部门接收人共同清点，确保准确无误并签字确认档案管理部门办理入库保存 二、档案整理工作流程装订：确定接收到的文件是否装订，直接装盒的文件以“件”为单位按顺序装订，工程档案按“卷”用城建档案专

8、用封皮装订。卷内文件排列：案卷内所有卷内文件按形成时间/重要程度有序排列，确定每一份文件在卷内的位置，即件号/顺序号。案卷排列：在对应的分类号下，将接收到的文件按顺序排列，确定案卷号分类：对照全宗分类制度，区分接收到的文件属于哪个类别：一级二级三级四级类目，确定分类号录入系统：对照档案录入挂载规定，将文件录入档案管理系统，需挂接原文的扫描挂接，并打印目录加盖档号章：将卷内文件级档号加盖到每一份文件上，以“卷”为单位装订的将案卷级档号加盖至案卷封皮上装盒：将文件按件号/顺序号有序装盒，并打印标签贴至盒背脊处入柜排放：参照分类规则将实体档案有序排列三、档案利用工作流程四、档案鉴定销毁工作流程普通资

9、料销毁工作流程按规范整理后继续保存不同意不同意不同意档案管理部门组织办理销毁，并将销毁报告和回执办理入库存档档案管理部门负责人签署意见上报经办部门主管领导审批填写销毁报告并报部门负责人审核部门专（兼）职档案员将需要销毁的文件收集齐全，列出清单目录部门专（兼）职资料员将需销毁资料打包封存后将连同销毁报告移交档案管理部门档案管理部门同意同意同意档案销毁工作流程档案室管理员根据档案保管期限，将需要销毁的档案收集齐全，填写档案鉴定申请表，附卷内目录出具鉴定销毁报告按审批权限上报公司分管领导审批档案管理部门组织办理销毁，将销毁报告与回执办理入库存档按规范整理后继续保存不同意档案管理部门负责人初步审定后，

10、会同文件相关部门共同复鉴同意不同意同意第三章 各类别档案整理具体工作流程第一节 基本概念简述一、基本概念1、全宗号1.1所谓全宗，就是一个独立公司或单位在公司经营活动中形成的档案有机整体。档案全宗编号所指的公司是具有独立的企业领导班子，独立人事管理及薪酬体系，独立的财务核算等，是集团公司已正式发文设置的企业组织机构。比如，一个地区公司形成的全部档案就构成一个全宗。1.2不同公司的档案以全宗号区分开来。2、分类号2.1分类号是以字母、数字形式标识档案内容、载体、特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。2.2每个分类号下的案卷，均从“1”开始编号。3、项目号3.1项目即取得一地块土地使

11、用权后进行开发建设的一个工程项目。3.2所有涉及工程开发建设的档案均以项目为前提区分开来，以保证项目档案的成套性。项目号是项目档案分类号的重要组成部分。4、案卷号4.1案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位，一般以一个档案盒为一个案卷，特殊情况可一卷装多盒或一盒装多卷。其中工程档案中用城建档案封皮装订了的档案，一本为一卷，一盒最多可装四卷；光盘册、照片册一册为一卷。4.2案卷号:即案卷排列的顺序号。除企业证照外的文书档案，案卷号均以年度、分类号分开编号，同一年度，有几个分类号，就有几个从1开始的案卷顺序号；项目档案编号上不用体现年度，有几个分类号，就有几个从1开始的案卷顺序号。5件号

12、：件号即卷内文件的顺序号，反映文件在该卷内的位置，每一案卷卷内文件件号均从1开始编。6.档号：档号是以字符形式赋予每一卷、每一件文件一个代码，具有唯一性，分案卷级档号和卷内文件级档号，档号=全宗号+（年度）+分类号+卷号+（件号）。二、易混淆概念界定1、文书档案与项目档案的分类原则1.1文书档案的档号中包含年度项，项目档案的档号中不包含年度项。1.2本手册相关制度、规定中的项目档案是指广义的工程档案，即在日常工作中形成的与工程建设有紧密联系的各类文件。2、行政经营类合同与项目合同的分类2.1合同分类不必完全按照合同编号分，涉及行政营销活动的合同须纳入文书档案中即可。2.2所有项目合同均为与项目

