5.如何制作老板喜欢的PPT工作汇报文件.ppt

1、制作制作 PPT 汇报文件的主要技汇报文件的主要技巧巧20056 月北京2PPT 汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色文字沟通文字沟通语言沟通语言沟通多媒体沟通多媒体沟通3制作制作 PPT 汇报文件的一般步骤汇报文件的一般步骤梳理结构，建立论证梳理结构，建立论证（先展示什么，后展（先展示什么，后展示什么？）示什么？）绘制绘制PPT（如何展示最生动（如何展示最生动？最吸引人？）？最吸引人？）明确中心思想明确中心思想（要展示什么？要达（要展示什么？要达到什么样的目的？）到什么样的目的？）4第一步：明确中心思想第一步：明确中心思想5传达的中心思想应符合一定标准传达的中

2、心思想应符合一定标准具体的，而具体的，而不是笼统的不是笼统的统领的，而统领的，而不是局部的不是局部的具有冲击力具有冲击力的，而不是的，而不是平淡的平淡的以事实和科学分以事实和科学分析为基础的，而析为基础的，而不是“拍脑袋”不是“拍脑袋”的的6第二步：梳理结构，建立论证第二步：梳理结构，建立论证画“豆腐块”是构思 PPT 的好工具7组织组织 PPT 汇报内容的结构汇报内容的结构/822IDM的基本思想的基本思想IDM的操作流程的操作流程IDM的实施现状的实施现状对推广对推广IDM的建议的建议目录目录并列式并列式串行式串行式2目录目录背景及其必要性背景及其必要性（为什么要（为什么要&？）？）本质和

3、特征本质和特征（&是什么？）是什么？）作用和意义（作用和意义（ery36ery36能为企业带来什么？能为企业带来什么？）项目进程及内容要点（如何开展项目进程及内容要点（如何开展￥#&？）？）适用条件：汇报的工作不是单一的，而是多项工作，相当于多个模块 中心论点由若干个分论点组成，需要一一展开阐述适用条件：只汇报一项工作/围绕一个主题/阐述一个观点 汇报内容具有清晰的主线，逻辑性强（如因果关系、对比关系、顺序关系、包含关系，等等）8选择合适的切入点选择合适的切入点.从解决方案入手从解决方案入手.从成功案例从成功案例/同行业其他成功经验入手同行业其他成功经验入手.从理论入手从理论入手从问题入手从问

4、题入手 9第三步：绘制第三步：绘制 PPT88调查问卷显示，&#&￥#（&￥#！&（&￥#￥&！#￥#（领导：45人中层领导：404人项目组：169人普通员工：811人共调查：1429人领导：45人中层领导：404人项目组：169人普通员工：811人共调查：1429人86%的被调查者&#￥88%的被调查者认为&￥#58%的被调查者认为&￥#？：89%的被调查者认：”）&#￥LOGO本页标题本页标题内容素材（内容素材（如图表、文如图表、文本、标注）本、标注）说明：项目组分析其他说明其他说明10PPT 的一般绘制方法的一般绘制方法I.确定模板II.拟好标题III.选择并绘制素材IV.修改润色确定汇

5、报文件的风格 背景 LOGO 页码根据切割的“豆腐块”，撰写每页 PPT 的题目 正文 目录页选择合适的素材，进行绘制和构图 图表 文本 动画对 PPT 中的各个组成部分，如颜色、图形的位置、标题内容等进行修改，以达到最佳的表现效果11 母版和模板的使用技巧母版和模板的使用技巧I.通常，在每页 PPT 的母版中放入公司的名称和LOGO 形成的模板会比较吸引人。对于使用 PPT 的新手或者还不熟练的人来说，可以使用PPT 软件自带的模板。这些自带模板往往提供比较好的背景色彩和画面。12如何创建自己设计的模板如何创建自己设计的模板（1）选择已有的 PPT 文件（2）在“文件”菜单中选择“另存为”（

