内部控制手册-14.2_招投标管理.doc

1、14. 2 招投标管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关供应商招投标的开标，招标，结标等管理要求，旨在规范公司招标管理工作，维护招标单位的权益，控制项目成本，保证项目质量。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度招投标管理程序。1.4 职责分工董事会/总经理办公室：确定是否需要进行投标。 采购部：招标的前期准备、确定采用招标的形式、召集投标人、对投标人资信进行调研、确定招标的时间、地点等相关事宜。 总经理：招标文件审核。 评标委员会：负责开标，评标，

2、并向中标单位发出中标通知。1.5 流程图101.6 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.2-CT1确保界定招投标管理范围经营效率目标214.2-CT2确保招投标管理符合国家相关法律规定合法合规目标314.2-CT3确保招标文件编制科学合理经营效率目标414.2-CT4确保中标人按照中标书要求提供相应服务经营效率目标514.2-CT5确保招标文件能有效传递经营效率目标614.2-CT6确保评标过程公正合理经营效率目标1.7 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真

3、实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234514.2-R1公司招投标的范围不明确，影响公司采购成本和采购质量14.2-CT114.2-CA1招投标文件必须明确规定招标范围，内容和其他具体要求，满足招投标合同管理的规定预防型招投标管理程序招标文件14.2-R2外部监管要求必须进行招投标的没有进行招投标，存在法律风险14.2-CT214.2-CA2对外部监管要求必须进行招投标的项目，必须进行招投标，满足法规要求预防型招投标管理程序14.2-R3编制招标文件的过程中未对自身需求进行调研、分析和明确，导致招标文件中的要求与实际需求不符，影响公司的采购质量14.2-CT314.2-

4、CA3招标文件中的需求，必须根据各部门提交的实际需求来制定，招标文件需经过相关部门审核编制/审核预防型招投标管理程序招标文件14.2-R4招标文件表述不清，影响投标人的响应，导致招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量14.2-CT314.2-CA4招标文件要表述清晰，如有表述不清的，投标人必须在规定时间内以书面形式提出，招标人在接到书面质疑后以书面形式回复预防型招投标管理程序招标文件14.2-R5招标文件对于基本需求没有强制性的相应要求，导致招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量14.2-CT314.2-CA5招标文件必须对项目的基本需求做出强制性的规定，保障项目结果达到预期预防型

5、招投标管理程序招标文件14.2-R6招标的技术标方案未经过充分的讨论和分析，导致技术标存在瑕疵，招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量14.2-CT314.2-CA6招标的技术标方案，必须组织相关技术人员组成讨论小组，对技术标方案进行讨论和分析，并提出反馈意见预防型招投标管理程序技术论证方案14.2-R7招标文件未满足法定要求，存在法律风险14.2-CT214.2-CA7招标必须以法律、法规、规章为依据，制定符合法规要求的招标文件预防型招投标管理程序招标文件14.2-R8未设置投标保证金，导致中标人临时弃标，影响公司采购效率14.2-CT414.2-CA8投标单位必须向公司支付履约保证金

6、，保证金金额为总额的50%，但不低于2万元预防型招投标管理程序保证金缴纳回单14.2-R9招标文件的发布渠道和发布范围不恰当，导致投标人不满足公司要求，影响采购质量14.2-CT514.2-CA9公开招标的，需发布招标公告；邀请招标的，向3个及以上具备承担招标项目项目能力、资信良好的潜在投标人发出投标邀请书；依法必须进行公开招标的，在国家和地方指定的媒体上发布招标公告预防型招投标管理程序招标公告14.2-R10投标人人数过多，导致评标过程困难增加，导致招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量14.2-CT614.2-CA10招投标小组必须根据有意向的投标人相关资料和调查对投标人进行筛选，符

7、合公司要求的列入合格投标人名单，并对人数加以控制预防型招投标管理程序14.2-R11邀标范围的确定不合理，导致招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量14.2-CT514.2-CA11邀标文件的要标范围需根据公司关于邀标的要求来制定，明确邀标范围预防型招投标管理程序投标邀请书14.2-R12投标人数量太少，导致开标现场实质性响应招标文件的投标人不足3家，导致招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量14.2-CT514.2-CA12实际投标人数不能太少，必须保证不少于3家预防型招投标管理程序14.2-R13招投标相关工作人员没有将相关保密工作做好，导致财政预算或标底泄露，导致竞标人恶意串

8、标，影响公司采购成本14.2-CT614.2-CA13强化招投标人员的保密意识，明确招标人员的岗位职责，发现信息泄露要追究相关人员的责任预防型招投标管理程序14.2-R14未考虑对投标人信息的保密，导致泄露投标人名称，存在串标风险，影响采购成本14.2-CT614.2-CA14在开标前期的各类会议中，签到信息应该相互独立，比如签到不能签在同一张纸上预防型招投标管理程序签到表14.2-R15对投标人的资质未进行审核和背景调查，影响公司采购质量14.2-CT614.2-CA15对潜在投标人进行资质审核和背景调查，满足要求的列入合格投标人名单预防型招投标管理程序投标人背景调查表14.2-R16投标过

9、程中没有独立的监督部门，影响招投标的公正性，影响公司采购质量14.2-CT614.2-CA16招投标过程必须设立独立的监督部门或者监督人，对整个招投标过程进行监督经办/监督发现型招投标管理程序14.2-R17唱标的顺序考虑不当，影响招投标的公正性，影响公司采购成本14.2-CT614.2-CA17按标书送达时间逆顺序唱标预防型招投标管理程序14.2-R18评标过程中未切断与外界联系，影响招投标的公正性，影响公司采购成本14.2-CT614.2-CA18评标专家和小组名单不能外泄，在评标过程中，切断评标专家与外界联系，保证投标的公正性预防型招投标管理程序14.2-R19评标方法不合理，导致中标人非最佳中标人，影响公司采购质量14.2-CT614.2-CA19以相关法规为依据，结合项目的实际要求，由评标小组制定出合理的评标方案并经过审核后实行编制/审核预防型招投标管理程序评标方法14.2-R20与中标人签订的合同与招标文件要求不一致，导致招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量14.2-CT414.2-CA20中标单位确定后，须签订规范合同，合同签订前必须经法务人员审核，未经审核和审核未通过的合同不能签订编制/审核/审批预防型招投标管理程序采购合同