13、工程施工（包括施工用材料采购）有紧密联系的合同。第二节 各类别档案归档整理具体流程一、 公司证照1、移交：证照经办人（总裁办/行政人事部）办理完毕1个工作日内移交至监察室档案员。2、接收：与移交人共同清点，填写归档登记表，表上各项内容登记完整无误。3、分类：区分接收到的证属于哪一个公司,将一个公司的所有证件、章程、决议等资料集中到一起，各公司证照分别装盒归档。4、案卷排列编号：公司证照类卷号即盒号，不同公司证照分开装盒编号，按办理/接收时间排序，一盒装满，再装下一盒，所有公司证照从“1”开始编流水盒号。5、卷内文件排列编号：证照正副本连续编号不宜分开；章程、决议等文件一份为一件，如有多份原件留

14、存，件号只需编一份。按盒编制卷内顺序号，即件号，用可涂改的铅笔将件号编于证照背面。6、编号举例：公司A 001卷0001，0002，0003件公司B 002卷0001，0002，0003件7、录入系统、挂接原文：录入文件综合文件材料企业证照，对照实体，分别录入案卷级、卷内文件级两级条目，将文件逐份扫描，分别挂接至卷内文件级对应条目上。8、打印目录：待录入系统后，通过打印报表功能打印，一般在一盒装满后，打印出卷内文件目录置于盒内，方便查找时对应，案卷目录可不定期打印装订成册后供检索使用。9、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。10、入柜排放：柜内排放与分类保持一致，从左到右，从上到下，所有证

15、照按公司摆放在一起。二、发文、公函、行政营销类合同1、移交：发文、公函均由文控部门（总裁办/行政人事部）在用印完毕，文件发出后立即移交档案员；合同由合同管理部或印章管理员在用印完毕后移交档案员；商品房买卖合同由营销部在房产证办理完毕后1个月内移交档案员。2、接收：与移交人共同清点，核对签署、用印完整情况，办理签字确认手续。3、分类：发文、公函、合同均按文件编号分类。4、案卷排列编号：发文、合同等仅按件装订的文件，卷号即盒号，不同部门发文分类号不同，分开装盒；按办理/接收时间排序，一盒装满，再装下一盒；一个分类号下，编一个流水盒号。5、卷内文件排列编号：单份文件为一件；正本与定稿作为一件，正本在

16、前，定稿在后；正件与附件作为一件，正件在前，附件在后；原件与复制件作为一件，原件在前，复制件在后；发文稿纸与被处理文本合为一件，发文稿纸在前，被处理文本在后；按盒编制卷内顺序号，即件号。6、编号举例：人力资源中心 A1.2.2001卷2010年1-50号人字文，件号为0001-0050人力资源中心 A1.2.2002卷2010年51-100号人字文，件号为0001-0050监察室A1.2.3001卷2010年1-50监字文，件号为0001-00507、录入系统、挂接原文：录入档案文书档案（传统），对照实体，分别录入案卷级、卷内文件级两级条目。8、加盖档号章：将档号章加盖至文件首页顶端右上角空白

17、处。9、打印目录：待录入系统后，通过打印报表功能打印，一般在一盒装满后，打印出卷内文件目录置于盒内，方便查找时对应，案卷目录可不定期打印装订成册后供检索使用。10、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。11、入柜排放：从左到右，从上到下，参照分类规则入柜排放。三、其他管理文件1、移交：公司经营管理活动中形成的重要请示、批复、年度/半年度总结性文件由经办人员在办理完毕后移交；行政营销类采购档案资料，可参照招投标档案管理办法，于合同签订后20个工作日内将询价、比价、定标资料移交档案员；各类原始记录批示登记本、台帐可视情况于年中/年底移交档案员。2、接收：与移交人共同清点，填写档案移交书，办理签字

