某公司合同管理办法.docx

1、某某股份有限公司研究院合同管理办法（2018年试行版）版本变更历史序 号日 期版 本、审核签发12018年7月制定、施行14第一章 总则第一条制定目的为加强天域生态环境某某股份有限公司研究院（以下简称“研究院”）的合同管理，规范合同业务流程，防范合同风险，减少合同纠纷，提高工作效率，维护研究院的合法权益，根据中华人民共和国合同法等法律、法规和天域生态环境某某股份有限公司（以下简称“公司”）相关制度，结合工作实际，制定本办法。第二条合同定义本办法所称的合同，是指设立、变更和终止民事主体间相互权利义务关系的法律文件。本办法所称的重大合同，是指：（一）股权性投资合同文件；（二）无形资产及其他达到研究

2、院净资产10%以上或超过1亿元的重大资产购置合同、资产转让或处置合同（正常销售产品、零星资产处置除外）、资产重组合同；（三）融资及短期资金运作合同（包括但不限于：借贷合同、担保合同、融资租赁合同、短期理财合同等）；（四）对外捐赠合同以及重大的集团内市场交易合同等其他重大合同。本办法所称的一般合同，是指除重大合同范围以外的所有合同。本办法所称的研发合同，是指公司研发立项涉及的相关合同或合同款项应纳入研发项目的合同。第三条适用范围凡由研究院发起订立的合同（劳动合同除外），包括具备合同性质的协议、备忘录、不涉及合同金额的免费服务合同、战略合作协议等，均适用本办法。本办法规定了一般合同、研发合同的研究

3、院管理制度和流程，以及重大合同的研究院内部管理制度和流程；对于重大合同，还应遵守公司合同管理办法等相关办法的要求。第四条合同类型根据公司不同的OA审批流程，合同主要分为采购合同、技术合作协议以及研发合同三大类，其中研发合同又包括采购类、服务类以及其他类。第五条合同形式本办法适用的合同，原则上均应采用书面形式订立。涉及企业保密信息的应随同合同一并签署保密协议。第六条通常必备条款合同内容应具体、明确，一般包括如下事项：（一）合同当事人的名称、地址、法定代表人和联系方式；（二）合同订立的时间和地点；（三）合同各方的主要权利和义务；（四）合同履行的期限、地点、方式和具体要求；（五）合同的价款和支付方式

4、（包括支付进度、付款方式、结算原则、账户信息等）；（六）违约责任；（七）保密义务；（八）限制宣传；（九）知识产权的归属和保护；（十）合同的生效和终止；（十一）适用法律；（十二）争议解决方式。第七条签署方式和份数合同一般应约定当事人以盖章并由法定代表人或其授权代表签字的方式签署合同。合同对方为自然人的，一般应约定对方以签字方式签署。由研究院持有的合同原件份数，应不少于两份，一份交由公司档案存档，一份由研究院自行建立台帐管理。第二章 合同管理职责第八条合同经办人的职责合同应有明确经办人，合同经办人的职责是：（一）发起合同立项；（二）组织合同对方的比选；（三）组织合同谈判；（四）组织合同文本起草，非

5、标合同报送法务、财务专员审核，发起OA审批；（五）负责合同所需的登记、备案、存档等相关事宜；（六）牵头履行相关合同义务及付款等事宜；（七）牵头处理未进入诉讼或仲裁程序的合同争议；（八）协助处理合同相关的诉讼和仲裁。第九条法务专员的职责法务专员在合同管理中主要履行下列职责：（一）协助合同经办人起草合同文本，并对研究院合同进行合法性审核；（二）制作研究院常用领域合同的示范文本；（三）统一负责法定代表人授权事宜；（四）协助合同经办人处理未进入诉讼或仲裁程序的合同争议；（五）牵头处理合同相关的诉讼和仲裁；（六）负责与公司法律事务部进行法务工作沟通；（七）管理公司法务专用章，做好登记工作；（八）依照本办