6、3）在“另存为”对话框中，设置保存类型为演示文档设计模板13你将得到你将得到下一次，在制作一份 PPT 汇报文件时，你可以直接利用自己设计的模板（如test 模板），方法如下：在“文件”菜单中选择“新建”在弹出的对话框中选择模板的名称14如何修改母版（如何修改母版（1/3）（1）在“视图”菜单中的“母版”选项下选择“幻灯片母版”幻灯片母版视图15如何修改母版（如何修改母版（2/3）（2）修改母版的背景配色方案 在“格式”菜单中选择“幻灯片配色方案”选项选择“全部应用”，则改变所有 PPT 的配色；选择“应用”，则改变当前 PPT 的配色在出现的“配色方案”对话框中，选择文本和背景颜色的搭配方案

7、，可选标准式或自定义式或者在当前 PPT 上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”选项16如何修改母版（如何修改母版（3/3）（3）修改母版的前景样式 增加/删除图片（如公司 LOGO）、日期、页码等 修改模板中文本框的字体、字号等17你将得到你将得到当母版达到令你满意的修改效果后，你可以退出母版修改界面，返回到普通 PPT 页面状态，方法如下：在“视图”菜单中选择“普通”选项18 拟写标题的主要技巧拟写标题的主要技巧II.目录页常用标题：目录 主要议题 汇报内容 正文标题的要求：阐述当页 PPT 的中心论点 （简明、具体）起承转合，连缀成文2汇报内容汇报内容20032003

8、年年&（）（）回顾回顾20032003年年&（）（）的发展过程的发展过程20032003年年&#￥的重要意义￥的重要意义我们的工作我们的成果我们的团队示例19 绘制绘制 PPT 的主要技巧的主要技巧III.绘制绘制 PPT 的主要素材的主要素材The title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size,location of the title slide elements,and so on.图表图表文字文字组合组合123&（45*9&（#￥（&（20

9、图表的作用图表的作用迅速传达信息直接专注重点更明确地显示其相互关系使信息的表达鲜明生动21成功的图表都具备以下几项关键要素成功的图表都具备以下几项关键要素每张图表都传达一个明确的信息销售额正稳步上升销售额正稳步上升2000 年销售额年销售额百万美元图表与标题相辅相成清晰易读格式简单明了并且前后连贯01002003004005001月2月3月4月5月6月7月8月少而精221991 年预测法19941.01.21.41.61.82.02.22.42.62.83.019911992199319941995199619971998199910 亿美元19921993实际情况示例：预测流程需要改进示例：

10、预测流程需要改进23如何设计成功的图表如何设计成功的图表数据类图表数据类图表概念类图表24陈述信息陈述信息文字内容文字内容文字内容内容内容文字内容饼形图条形图柱形图线形图散点图表格销售额销售额东部中部西部总计(-$000)$1.25.712.3$19.2数据类图表数据类图表数值数值?数据类图表类型数据类图表类型25制作以数据为基础的图表分三个步骤制作以数据为基础的图表分三个步骤数据数据确定要表达的信息确定要表达的信息确定比较类型确定比较类型选择图表类型选择图表类型261、分析图表并确定要表达的信息、分析图表并确定要表达的信息数据数据信息信息比较比较图表类型图表类型1993 年年-1998年销售

11、额年销售额1993年4,2441994年4,3681995年6,2911996年6,9891997年8,4121998年9,213信息信息销售额在 1993 年至1998 年间增长迅猛272、确定比较类型、确定比较类型数据数据信息信息比较比较图表类型图表类型成分排序频率分布时间序列关联性28五种基本比较类型五种基本比较类型比较类型比较类型成分成分各个部分占整体百分比的大小举例举例5 月份，甲产品占销售总量的最大份额排序排序不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）5 月份，甲产品的销售超出乙产品和丙产品时间序列时间序列一定时间内的变化（在几周、几个月或几年间的变化趋势；上升、下降或保持稳定）销

