论企业会计电算化的内部控制.doc

1、论企业会计电算化的内部控制【摘要】随着科学技术的发展，电算化会计系统在各企业的广泛应用，会计基本上从单纯的手工记帐、算帐、报帐中解脱出来，会计核算的准确性和可靠性得到了很大提高，但是，它也为企业内部控制带来了新的问题和挑战。本文阐述了电算化会计系统对内部控制的影响，分析了会计电算化内部控制中存在的问题，同时提出了完善会计电算化内部控制的相关建议。【关键词】会计；电算化系统；内部控制一、 会计电算化内部控制的内容 从传统的手工会计到电算化会计系统，虽然会计内部控制的目标和主要特征没变，会计核算的复式记账和借贷平衡的基本原理和方法也没有变，但由于会计信息处理方式和方法的计算机自动化，使得会计业务处

2、理程序和工作组织发生了质的变化，由此导致会计信息系统内部控制体系也出现了些新的特点和变化。 在会计工作实现电算化以后，内部控制按照其实施方式的不同，分为组织控制和功能控制。组织控制是指通过建立规章制度、工作人员的合理分工而建立起来的内部控制。功能控制是指在会计信息系统中设计一定的功能而实现的内部控制。按实施环境的不同，内部控制又可分为应用控制和一般控制。应用控制是指运用计算机进行会计数据处理过程中所实施的内部控制。按本身的性质和实施的目的，内部控制还可分为管理控制和会计控制。管理控制是指为了保证计划、预算和定额任务的完成，提高经济效益而实施的内部控制。会计控制是指为了维护会计数据准确可靠和保护

3、单位财产完整而实施的内部控制。二、 强化会计电算化内部控制的必要性 由于电算化会计信息系统在账务处理流程和工作组织方式等许多方面与手工会计信息系统不同，又由于使用该系统存在着特有的潜在风险，电算化会计系统必须建立在科学的内部控制体系以保证会计数据的真实可靠。 1、电算化会计下授权方式的改变要求加强内部控制 在手工会计系统中，一项经济业务由发生到形成相应的账务处理信息，其经历的每一个环节都应由具有相应管理权限的有关人员审核签章后才可办理。这种传统管理方式虽然处理的速度慢，但可有效地防止作弊。然而，在电算化会计下，权限分工的主要表现为口令授权。口令不像印章那样由专人负责保管而是存放于计算机系统内，

4、一旦口令被人偷看或窃取，便会带来巨大隐患，此种案例在现实中已发生多起。如某某会计人员被客户收买，窃取口令，非法核销客户的应收款及相关资料；销货人员窃得客户的信息将客户信息转卖给其他公司。 2、会计档案无纸化的变革要求加强内部控制 在手工方式下，会计信息以账、证、表等形式存储在不同的纸张上，增、删、修改会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任，因此很难不露痕迹地加以修改或伪造。但实行了电算化会计后，会计信息是以数据库文件的形式保存在磁光介质上，这种无纸张凭证和账册很容易不留痕迹地被篡改和伪造，从而给内部控制带来新的挑战。另外磁或光介质对保存环境要求高，容易损坏，一旦损坏很难恢复，这无

5、疑对内部控制提出了更高的要求。 3、网络技术的发展也要求加强内部控制 网络技术的突飞猛进给电算化会计信息系统带来了深远的影响。目前财务软件的网络功能主要包括：远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等。由于网络环境具有开放性，而大量的会计信息又是通过网上传输的，这样就有可能使网络会计信息系统遭到“黑客”的攻击或“病毒”的入侵，同样可能导致会计信息被窃取或者是被蓄意篡改，这一系列的问题的解决离不开内部控制制度的完善和发展。三、 会计电算化系统对内部控制的影响会计电算化使传统的会计系统、组织机构、会计核算及内部控制制度发生了很大的变化，其中对内部控制

6、制度的影响尤为明显。 1.电算化会计信息系统的控制内容及形式与手工会计系统存在差异。在传统的手工系统下，控制的内容主要针对经济事项本身的交易，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章，控制的方式主要是通过人员的职务相分离，职权不相容的内部牵制制度来实现的。而在电算化系统下，业务处理全部以电算化系统为主，出现了计算机的安全及维护、系统管理及操作员的制度职责、计算机病毒防治等新内容。另外，电算化功能的高度集中导致了职责的集中，业务人员可利用特殊的授权文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，由此引起失控而造成损失。 2.内部控制的对象发生了变化。在电算化系统下，

