内部控制手册-14.6_危化品采购.doc

1、14.6危化品采购1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关危化品采购流程的相关要求，旨在加强危险化学品采购、储存的安全管理,明确安全生产中的安全责任，加强安全生产责任感，强化员工自我保护意识，遏制危险化学品造成的安全事故。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度采购程序请采购审批层次化学品仓库作业指导书仓库管理程序地方供应商资源管理程序。1.4 职责分工使用部门：提出危化品的申请需求，制定采购计划。 环安部：对危化品申请需求审批，办理先关危化品购买凭证等证

2、件。 采购部：执行采购计划，签订采购合同等。 相关审批人员：负责采购计划审批，采购合同审批，付款申请审批等。财务部：支付货款，入账等。物流部：收货、验货、入库等。1.5 流程图131.6 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.6-CT1确保购买的危化品符合安全标准经营效率目标214.6-CT2确保采购危化品满足生产需求经营效率目标314.6-CT3确保制定合理采购职责经营效率目标414.6-CT4杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为经营效率目标514.6-CT5确保采购价格合理经营效率目标614.6-CT6确保采购经过适当授权审批经营效率目标714.6-CT7确保采购过程

3、符合国家相关法规合法合规目标814.6-CT8确保及时取得发票经营效率目标914.6-CT9确保货款支付得到适当审批资产保全目标1014.6-CT10确保合同条款严格履行经营效率目标1114.6-CT11确保接收数量符合订单经营效率目标1214.6-CT12确保采购过程账务处理正确财务信息真实性目标1314.6-CT13确保采购资料及时归档经营效率目标1414.6-CT14确保危化品保存妥善资产保全目标1.7 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分

4、摊；5表达和披露1234514.6-R1采购部未验证生产商或代理商的合法性，导致产品质量得不到保障，也存在重大安全隐患。14.6-CT114.6-CA1采购中心必须确保化学品供应商是生产国批准的合法生产商或代理商预防型采购程序供应商合法性调查14.6-R2未验证供应商的经营资质和生产许可证，导致采购到不合格产品，影响集团运营效率14.6-CT114.6-CA2必须验证化学危险品供应商的经营资质和生产许可证预防型地方供应商资源管理程序经营资质和生产许可证14.6-R3采购流程职责划分不明确，导致舞弊风险，造成设备质次价高14.6-CT314.6-CA3采购计划的制定与审批、审批与执行、执行与验收

5、均不能由同一人负责，应做到不相容职位分离，采购各环节责任人相互牵制申请/审批/验收/执行预防型采购程序采购流程职责合理划分原材料14.6-R4采购人员长期固定，导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给集团造成经济损失14.6-CT414.6-CA4采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行为，并在存在利益冲突时向集团及时报告预防型采购程序诚信承诺书原材料14.6-CT414.6-CA5要求金额超过10万或高危险危化品的主要供应商签订廉政协议（或类似的承诺文件），在协议里明确禁止供应商给予集

6、团所有相关人员现金或实物回扣、变相好处等预防型采购程序廉政协议原材料14.6-R5未对危化品近期价格变动进行分析，预计价格走势，导致预期价格制定不合理，增加采购成本14.6-CT514.6-CA6危化品采购计划制定前进行充分的市场价格调查，合理预测价格趋势，形成危化品市场调查报告，提交相关管理部门审核，以便确定合理采购时机，保证供应，降低采购成本预防型采购程序价格分析报告14.6-R6危化品采购计划制定不合理，导致危化品采购数量超过实际需求量，造成集团资源浪费14.6-CT214.6-CA7危化品使用部门按时提交危化品采购计划，结合本单位库存情况制定采购计划，并按规定提交部门领导审批申请/审批

7、预防型采购程序采购计划14.6-R7危化品采购计划调整不及时，导致生产计划无法确定，影响生产正常运行14.6-CT214.6-CA8危化品采购人员应根据实际生产需要和生产计划制定采购计划，如果生产计划发生变动或调整，所制定的危化品采购计划应随之进行变动调整，并按规定上报批准申请/审批预防型采购程序调整后的采购计划14.6-R8危化品采购计划未经审核，导致越权采购，造成舞弊风险14.6-CT614.6-CA9采购中心负责人负责本单位的危化品采购计划的审批工作申请/审批预防型采购程序采购计划原材料14.6-CT614.6-CA10采购中心对超出本部门审批权限的危化品采购计划应提出处理意见，报集团分