12、量自 1 月份以来稳步上升频率分布频率分布在渐进数列中的数量分布5 月份，大多数销售集中在 1,000 元和 2,000 元之间关联性关联性两种可变因素之间的关系5 月份的销售业绩显示销量与销售人员的经验并没有联系293、选择图表类型、选择图表类型数据数据信息信息比较比较图表类型图表类型饼形图饼形图条形图条形图线形图线形图柱形图柱形图散点图散点图30通过不同的图表表达特定的比较通过不同的图表表达特定的比较图图表表类类型型比较类型比较类型成分成分排序排序时间序列时间序列频率分布频率分布关联性关联性饼形图饼形图条形图条形图柱形图柱形图线形图线形图散点图散点图31制作图表可以遵循标准的格式制作图表可

13、以遵循标准的格式365894467319936109*1416零售商批发商1994199519961997对甲产品的需求在过去对甲产品的需求在过去 5 5 年已经增长了年已经增长了 2 2 倍多倍多甲产品的市场需求甲产品的市场需求百万元初步*1995 年 2 月在甲产品包装容器中发现有毒物质资料来源:甲公司；调研公司陈述对所列数据的理解对图表中的某一元素进行评述介绍图表的主题资料来源资料来源(Source)赋于数据可信度，使我们可以用来作为参考标签 标签(Sticker)对图表内容进行评述(随选项)图例图例(Legend)阴影部份进行说明(随选项)32如何设计成功的图表如何设计成功的图表数据类

14、图表概念类图表概念类图表33陈述信息陈述信息文字内容文字内容文字内容内容内容文字内容文字内容文字内容地图Gantt流程图概念矩阵图组织架构非数据类图表非数据类图表地点地点?人员人员?时间时间?方式方式?CBA时间时间1 月12 月概念类图表类型概念类图表类型34根据以下信息分别绘制概念草图根据以下信息分别绘制概念草图影响企业发展的作用力包括系统组合的不断老化业务变化不断加速技术上的机会层出不穷这就需要管理层要以远景发展目标为推动力高绩效的组织应该以明确的目标作为推动力从员工中不断获得动力建立以业绩和客户为核心的组织架构通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合以开放的沟通作为支持由于新招聘人员在行业

15、和职能方面的经验不尽相同，我们的培训方案也必须因人而异项目通常经历五个阶段：1)初次接触 2)项目启动 3)制定解决方案 4)提出建议 5)实施改革123435 影响企业发展的作用力影响企业发展的作用力技术机会层出不穷业务变化不断加速系统组合不断老化技术机会层出不穷系统组合不断老化以目标以目标为推力为推力的管理的管理业务变化不断加速公司36 高绩效组织（高绩效组织（HPO）团队团队目的目的人员人员核心核心流程流程结构结构沟通沟通HPO明确的明确的目的目的富有活力富有活力的员工的员工以客户为以客户为中心的组中心的组织架构织架构以业绩以业绩为驱动为驱动的流程的流程团队团队开放的开放的沟通沟通37

16、培训方案培训方案行行业业经经验验职能经验职能经验强化培训强化培训重要技能的重要技能的介绍介绍简单介绍，简单介绍，温故知新温故知新行业介绍行业介绍38 项目的五个阶段项目的五个阶段I.初次接触II.项目启动III.制定解决方案IV.提出建议V.实施改革1.初次接触2.项目启动3.制定解决方案4.提出建议5.实施改革I.初次接触II.项目启动III.制定解决方案IV.提出建议V.实施改革39常用的绘图工具常用的绘图工具4.提出建议 PPT 软件的绘图工具栏绘图工具栏在“工具”菜单中选择“自定义”选项，在弹出的对话框里选中“绘图”工具40 图片/动画库作图元素作图元素放一些财务数据或者市场份额（国内