7、由于会计信息的核算及处理的主体发生了变化，控制的对象也发生了变化。控制对象原来为会计处理程序及会计工作的相容性等，会计资料由不同的责任人分别记录在凭证账簿上以备查验，是以对人的控制为主；而在电算化系统下，会计数据一般集中由计算机数据处理部门进行处理，而财务人员往往只负责原始数据的收集、审核和编码，并对计算机输出的各种会计报表进行分析。这样，内控对象转变为对人与计算机二者为主。 3.控制的实现方式发生了变化。手工会计系统的内部控制以人工控制实现。电算化会计系统的内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序。如

8、程序发生差错，由于人们对程序的依赖性以及程序运行的重复性，增加了差错反复发生的可能性，使得失效控制长期不被发现，从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。 4.电算化会计信息系统缺乏交易处理痕迹。手工会计系统中严格的凭证制度，在电算化会计系统中逐渐减少或消失，凭证所起到的控制功能弱化，使部分交易几乎没有“痕迹”，给控制带来一定的难度。 5.电算化会计信息系统中会计信息存储电磁化。电算化系统下，原先会计业务处理过程的凭证、汇总表、分类表等书面档案资料被计算机自动生成的会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中（如光盘、硬盘等），是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹；另外，电磁

9、介质易受损坏，加大了会计信息丢失或毁坏的危险。 6.网络的迅猛发展及其在财务中的进一步应用带来了许多新问题。网络技术无疑是目前IT发展的方向，电算化会计信息系统也不可避免受到其深远的影响，特别是Internet在财务软件中的应用对电算化会计信息系统的影响将是革命性的。目前财务软件的网络功能主要包括：远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等，实现这些功能就必须有相应的控制，从而形成电算化会计信息系统内部控制的新问题。 四、会计电算化存在的问题（一）传统的会计理论禁锢着部分人的头脑，一些人认为“算盘”和“账本”就是财务会计的工具。 这些片面的认识严

10、重影响了会计电算化健康顺利地发展。表面来看，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中，提高会计核算的速度和精度，以计算机替代人工记账，而实际上，会计电算化的应用增强了核算方法的改进，这必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进了会计人员的工作效率和质量的全面提高，节省了会计人员的时间和精力，使会计人员有更多的时间参与企业经营管理，从而提高了会计工作的整体水平。 （二）会计电算化的政策与法规中存在着不适应会计电算化发展的规定。 颁布电算化政策与法规是为促进会计电算化服务的，而目前，我国颁布的有关法规中存在着阻碍其发展的规定。例如，有些涉及软件技术开发的具体细节规定，不能起到推动作用，

11、反而因规定得太死抑制了软件的发展，影响了会计电算化的普及。 （三）会计软件发展模式的局限性 各会计软件开发公司都强调突出自己的会计软件开发模式和特点，造成大部分会计软件相互不能兼容，使用方法上也存在差异，给用户带来了诸多不便。由于财务软件的开发未能实行统一标准，再加之单位使用的财务软件是各自向软件开发商购买，甚至有的软件开发商还别出心裁地搞出各自的特色，使所用的财务软件混乱，不同财务软件的数据接口、使用方法的不一样，导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不便。 （四）会计电算化人才严重匮乏 财务队伍中的部分人员知识老化，学习会计电算化知识积极性不高，短期培训很难取得明显效果。再加上会计电算化复合

12、型人才数量有限，不能满足市场需要，直接影响了会计电算化工作的开展。 （五）会计信息系统的安全性、保密性差 财务上的数据往往是企业的商业秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。不少企业对会计电算化工作的安全性，保密性重视不够，在实际工作中存在许多安全隐患。一些会计电算化的具体操作者未能按照一定程序操作，对计算机病毒的侵入防范意识不强，未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入，从而导致会计资料的丢失或错误的出现。 （六）会计电算化技术的使用在总体上还处于低层次水平 在采用了会计电算化的企业中，有些企业仍然是采用传统的“核算型”财务软件，主要是用电脑代替人工从事会计核算工作。其软件主要是一些软件公司早