6、法参与合同其他环节的管理。第十条财务专员的职责财务专员在合同管理中主要履行下列职责：（一）对合同中涉及资金、支付、财务相关条款进行审核；（二）协助履行合同中的收、付款义务；（三）负责与公司财务中心进行财务工作沟通；（四）依照本办法参与合同其他环节的管理。第十一条公司档案部的职责公司档案部在合同管理中主要履行下列职责：（一）管理公司合同专用章；（二）对合同进行统一编号，做好合同登记工作；（三）负责合同及相关材料统一归档。第十二条研究院办公室的职责办公室在合同管理中主要履行下列职责：（一）负责各类研发合同规范性审核；（二）建立合同台账（附件一）；（三）负责合同及相关材料统一归档。第三章 合同立项及

7、谈判第十二条立项合同所涉事项应纳入研究院工作计划及预算管理。相关事项以合同经办人书面请示或口头汇报的形式经报研究院领导审批同意，即视为合同完成立项。研究院管理费用项下的续签常年日常服务类合同，如果其服务内容、合同对方不变，且金额不高于原合同的，不再进行合同立项审批。第十三条 合同对方的确定合同经办人应根据需要了解和收集有关合同对方资质和资信状况的信息，必要时以书面形式备案，作为确定合同对方的依据之一。属于研究院的货物或服务采购的，根据公司采购管理办法确定合同对方。属法律、法规、规章要求应进行招投标的，合同经办人应按有关规定以招投标方式确定合同对方。 第十四条 合同谈判合同谈判应由合同经办人负责

8、安排。重大或内容复杂的合同，合同经办人可根据需要邀请相关部门参加。对于重大合同的谈判，应当邀请公司财务中心、法律事务部参加。合同谈判中需财务顾问团队或律师团队参与的，由财务专员、法务专员负责安排。合同的谈判文本原则上由合同主办部门经办人会同相关部门草拟和制作。合同经办人应依次优先采用公司、研究院的相关示范文本，以及国家相关部门制作的相关示范文本。合同谈判团队应充分维护研究院利益，围绕合同的商务、技术及其他专业内容与合同对方展开合同谈判。合同价款超过人民币10万元的，研究院应有两人以上参加谈判。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，合同经

9、办人应予以记录并妥善保存。因合同谈判须向合同对方披露与研究院或公司有关的保密信息的，应要求合同对方在合同谈判前签署保密承诺书或保密协议。第四章 合同审批与订立第十五条 合同的审批流程重大合同需报公司立项后，研究院被视同公司合同主办部门，根据公司风险合同管理办法执行公司合同审批程序。一般合同经过立项、法务及财务专员审核后，经相应OA流程审批通过，持OA审批流程打印单，经法务审核登记盖章、再经档案审核登记，并分配合同号后，方可和对方签订合同。研发合同需经研究院办公室审核后，再经过立项、法务及财务专员审核后，经相应OA研发合同审批流程审批通过后，持OA审批流程打印单，经法务审核登记盖章、再经档案审核

10、登记，并分配合同号后，方可和对方签订合同。第十六条 合同编号合同完成OA审批流程后由档案部负责统一编号。第十七条签字盖章前合同内容的修改在完成OA审批程序后、合同签字盖章前，因特殊情况须对合同实质内容进行修改的，合同经办人应重新按第十六条的规定报送OA审批；因特殊情况须对合同其他内容进行修改的，合同经办人应出具情况说明。第十八条签字与盖章合同经OA审批后，合同经办人负责根据审批意见，修订合同文本，与合同对方协商一致后，依照约定份数装订合同并交合同对方签字盖章后，由合同约定的法定代表人或授权代表在合同文本上签字。盖章时，申请人需提供合同审批OA流程打印文件，届时与合同一并归档。合同对方由其法定代

