公司企业合同管理办法.ppt

1、合合 同同 管管 理理 办办 法法法 务 部公司法律风险防范体系1、公司治理结构；2、公司合同风险防范体系；3、公司知识产权保护体系；4、公司人力资源法律保障体系；5、公司重大重组项目风险防范体系；6、公司法律风险预警机制；7、公司法律风险救济机制；8、公司法律培训；9、公司法律风险年度评估报告。目录目前合同存在的问题问题的解决方案合同管理办法的主要内容1、适用范围2、职责权限3、资信调查4、合同文本5、合同的形式6、合同的审查、审批7、合同盖章8、合同履行9、合同存档 目前合同存在的问题1/4案例一 公司某加工定制合同，在合同履行过程中，因对方产品规格存在问题，产生纠纷。但合同中对产品验收条

2、款约定不详细，合同中也没有产品存在问题的解决方式（违约责任），并且在纠纷协调的过程中，对问题解决没有签订书面协议，导致对方起诉我公司的诉讼中，我方有理反而要承担不利的后果。分析：1、合同条款约定不全面合同条款约定不全面：对合同可能存在的风险，要约定可执行的救济方案（违约责任）；2、忽视合同资料的书面化忽视合同资料的书面化：对合同履行过程中产生的约定，要落实到书面。目前合同存在的问题2/4案例二 公司某机器采购合同，合同约定详细，应该是一份规范的合同。但机器在使用过程中出现了频繁的质量问题，超出了正常售后的范围，导致产品不能使用。而合同中没有对这种极端风险的约定，导致纠纷处理非常被动。分析：1、

3、对极端情况的风险预计不足对极端情况的风险预计不足：合同签订时觉着根本不可能发生问题，往往会出现，如果合同中没有约定，处理会很被动。2、对合同存在的风险，要不厌其烦，除非有100%的把握不发生，就要把该风险写入合同。尤其要考虑极端情况下的风险，虽然这种风险的概率很小，但发生了就是很大的损失。目前合同存在的问题3/4案例三 公司某机器采购合同，经过法务部审查后，加入了违约责任，后因质量问题产生了纠纷。移交法务部后，我们分析了材料，认为胜诉没有问题。但在立案的过程中，发现对方没按时年检，存在被吊销营业执照的可能，所以我们立即查阅了该公司档案，发现该公司资本金在注册后就被抽走，并且连年亏损，赔偿能力很

4、有限。可以说此案胜诉没问题，但执行风险很大，即胜了官司拿不到钱。分析：1、违约责任设置得当有利于纠纷的迅速解决。2、合同签订前的资信调查资信调查，对履约能力和履约不能的救济意义重大。问题总结4/4三个案例很具有代表性，反映了公司部分部门合同的现状：1、合同起草存在漏洞。(导致无法追究对方责任)合同条款约定不全面；对极端情况的风险预计不足。2、资信调查的缺失。（导致即使胜诉，无法执行）3、合同资料不符合诉讼要求。（导致举证困难）总结：合同如果出现纠纷，不能胜诉；或胜诉后无法执行。为了解决以上问题，法务部根据公司的实际设计了以下制度和流程：合同漏洞合同漏洞合同审查合同审查业务审查业务审查法律审查法

5、律审查实质具备规范手续规范手续部分审查主要控制主要控制辅助控制辅助控制标准合同标准合同合同盖章合同盖章财务结算财务结算控制点控制点合同已生合同已生效效合同未生效合同未生效胜胜 诉诉证据形式证据形式可执行资产可执行资产2标准合同制度标准合同制度执执行行订订立立合合同同存存档档履履行行变变更更3合合同同形形式式制制度度1资信调查制度资信调查制度7合同存档制度合同存档制度6合同履行处理制度合同履行处理制度5合同专用章制度合同专用章制度制度流程示意图4合同审查审批制度合同审查审批制度合同管理作为公司法律风险防御体系中一项基础性工作，从事先预防的角度来处理公司法律风险，对公司的持续健康发展有着重要的意义