8、管经理审批申请/审批预防型请采购审批层次采购计划原材料14.6-R9危化品采购前未到国家有关部门进行审批登记，导致非法/违规购买危化品，造成法律风险14.6-CT714.6-CA11危化品采购前，应按照国家规定，到公安机关进行审批登记并在环安部备案预防型采购程序环安部备案资料14.6-R10危化品采购之前未执行询价比价或询价比价不充分，导致危化品采购价格过高，增加采购成本14.6-CT514.6-CA12应根据经审批的采购计划，按照采购询价管理制度相关规定组织询价活动，拟定编制询价文件询价单，经审查批准后实施询价；询价供应商原则上不少于三家，并且被询价供应商之间没有关联关系预防型采购程序询价比

9、价单14.6-R11未经授权签订采购合同，导致舞弊风险，造成集团经济损失14.6-CT614.6-CA13对经过审批的采购申请，应按照规定授权层级，由相应负责人签订采购合同编制/审批预防型采购程序 ；请采购审批层次采购合同原材料14.6-R12采购合同条款存在风险漏洞，导致所购物资质次价高，造成集团经济损失14.6-CT714.6-CA14采购人员应与供应商就危化品采购的规格、数量、价格、质量、供货周期、质量保证、付款时间及方式、违约责任等与供应商仔细协商，并就针对各合同条款与相关部门及领导进行会审，达成一致意见后，按规定的权限及时签订采购合同，按规定程序进行报批编制/审批预防型请采购审批层次

10、合同会签单原材料14.6-R13未及时取得供应商开具的增值税发票，不能及时抵扣税款，造成集团税务风险14.6-CT814.6-CA15对正常履行的采购合同，采购人员应及时向供应商催收相应增值税发票，并提交财务部门保管作相应财务部处理预防型采购程序 增值税发票14.6-R14货款支付审批手续不规范，导致资金管理混乱，造成集团资金损失14.6-CT914.6-CA16明确付款审核人的责任和权力，完善付款审批程序，按规定程序对采购人员提交的付款申请单进行审批申请/审批预防型请采购审批层次支付申请单银行存款、应付账款14.6-R15集团支付货款后，供应商未按合同及时交货，导致集团无法进行正常生产，造成

11、集团经济损失14.6-CT1014.6-CA17对已签订的采购合同，采购人员应与供应商保持必要的联系，关注供应商对合同的履行情况，发现或预测到采购合同可能不能正常履行时，应及时采取措施，尽量减少由于该合同不能履行而造成的经济损失预防型采购程序 14.6-R16危化品采购数量验收不严格，导致实际到货数量与采购数量不一致，无法满足生产需要14.6-CT1114.6-CA18由质检人员及仓库管理人员根据采购订单或合同对到货数量进行核对，核对无误后方可入库经办/核对预防型采购程序；化学品仓库作业指导书 收货单原材料14.6-R17危化品质量检验过程不严格，导致危化品的质量不符合生产需要，造成产品质量问

12、题14.6-CT214.6-CA191）采购物资到货后，应由质检人员及仓库管理人员一同验收，验收无误出具验收单；2）验收过程中发现的异常情况，负责验收的人员立即向相关部门和公安机关报告，部门及公安机关查明原因并及时处理采购/验收预防型采购程序；化学品仓库作业指导书验收单14.6-R18危化品入库验收相关人员不到位，导致舞弊风险，造成集团经济损失14.6-CT214.6-CA20对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容的验收，应由采购人员，质检人员及仓库管理人员一同参与，验收无误出具验收单。验收过程中发现的异常情况，负责验收的人员立即向相关部门和公安机关报告，部门及公安机关查明原因并及时处理

13、采购/验收预防型采购程序验收单原材料14.6-R19危化品入库时未及时入账并开具入库单，造成账实不符14.6-CT1214.6-CA21到货经验收无误后，仓库管理人员出具入库单，并及时报告公安机关，同时登记危化品库存台账采购/验收/记账预防型仓库管理程序 记账凭证原材料14.6-R20危化品验收完毕后无相关验收报告，导致危化品质检结果失真，影响集团产品质量14.6-CT214.6-CA22完成验收后，相应验收人员及送货人员均要在验收单上签字确认签字方才有效预防型仓库管理程序验收单原材料14.6-R21危化品入库后财务未及时入账，导致财务账记录不完整，账实不符14.6-CT1214.6-CA23危化品入库后，财务部门人员应根据入库单及采购合同及供应商开具的发票入账采购/验收/记账预防型采购程序 记账凭证原材料14.6-R22危化品采购相关资料归档不及时，导致危化品采购管理混乱，发生问责事故无法查找相关资料14.6-CT1314.6-CA24物资管理部门应保管与危化品采购有关的请购资料及采购合同等文件资料并于年底进行分类汇总，编写归档资料清单，转交档案室归档预防型采购程序归档资料清单