18、确认手续。3、分类：对照分类表分类。4、案卷排列编号：卷号即盒号，不同类型文件分开装盒，同一类型文件按办理/接收时间排序，一盒装满，再装下一盒；一个分类号下，编一个流水盒号。5、卷内文件排列编号：各类请示、报告、总结一份为一件；行政采购类文件内，请示报告、报价单等分别为单件；装订成册的台帐，一册为一件；按盒编制卷内顺序号，即件号。6、编号举例：行政采购类资料 A1.4.2001卷2010年办公设备、酒类等采购请示、报价、竞价等文件共20份，件号为0001-0020行政采购类资料 A1.4.2002卷2010年清洁用品、绿化等采购请示、报价、竞价等文件共20份，件号为0001-0020用印台帐、

19、档案工作等台帐A1.4.3001卷2010年档案印章工作等台帐共十册，件号为0001-00107、录入系统、挂接原文：录入档案文书档案（传统），对照实体，分别录入案卷级、卷内文件级两级条目。8、加盖档号章：将档号章加盖至文件首页顶端右上角空白处。9、打印目录：待录入系统后，通过打印报表功能打印，一般在一盒装满后，打印出卷内文件目录置于盒内，方便查找时对应，案卷目录可不定期打印装订成册后供检索使用。10、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。11、入柜排放：从左到右，从上到下，参照分类规则入柜排放。四、营销品牌文件1、移交：品牌部/营销部经办人对营销品牌类资料进行收集，资料产生后，三个工作日内

20、移交至档案员。2、接收：与移交人共同清点，办理签字确认手续。3、分类：对照分类表分类。4、案卷排列编号：卷号即盒号，不同类型文件分开装盒，同一类型文件按办理/接收时间排序，一盒装满，再装下一盒；一个分类号下，编一个流水盒号。5、卷内文件排列编号：审批文件一份为一件；报纸一份为一件；杂志、画册、书籍一本/册为一件；楼书等一张/册为一件，如存多份，编一个件号即可；按盒编制卷内顺序号，即件号。6、编号举例：恒大绿洲一期销售物料 A3.2.1001卷销售物料共10份，件号为0001-0010恒大绿洲一期销售物料A3.2.1002卷销售物料等共10份，件号为0001-0010恒大华府一期销售物料 A3.

21、2.2001卷销售物料等共15份，件号为0001-00157、录入系统、挂接原文：录入档案文书档案（传统），对照实体，分别录入案卷级、卷内文件级两级条目。8、加盖档号章：将档号章加盖至文件首页顶端右上角空白处。9、打印目录：待录入系统后，通过打印报表功能打印，一般在一盒装满后，打印出卷内文件目录置于盒内，方便查找时对应，案卷目录可不定期打印装订成册后供检索使用。10、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。11、入柜排放：从左到右，从上到下，参照分类规则入柜排放。五、监察管理、法律诉讼文件1、移交：监察室/法律事务中心/合同管理部相关人员于调查完毕/结案后5个工作日内移交档案员。2、接收：与移

22、交人共同清点，填写档案移交书，办理签字确认手续。3、分类：对照分类表分类。4、案卷排列编号：卷号即盒号，不同类型文件分开装盒，同一类型文件按办理/接收时间排序，一盒装满，再装下一盒；一个分类号下，编一个流水盒号；跨年度案件材料，整体组卷装盒放入结案年度归档即可。5、卷内文件排列编号：各类请示、报告、判决书、律师函等均一份为一件；按盒编制卷内顺序号，即件号。6、编号举例：XX项目XX工程XX民事纠纷案一A5.1.1（共2卷）001卷案件材料、报告等共10份，件号为0001-0010XX项目XX工程XX民事纠纷案一A5.1.1共2卷）002卷案件判决书、诉状等共10份，件号为0001-0010XX

23、项目XX工程XX民事纠纷案二A5.1.1001卷案件材料、判决书、诉状等共10份，件号为0001-00107、录入系统、挂接原文：录入档案文书档案（传统），对照实体，分别录入案卷级、卷内文件级两级条目。8、加盖档号章：将档号章加盖至文件首页顶端右上角空白处。9、打印目录：待录入系统后，通过打印报表功能打印，一般在一盒装满后，打印出卷内文件目录置于盒内，方便查找时对应，案卷目录可不定期打印装订成册后供检索使用。10、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。11、入柜排放：从左到右，从上到下，参照分类规则入柜排放。六、项目用地报建类文件（含证）1、移交：开发部经办人取得后1个工作日内移交档案员2、