6、。疑问：疑问：从来无发生问题；实施起来太复杂；能否不实施？检验标准没发生风险原因：没发生风险原因：公司优势地位；合同审批权现对集中高层；业务管理和合同管理要求无意识重合；风险自身特点：低概率性；你比较幸运。一旦发生风险：一旦发生风险：必然发生损失！有实施的必要吗？1、能否经受多问几个假设的考验？2、能否经受诉讼考验？第三人原因造成合同对方履约不能市场变化利益诱惑背弃诚信合同陷阱意外事故合同风险合同风险就像河流中的暗礁，虽然遇到的几率不高，但一旦遇到。主要内容 此次实施的合同管理办法不是一个完整的合同管理体系，仅仅是针对公司急需解决的主要问题，作出的一个解决方案的罗列。主要内容再次熟悉一下：1、

7、适用范围；2、职责权限；3、资信调查；4、合同文本；5、合同的形式；6、合同的审查、审批；7、合同盖章；8、合同履行；9、合同存档以下按照顺序逐个问题讲解。适用范围适用范围：集团公司总部所有合同的签订、履行、变更、解除和管理等活动。参照执行：集团下属单位、控股单位等。例外：集团内部关联交易。思路：考虑到一种制度建立的客观规律。合同管理制度，推广思路为：先简单后全面，先局部后全局，有计划的逐步完善和全面推广。职责权限二级管理、专业归口二级管理，公司合同管理分2个层次：公司层次和中心（下属单位）层次，公司层次由总经理负责，中心由分管领导负责，下属单位由行政负责人负责。专业归口，合同管理是一项专业性

8、的工作，由公司专业部门进行归口管理。公司层次是法务部，中心（下属单位）层次是合同管理员。合同管理员，各中心和各下属单位应该设置专门（可兼职）合同管理员，在本周五之前报法务备案，法务部将对合同管理员进行专业方面的培训和指导。资信调查资信调查：在签约前对签约对象进行资质和信誉等方面的调查，来确保对方的履约能力和风险发生后的赔偿能力。资信调查有2个阶段，调查阶段和评估阶段。此次合同管理制度仅对调查阶段做了要求，评估也是资信调查里面重要的环节，由合同经办部门自行负责。调查的方法和内容：以客户情况调查表为目录，调取对方反映公司资信状况的相关材料和文件。希望各部门找到适合自己的调查方法，固定下来形成制度和

9、习惯。合同文本合同文本的标准化是解决合同起草存在漏洞的有效方式。目前在法务部的牵头下，已经起草了部分标准合同文本，有望在年内实现主要合同的标准化。推行合同文本的标准化将是合同管理初期主要的工作之一，合同标准文本制定的前提是法务部能够全面对公司合同进行审查、了解公司存在的合同情况。年度合同和年度合作额度较大的合同，必须逐步实现合同文本的标准化。非标准合同的起草，参照已有的标准合同进行，必要时请求法务部协助。合同的形式合同的形式：书面形式和口头形式书面形式：原件方式、传真方式和电子邮件方式1、原件方式：就是俗称的盖红章的合同，原则上公司所有的合同应尽量采用这种方式。2、传真和电子邮件方式：年度合同

10、下面的订单或者普通合同中有其他业务往来资料相印证。口头形式：5000元以下，即时清结。合同形式的选择决定合同在效率和安全之间的平衡，在公司目前的情况下，应以安全优先，适当考虑效率，尽量采用原件方式来签订合同，需要用其他方式签订合同的，如在安全性上把握不准，应寻求法务部的帮助。合同的审查、审批合同的审查是对合同提出专业意见的过程，合同的审批是合同是否签订和合同审查意见是否采纳的批准过程。审查是审批的前置程序。合同的审查和审批，是合同管理中最核心的内容，也是本管理办法实际执行最外在体现，他的实施，是本办法其他内容实施的基础。合同的审查、审批分以下几点讲述：1、流程图2、审查的要点3、审批的要点 流