13、期开发的部门级会计信息系统，也有一些是自行开发的核算软件，采用“管理型”和“决策型”财务软件的企业较少，采用ERP的企业就更少了。这样会计信息系统的启用就不能对企业管理带来实质性的改善。 五、完善会计电算化内部控制的几点建议 1.建立全面规范的会计基础管理工作。管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。 2.加强组织和人员职能控制。由于电算化会计功

14、能的相对集中，必须制定相应的组织和管理控制制度，明确职责分工，加强组织控制。 所谓组织控制就是将系统中不相容的职责进行分离，通过相互稽核、相互监督和相互制约的机制来减少错误和舞弊的可能，保证会计信息真实、可靠。企业实行电算化后，应对原有的组织机构进行调整，以适应计算机系统要求。会计工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位与原手工系统基本保持不变。电算化岗位一般可分为系统管理、系统操作、凭证审核、系统维护等，这些岗位也可以由基本会计岗位的会计人员来兼任，但必须对职权不相容的岗位进行明确分工，不得兼任，同时各岗位人员要保持相对稳定。如专职系统操作员不能接触系统设计文件，不能兼任会计

15、及审核工作；系统维护员不得担任系统操作和会计工作等。 3.加强系统程序操作控制和系统文件安全管理控制。为了保证系统会计数据不被随意操作，要加强系统操作和安全管理控制。从内容上来看，一般包括以下几项：设置操作权限、制定上机守则，禁止非操作人员操作；制定内部操作规程，严禁违规操作，如预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施，预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施；数据存储和处理相隔离；建立必要的上机操作记录制度，形成上机日志；健全并严格执行防范病毒管理制度等。另外，系统文件由专人负责保管，使用和修改必须经过有关领导审批，与系统无关人员不得接触系统文件，

16、从源头上控制会计数据信息的被操作。在系统开发阶段，要设置对系统操作痕迹留有记录的功能，特别是对已入账的凭证，系统只能提供留有痕迹的更改功能，对已结账的凭证与账簿以及机内账簿生成的报表数据，系统不能提供更改功能等。 4.做好电算化会计档案的管理工作。企业应根据电算化会计档案的特点，做好会计资料的收集、保存和调用等方面的工作。财务部门对于已输出的磁性介质上的会计资料应及时加贴外部标签，指定专人妥善保管、存档，并定期检查、复制，对会计档案的调用要有完善的资料借用和归还手续。另外，企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。 5.加强培训工作，不断提高财务人员素质

17、。会计电算化对财务人员的综合素质要求比较高，它涉及到财务会计知识、计算机运用、信息系统开发技术等方面知识。因此，要经常对财务人员开展会计电算化内部控制风险的防范教育和业务知识培训，增强风险防范意识，不断提高财务人员业务素质、思想素质和职业道德素质，更加有效地防范会计电算化内部质量控制风险。 6.加强内部审计制度。内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。在电算化系统运行过程中，审计人员对会计业务处理等工作的评价和检验，有利于检测财务软件的可靠性，发现各种内控制度在执行中存在的问题，提出解决问题的建议，有利于提高会计核算质量和管理水平。同时企业也可以考虑定期聘请

18、中介机构，进行内部会计控制制度的专项审计，借助外部中介机构的力量以更好地查漏补缺。 会计电算化的实践证明，计算机本身处理出错几乎为零，但人为造成的出错和舞弊现象有增无减，而且一旦出现舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内控制度非常必要。随着网络技术的进一步发展，电子商务的迅速兴起，对会计电算化系统提出了更高的要求，我们应从实际工作出发，建立和完善更为科学的电算化内部控制制度，不断提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高企业现代化管理水平和提高经济效益服务。【参考文献】1 李静华：企业会计电算化与内部控制，财务会计，2000,32付丽：网络会计内部控制存在的问题及防范措施，商业会计，2008,73张文贤、孙琳：内部控制会计制度设计理论实务案例，立信会计出版社，20044袁树民、张桂珍：会计电算化.上海：上海财经大学出版社，20065徐黎：会计电算化.上海：立信会计出版社，2005word文档 可自由复制编辑