24、接收：与移交人共同清点，填写归档登记表，办理签字确认手续。3、分类：对照分类表分类。4、案卷排列编号：卷号即盒号，不同类型文件分开装盒，同一类型文件按办理/接收时间排序，一盒装满，再装下一盒；一个分类号下，编一个流水盒号。5、卷内文件排列编号：各类批复、证照均一份为一件；一盒编一个流水顺序号，即件号，用可涂改的铅笔将件号编于文件左上角；证照、批复文件发生变更，新办理回来的资料重新编号归档，原位置留存复印件。6、编号举例：XX公司第一个项目一期报建类资料B1.2.2001卷修建性详细规划批复、送审建筑设计方案复函等共10份，件号为0001-0010XX公司第一个项目一期报建类资料B1.2.200

25、2卷环境影响报告书等共10份，件号为0001-0010XX公司第二个项目一期报建类资料B2.2.2001卷修建性详细规划批复、送审建筑设计方案复函等共10份，件号为0001-00107、录入系统、挂接原文：录入档案项目档案，对照实体，分别录入案卷级、卷内文件级两级条目，并按扫描挂接范围挂接原文。8、打印目录：待录入系统后，通过打印报表功能打印，一般在一盒装满后，打印出卷内文件目录置于盒内，方便查找时对应，案卷目录可不定期打印装订成册后供检索使用。9、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。10、入柜排放：柜内排放与分类保持一致，从左到右，从上到下，按项目类别排放。七、项目招投标文件1、移交：定

26、标资料由监察室档案员于合同盖章后2个工作日起通知经办工程师准备全套归档资料，经办人于收到通知之日起20个工作日内按流程与档案员共同完成档案移交工作；征召投标单位的资料，由经办人于资格审查合格单位审批后5个工作日起准备好全套归档资料并通知档案员，并于落实通知之日起20个工作日内完成移交；不随具体项目归档或多个项目共用，且有地区公司领导或集团董事局领导批示的招投标类资料，即单项文件，由招标管理员与档案员约定时间，每半年移交一次。2、接收：与移交人共同清点，对照 资料移交清单，办理签字确认手续，档案员负责于每月最后一个工作日前，根据当月档案接收的实际情况填写地区公司招投标档案移交书，经双方领导签字确

27、认后留存以备查。3、分类：对照分类表分类，定标资料按项目分类，其中未中标单位投标文件不分项目，另编流水号保存二年即可申请销毁；征召单位资料以及单项文件不分项目分别编流水号归档即可。4、案卷排列编号：按招标工程立卷，一个招标工程立一卷，同一招标工程资料多则立多卷。一个分类号下，编一个流水卷号。5、卷内文件排列编号：各类请示报告、审批表、投标文件均一份为一件；投标文件正本、副本各做单件处理。按盒编制卷内顺序号，即件号，用可涂改的铅笔将件号编于文件左上角。6、编号举例：XX公司1-5号楼装修工程定标资料B1.4.1001卷定标审批表、合同审批表、呈批报告等共10份，件号为0001-0010XX公司1

28、-5号楼装修工程定标资料B1.4.1002卷投标文件等共6份，件号为0001-0006XX公司6-10号楼装修工程定标资料B1.4.2001卷定标审批表、投标文件等共10份，件号为0001-00107、录入系统、挂接原文：录入档案项目档案，对照实体，分别录入案卷级、卷内文件级两级条目。8、打印目录：待录入系统后，通过打印报表功能打印，一般在一盒装满后，打印出卷内文件目录置于盒内，方便查找时对应，案卷目录可不定期打印装订成册后供检索使用。9、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。10、入柜排放：柜内排放与分类保持一致，从左到右，从上到下，按项目类别排放。11、鉴定销毁：未中标单位投标文件保存两