17、、国际）、产品归类、组织结构之类的文字，反白字，加阴影。8Module und Variations_ELists horizontal(variations)HeadingDetailsHeading DetailsHeadingDetailsHeadingDetailsHeadingDetailsHeadingDetailsHeadingDetailsHeadingDetailsHeadingDetailsHeadingDetailsHeading DetailsHeadingDetails1234不断积累和丰富自己的图片库，可以提高工作效率，并使绘制的PPT 更加专业，达到事半功倍的效果

18、41文字的表现形式简单，关键是语句的精练、准确文字的表现形式简单，关键是语句的精练、准确文本框CTE021224BJ(GB)82集团公司领导应关注的其它几个问题集团公司领导应关注的其它几个问题原因原因/解释解释集团公司各专业部门下达的各种文件及推动的举措如在描述上不清晰，因此可能造成互相之间似乎冲突或与BPR似乎冲突(尽管实际上并不冲突），由此可能会给本地网带来疑惑，也可能给未来的集团包括BPR在内的重大举措的全面推广造成问题，各部门需要强化协调，并尽可能在增强操作性上下功夫，而不仅依赖于“红头文件”本地网得到集团公司所承包的职能部门支持的程度有差异，如大客户部投入资源很大，但一些本地网得到支

19、持却不足集团公司对苏州、昆明薪酬政策支持得到很好效果实施的验收时间比较紧，可能造成走过场或操之过急的风险本地网在BPR项目同时会考虑参照苏州、昆明经验开展一些短平快项目，但需和集团ITSP接口在BPR中在组织架构和岗位设置上新设公客与商客部，但本地网缺乏相应的以市场细分为前提的有效的营销杠杆、手段与流程一些省公司领导认为公客、商客营销提升是明年获取好的业绩的重要保障，显示出较急迫的心情问题问题1.集团公司领导应关注集团层面各专业部门的举措(如营维合一)，鼓励相关部门利用BPR作为有效平台和手段真正贯彻落实下去，并在实战中深化与细化2.集团公司领导应继续鼓励各二级部门投入充分的人员及时间，以对“

20、承包”本地网进行有力的指导和协调3.为本地网BPR实施，集团公司应努力创造外围环境(如一次性政策等)，并对此加以明确4.考虑将实施验收时间做适当的推迟5.本地网BPR的IT支撑与集团ITSP接口需明确的指导6.由于激烈的市场竞争，浙江、广东省对解决针对商客与公客的营销策划、流程与手段的呼声较高，集团应通过启动营销再造全面推进商客与公客的营销能力的提高，进一步增强核心竞争力文字要少而精；逻辑关系难以用概念图展示时，可以直接用文字进行描述42运用一些小技巧，可以使运用一些小技巧，可以使 PPT 文件生动、美观文件生动、美观技巧1：如何使对象发生旋转？技巧4：如何添加备注？技巧4：添加备注技巧2：如

21、何使几个图形对齐？技巧3：如何把多个元素组合成 1 个整体？技巧5：如何把 PPT、Acrobat的内容添加到某页 PPT中43技巧技巧 1：如何使对象发生旋转？：如何使对象发生旋转？用途在绘制概念图或“标签”中，往往需要其中某些对象有一定角度倾斜操作方法1 选中要旋转的对象（箭头、文本框等）2 在绘图工具栏中，选中“旋转”按钮，则原选定的对象各顶点呈现绿色圆点状，然后用鼠标对准某个顶点，进行旋转即可34影响企业发展的影响企业发展的作用力作用力技术机会层出不穷业务变化不断加速系统组合不断老化技术机会层出不穷系统组合不断老化以目标以目标为推力为推力的管理的管理业务变化不断加速公司示例中国青年卡的