11、表人的授权代表在合同文本上签字的，还应提交有效的书面授权文件，与合同一并归档。合同专用章是对外签订合同的规定用章。若需以公章作为合同签署印章的，应向档案部事先说明情况，并及时按要求完成合同存档。第十九条 归档与备案合同盖章后五个工作日内，合同经办人应将一份合同原件交由档案部进行归档，并将另一份原件交由院办指定专人登记、归档。第五章 合同履行第二十条款项支付合同履行过程中涉及研究院支付价款的，合同经办人应依照合同约定和合同对方的履约情况，按公司有关规定申请合同付款，研发合同需走专用研发合同付款OA流程。第二十一条 合同履行合同经办人应根据合同规定，牵头完成研究院履约事项。合同履行过程中，合同经办

12、人应注意收集并妥善保管履约过程中的相关证明材料。第二十二条合同对方违约合同经办人应跟进合同对方的履行情况，以便及时发现合同对方履行中存在的违约情况。一旦发现合同对方不履行合同义务或履行情况与合同约定不符，或有明显迹象表明其可能不履行合同义务时，合同经办人应在不影响研究院权益的前提下及时与合同对方协商解决。如协商解决不成，合同经办人应会同法务专员按照合同违约条款解决。第二十三条自身违约的控制合同经办人在履行合同时，发现自身存在违约或可能产生违约责任的情形，应及时与法务专员沟通解决。因不可抗力和其他不能归因于研究院的意外事件而影响合同履行的，合同经办人应当及时以书面形式通知合同对方，并注意保存有关

13、证明资料。第六章 合同变更或解除第二十四条合同变更或解除合同经办人提出变更或解除合同的，应当书面说明变更或解除的原因、由此可能造成的影响及处理方案，并按公司规定规定报送批准。第二十五条合同对方变更或解除合同的应对合同对方提出变更或解除合同的，合同经办人认为确有必要且符合研究院利益的，应参照公司审批的规定报送批准。可能损害研究院或公司利益的，合同经办人应及时将情况通知公司法律事务部。 第二十六条变更或解除合同的方式变更或解除合同的，均应采用另行订立书面合同的方式，不得在原合同文本上直接涂改。变更或解除合同的通知和回复应以挂号寄发或由对方签收。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分纳入本办法规定

14、的管理范围。合同变更或解除前已办理批准、登记、鉴证、公证、备案手续的，合同经办人应在变更或解除后及时办理相应手续，法务专员给予配合。第七章 合同争议解决第二十七条 合同争议解决需要通过诉讼或仲裁解决合同争议的，由法务专员会同合同经办人处理，公司其他相关部门予以配合。研究院应按照公司相关规定，及时向公司法律事务部报送合同争议及纠纷信息。第二十八条争议相关材料的提供在处理合同争议时，合同经办人应及时向法务专员提供以下材料：（一）合同文本及其全部附件；（二）合同订立和履行过程中的往来通信等书面文件、凭证和单据；（三）合同变更或解除过程中所形成的书面文件、凭证和单据；（四）与合同订立、履行、变更或解除

15、相关的其他证明资料；（五）法务专员认为需要提供的其他相关资料。第八章 合同监督第二十九条回避制度依照本办法参与合同事务的研究院工作人员与合同对方高级管理人员或经办人员有利害关系的，应主动向上一级主管领导提出回避申请。第三十条纪律监督研究院工作人员有下列行为之一的，除依据研究院具体规定给予内部处分外，对于造成研究院经济损失的，将依法进行追偿，构成犯罪的，应移送司法机关处理：（一）应订立书面合同而未订立的；（二）在合同行为中，接受对方利益未及时主动报告和上交的；（三）应在一个合同中约定的事项拆分为若干合同，以规避研究院或公司有关审批权限的规定或其他方面要求的；（四）未经批准，对合同事宜做出重大让步，隐瞒真实情况，或泄露合同中接触到的商业秘密的；（五）超越权限审批、签署合同的；（六）怠于履行职责致使合同风险发生的；（七）妨碍生效合同正常履行的；（八）遗失合同文本和相关合同材料的；（九）法律、法规、规章规定的其他行为。第九章 其他事项第三十一条解释权本办法由研究院办公室负责解释。第三十二条施行日期本办法自发布之日起施行。附件一 合同台帐序号合同编号合同名称合同我方合同对方合同金额发起日期签订日期经办人归档情况1234567891011121314151617181920