29、年后，由档案员填写档案鉴定销毁申请单，经审批同意办理销毁。详细指引见附录5招投标档案管理制度八、项目合同1、移交：合同由合同管理部或印章管理员在用印完毕后移交档案员。本类合同指与项目工程建设有关的各类监理、施工、材料设备购销合同。2、接收：与移交人共同清点，核对签署、用印完整情况，办理签字确认手续。3、分类：合同均按合同编号分类。4、案卷排列编号：合同等仅按件装订的文件，卷号即盒号，工字、购字、设字类合同等分类号不同，分开装盒；按办理/接收时间排序，一盒装满，再装下一盒；一个分类号下，编一个流水盒号。5、卷内文件排列编号：单份文件为一件；合同审批表与合同为一件；正件与附件作为一件，正件在前，附

30、件在后；原件与复制件作为一件，原件在前，复制件在后；按盒编制卷内顺序号，即件号。6、编号举例：工字类合同 B1.6.1001卷XX项目1-50号工字合同，件号为0001-0050工字类合同 B1.6.1002卷XX项目51-100号工字合同，件号为0001-0050设字类合同B1.6.2001卷XX项目1-50号设字合同，件号为0001-00507、录入系统：录入档案项目档案，对照实体，分别录入案卷级、卷内文件级两级条目。8、加盖档号章：将档号章加盖至文件首页顶端右上角空白处。9、打印目录：待录入系统后，通过打印报表功能打印，一般在一盒装满后，打印出卷内文件目录置于盒内，方便查找时对应，案卷目

31、录可不定期打印装订成册后供检索使用。10、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。11、入柜排放：柜内排放与分类保持一致，从左到右，从上到下，按项目类别排放。九、项目工程资料1、移交：由工程部资料员填写工程技术资料移交预验收申请表，送工程部负责人、工程技术部负责人、监察室审核（工程竣工后30个工作日内完成移交）。2、接收：工程部资料员填写档案移交书及相关清单，与档案员清点签字，办理移交手续。3、分类：按项目工程期次分类。4、编号：同一期次，同一单位工程的所有案卷，按监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件排列编号。5、编号举例：XX项目1-10栋工程资料B1.3.1001卷桩基础工程验收记录，

32、件号为0001-0050XX项目1-10栋工程资料B1.3.1002卷桩基础工程施工记录，件号为0001-0050XX项目11-25栋工程资料B1.3.2001卷桩基础工程验收记录，件号为0001-00506、录入系统：将案卷目录整理后导入系统档案模块。7、加盖档号章：将案卷级档号加盖于案卷封皮档号填写位置。8、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。9、入柜排放：柜内排放与分类保持一致，从左到右，从上到下，按项目类别排放。详细指引见附录6工程技术资料移交整理规范及流程十、项目预决算资料1、移交：由预决算部资料员于结算完成后3个工作日内将结算书、结算审核资料按项目-单位工程分类、整理移交。2、

33、接收：预决算部资料员填写档案移交书及相关清单，与档案员清点签字，办理移交手续。3、分类：按项目单位工程分类。4、编号：同一期次，同一工程的所有结算资料，按结算书、结算资料依次排列，结算资料按原结算资料目录顺序排列即可。5、编号举例：XX项目1-10栋主体工程结算资料B1.5.1001卷结算书及其他，件号为0001-0005XX项目1-10栋主体工程结算资料B1.5.1002卷结算资料、图纸等，件号为0001-0020XX项目11-25栋主体工程结算资料B1.5.2001卷结算书及其他，件号为0001-00056、录入系统：将案卷目录整理后导入系统档案模块。7、加盖档号章：将案卷级档号加盖于案卷

34、封皮档号填写位置。8、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。9、入柜排放：柜内排放与分类保持一致，从左到右，从上到下，按项目类别排放。十一、项目设计文件1、移交：由总工室资料员于项目竣工后分类整理移交档案员。2、接收：总工室资料员填写档案移交书及相关清单，与档案员清点签字，办理移交手续。3、分类：同工程资料，按项目单位工程分类。4、编号：同一期次，同一单位工程的所有案卷，分函件和图纸，图纸按方案图、施工图等顺序排列。5、编号举例：XX项目1-10栋设计文件B1.7.1001卷往来函件、报告等，件号为0001-0030XX项目1-10栋设计文件B1.7.1002卷往来函件、报告等，件号为000