11、程图 审查的要点合同审查分为业务审查和法律审查。业务审查在目前实际中是存在的，现在需要落实到书面，需要注意的是注意全面预测风险，并在合同中体现。法律审查的要点是风险相关的违约责任的设定，及合同的合法性和严密性。目前合同起草主要问题：对新类型的合同不知道包含哪些条款；合同风险处理约定不全；语言口语化或表述存在歧义。法务部审查面临最大困难：预测业务中可能存在的风险。合同承办单位或法务部可以根据合同的特点，邀请相关部门参与合同审查，目的是专业的问题专业人员参与。特别情况：涉及保密的合同，公司领导指定审查流程；外文合同，合同承办单位提供译文；订单和已经备案的标准合同不进行法律审查。审批的要点审批的目的

12、是权责明确，合理分流。本办法中重大合同的权限审批人是董事长或总经理，其他合同的权限审批人参照公司规定执行。审批的要点是：合同是否可以签订；对审查单位提出的意见是否采用。目前实际问题：审批权限不规范；合同审批层次不合理；审批无固定流程。审查审批流程现状：经办单位拿到合同，部门看看没问题，交法务部，修改后，交相应领导审批。实质是符合本办法的。10月1日实施后要改变的：合同审批单，严格执行审查审批程序。控制点：凭审批单盖章，无合同审批单不能盖章。注意：承办单位要给审查审批预留时间，审查单位要半个工作日内完成。合同盖章实行合同专用章制度，禁止部门章或行政章在合同上使用。特殊情况下，合同单位说明原因，法

13、务部认为可以的，在合同审批单批注使用行政章的说明，承办单位凭审批单办理盖行政章手续。合同专用章的意义在于通过盖章这个控制点的设立，来控制合同必须经过审查审批手续。合同专用章的设置和申请刻制由法务部负责。盖章原则上对方先盖章，我方再行盖章。现行合同用印章的初步处理意见：目前合同用印章统计表 合同履行严格履行合同 我方要按约履行，避免违约；对方违约的，不得擅自免除对方违约责任，要有相应审批手续。合同履行的责任人是合同经办单位。合同异常的处理 合同履行过程中的重大变故（严重违约、变更、中止、解除等），要填写合同履行跟踪表，目的是取得专业性处理指导意见，避免风险的发生。合同履行中的资料 要注意达成的协

14、议落实到书面形式，利于将来的举证。相应资料要注意保管。风险性较高的合同中的处理资料归法务部保管，法务部出具文件移交清单。合同存档法务部统一存档，目的为统一管理，规范保管。保管方法：统一编号，台帐登记。原件和副本的使用 法务部收到原件后，出具文件移交清单给合同经办部门，原件扫描后归档，原则上不再使用。法务部根据经办部门需求，提供复印件并加盖“本件与原件核对无误”并签名后，作为公司内部部门保存和财务结算使用，在公司内部等同于原件。如果合同专用章制度不能控制合同的全面审查，法务部会考虑与财务协商，增加结算阶段的控制点，要求结算用合同必须加法务部印记。保管期限：合同5年，订单2年，存在争议风险的不能销毁。合同漏洞合同漏洞合同审查合同审查业务审查业务审查法律审查法律审查实质具备规范手续规范手续部分审查主要控制主要控制辅助控制辅助控制标准合同标准合同合同盖章合同盖章财务结算财务结算控制点控制点合同已生合同已生效效合同未生效合同未生效胜胜 诉诉证据形式证据形式可执行资产可执行资产2标准合同制度标准合同制度执执行行订订立立合合同同存存档档履履行行变变更更3合合同同形形式式制制度度1资信调查制度资信调查制度7合同存档制度合同存档制度6合同履行处理制度合同履行处理制度5合同专用章制度合同专用章制度制度流程回顾4合同审查审批制度合同审查审批制度