22、市场挑战中国青年卡的关键在于定位和市场推广，在成功推出之后保证使用率。绘图工具栏的旋转键文本框顶点变成绿色圆点状44技巧技巧 2：如何使几个对象对齐？：如何使几个对象对齐？用途把无规则放置的文本框、箭头、图形等对齐排列，从而排列整齐操作方法1 选中要组合的多个元素2 在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“对齐或分布”“左对齐”选项姓名学号系别年龄45技巧技巧 3：如何把多个元素组合成一个整体？：如何把多个元素组合成一个整体？用途把零散的元素组合成一个整体（或称为“对象”），从而进行统一的操作，以便于移动、修改、删除等。在制作 PPT 动画效果时，也常常要把多个图素组合成一个对象来设置动画操作方法

23、1 选中要组合的多个元素2 在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“组合”选项46技巧技巧 4：如何添加备注？：如何添加备注？用途把 PPT 的内容要点或说明加在备注中，以便翻看、理解。常常用于制作领导发言材料：在制作好PPT 文件后，将对应的讲话稿添加在备注页中，然后打印 PPT 与备注页，供领导翻看，可以取得很好的演讲效果操作方法1、选中要添加备注的 PPT2、拉动 PPT 显示区域的下边框，出现备注区域，单击后即可进行编辑。下边框备注区域47技巧技巧 5：如何把：如何把 PPT、Acrobat 的内容添加到某页的内容添加到某页 PPT中？中？用途用于在某页 PPT 中引用其他 PPT、Acr

24、obat 文件中的内容35高绩效组织（高绩效组织（HPO）团队团队目的目的人员人员核心核心流程流程结构结构沟通沟通HPO明确的明确的目的目的富有活力富有活力的员工的员工以客户为以客户为中心的组中心的组织架构织架构以业绩以业绩为驱动为驱动的流程的流程团队团队开放的开放的沟通沟通48操作方法1、打开 PPT 或 Acrobat 文件，选取要添加的 PPT 或 Acrobat 图形内容，并在“编辑”菜单中选择“复制”选项（或用功能键 Ctrl C）2、转换到选定的 PPT 页，在“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”选项3、出现“选择性粘贴”对话框，选择“图片”或“图片（增强型文件）”，然后确定即可49

25、如何修改和润色如何修改和润色IV.制作 PPT 动画呈现效果1选定 PPT28通过不同的图表表达特定的比较通过不同的图表表达特定的比较图图表表类类型型比较类型比较类型成分成分排序排序时间序列时间序列频率分布频率分布关联性关联性饼形图饼形图条形图条形图柱形图柱形图线形图线形图散点图散点图选中某个对象对象，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”选项出现“自定义动画”对话框。你可以对 PPT 中的所有对象定制化动画效果50示例：示例：PPTPPT 动画效果演示动画效果演示营销方案有效性指标说明客户需求客户需求理解客户理解客户与市场与市场针对性针对性产产品与定价品与定价促销方案促销方案渠道渠道

26、销售销售市场渗透市场渗透率率营销方案制定、执行过程营销方案制定、执行过程 程涉及市分、品定价、促方式营销过场细产与销手段、售渠道管理用等多工作；些与销与应项这工作中任何一出了，都影策个环节问题会响营销划的最效果；在所有的取指，行分析，终环节选标进提高能力起到的作用；但在本指体将营销积极标系中，不可能采用多的指，因此只注过细项标关营活的最出市渗透率。销动终输既场营销能力营销方案有效性营销方案渗透率营销方案成功客户数量/营销方案目标客户数量 100 营销方案有效性渗透率大于 20 的营销方案数量/全部营销方案数量 100 营销策划与执行能力51制作 PPT 的切换效果2以平铺方式浏览 PPT在切换模式工具栏中选择切换类型52成功制作成功制作 PPT 的“秘诀”创意 的“秘诀”创意 技巧 技巧 创意的源泉多看、多思创意的源泉多看、多思技巧的根基多做技巧的根基多做熟能生巧！熟能生巧！53 谢谢收看