35、1-0030XX项目1-10栋设计图纸B1.7.2001卷方案图，件号为0001-00306、录入系统：将案卷目录整理后导入系统档案模块。7、加盖档号章：将案卷级档号加盖于案卷封皮档号填写位置。8、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。9、入柜排放：柜内排放与分类保持一致，从左到右，从上到下，按项目类别排放。详细指引见附录7设计图纸类档案管理细则十二、项目采购资料1、移交：由采购经办人于采购完成后将资料整理理移交档案员。2、接收：与移交人共同清点，对照 资料移交清单，办理签字确认手续。3、分类：按项目单位工程分类。4、编号：同一期次，同一单位工程的所有案卷，按时间先后顺序排列装盒编号。5、编

36、号举例：XX项目1-10栋工程采购资料B1.8.1001卷采购竞价表等，件号为0001-0050XX项目1-10栋工程采购资料B1.8.1002卷采购竞价表等，件号为0001-0050XX项目11-25栋工程采购资料B1.8.2001卷采购竞价表等，件号为0001-00506、录入系统：录入档案项目档案，对照实体，分别录入案卷级、卷内文件级两级条目。7、加盖档号章：将档号加盖于每份文件首页右上角空白处。8、制贴背脊标签：按后附标签格式制作并粘贴。9、入柜排放：柜内排放与分类保持一致，从左到右，从上到下，按项目类别排放。十三、声像档案1、移交：营销品牌中心媒体专员将公司经营管理、活动等产生的光盘

37、、Betacom带、照片等声像档案进行收集整理。2、接收：与移交人共同清点，对照 资料移交清单，办理签字确认手续。3、分类：声像档案按不同种类、载体、题材、时间进行组卷。4、编号：不同载体，不同题材内容分别立卷，卷内按时间先后顺序排列装册编号。5、编号举例：第一个十年照片E1.1001卷XX项目一期开盘照片，件号为0001-0020第一个十年照片E1.1002卷XX项目二期开盘照片，件号为0001-0020第一个十年光盘E5.1001卷企业文化活动类光盘，件号为0001-00206、录入系统、挂接原文：录入档案声像档案，对照实体，分别录入案卷级、卷内文件级两级条目。7、制贴标签：按后附标签格式

38、制作并粘贴。8、入柜排放：按载体类型分别存放，光盘存放于光盘册内，照片存放于照片册内，底片册、录音、录像带、摄像带应立放，如条件允许，可将录音、录像带、摄像带存放于防磁柜内。十四、实物档案1、移交：经办人将取得的奖牌、奖杯、奖旗、证书等实物档案统一收集并进行拍照后移交。2、接收：与移交人共同清点，对照 资料移交清单，办理签字确认手续。3、分类：实物档案按锦旗、奖牌、奖杯、题词、其他类别分类。4、编号：同一目录号下，同一类档案按接收时间大流水号排序编号。5、编号举例：第1个十年锦旗F1.1件号为0001第1个十年锦旗F2.1件号为0001第1个十年奖杯F3.1件号为00016、录入系统、挂接原文

39、：录入档案实物档案，对照实体，录入目录，并将数码照片挂接至对应条目上。7、制贴标签：按后附标签格式制作并粘贴。8、入柜排放：一般奖牌、奖杯等建议放置陈列柜中保管，按实物档案类型年度排列，如条件不允许，也应放入档案室内妥善、整齐保管；锦旗可悬挂于墙上，也可以卷放或折叠保管；证书、题词簿等平放入柜内即可。第三节 档案标签规范版式、档案工作规范用表序号类别名 称备注BQ-1标签档案柜（架）标签BQ-2文书档案盒脊背标签BQ-3项目档案盒脊背标签BQ-4声像、实物档案标签BG-1表格档案归档登记表BG-2档案移交书BG-3案卷目录（移交）BG-4卷内目录BG-5档案借阅申请表BG-6档案借还登记表BG-7档案对外上缴登记表BG-8档案鉴定申请表BG-9案卷目录（鉴定与销毁）BG-10卷内目录（鉴定与销毁）BG-11档案室、印章室每日检查记录表标签、表格见附件文档来源网络，版权归原作者。如有侵权，请告知，我看到会立刻处理。28