展览管理制度.doc

1、深圳市华为技术有限公司展览管理制度一、目的 规范公司的参展活动，协调各部门的工作，变大量例外管理为例行管理。二、适用范围 本制度适用于公司参加的所有展览会。三、展览会各工作组职责 1、参展人员组织结构图 2、展览会各工作组职责 （1）总负责：l对展览会的全过程（包含从筹备、实施至结束）进行总控制。l总体协调展览会期间各方面的工作。l现场处理展览会期间发生的各种重大问题。 （2）责任组： 由客户工作组、展台工作组及会务工作组的负责人组成，职责为协助总负责具体实施各项工作（例如设备筹备、调试、撤展、展台设计搭建、资料礼品准备、广告宣传、展期客户接待等工作）。 （3）责任组执行秘书： 负责检查、督促

2、各项工作的进度，协助总负责和责任组落实工作。 （4）客户工作组： 负责讲解资料的编写、参展人员技术培训、邀请客户、展览会期间的客户接待、客户及竞争对手信息收集、技术汇报会、新闻发布会等。开展后的工作重点转移到客户接待上，一切工作均围绕此进行。(I) 客户接待组l编写各参展产品的讲解材料，于参展人员出发前提前三周完成。l对参展人员进行产品知识培训。l编写、修订各参展产品的展板内容。l督促当地代表处提前邀请客户。l确定是否需要举办技术汇报会，如有需要则负责与此相关的一切事宜（时间、地点、内容、主讲人、翻译等）。l确定是否需要举行新闻发布会。国内展新闻发布会的一切事宜由广告部负责，海外展由广告部或当

3、地代表处负责。l展览会期间的现场讲解。 (II) 信息小组（含市场考察人员）l开展前设计、制作完毕各类信息表格（客户签到表客户填写、重要客户会谈信息登记表参展人员填写）。l收集展会期间的每日客户签到信息和竞争对手信息等。l展会期间每晚督促客户接待人员填报当日的重要客户信息登记表。l除日清日结外，展会结束后对所有客户信息、竞争对手信息及相关资料进行分类整理及分析，于展会结束后1周内整理完毕，并提交详细的信息分析报告给海外市场部；信息交市场策划部信息中心录入、存档。l信息小组中的市场考察人员工作重点是负责当地市场的调研及收集竞争对手的信息，于展会结束后一周内，每人须将内容详实的考察报告交展览部。

4、（5）展台工作组： 负责参展设备的准备及调试、展台设计施工、展期资料礼品调度等工作，工作重点是展览舞台的搭建。展台工作组是为了保证客户工作组顺利完成展期客户接待任务而提供服务的小组。开展后，展台工作组的设备调试人员并入客户工作组，共同承担客户接待讲解任务，并服从客户工作组的统一调度。 (I) 设备小组：l参展设备的准备、组织、协调、生产。l运输前参展设备的联调。l参展设备的现场安装、调测、维护。l撤展及清退设备。(II) 资料礼品调度小组：负责展前资料、礼品的分类保管以及展期内展台、会议室等地点的资料、礼品供应。 (III) 展台、摄影小组：l斟选展台设计方案及选择施工单位，为价格谈判提供专业

5、技术指导。l监管展台搭建施工。l展览会期间的相关美工工作。l展览会场以及其他重要场合的摄影、摄像。 (IV) 运输小组：l负责所有展览设备、资料、礼品等的运输。l负责与展览有关的报送、清关以及保险等事项。l保证开展前将展品运抵展馆，展后将剩余物品运返公司。 （6）会务工作组： 负责参展人员的财务、交通、食宿、药品提供及组织大型招待会。l编写礼仪方面的培训材料并对全体参展人员进行培训。l统一定制参展人员的服装。l负责所有有关展览的财务管理（含现金管理及报帐、补贴发放等）。l交通及住宿的安排（包含往返机、车票的预定及住宿点的预定）。l负责对外联络及外事手续。l负责集体就餐时的订餐工作。l车辆租用、

6、安排通信工具。l负责礼仪小姐及会客室的管理(客人接待、名片收集、重要客人导引、茶水供应)。l负责提供公司参展人员名单、住房、电话号码表。l负责提供常用的药品。四、参展方案的决策 所参加的展览通常为大型综合性电信展及有影响的专业电信展。 1、公司年度参展计划的制定 （1）展览部在上年底提供下年度展览信息，由市场总部、产品部、营销工程部、海外市场部集体讨论，进行参展决策（决策参加哪些展览会）。 （2）在上述步骤完成后由市场宣传部负责人在本年底签发公布公司年度参展计划。 2、每项参展方案的决策 （1）参展方案决策 对于每项具体的展览，展览部完成前期工作(预定展位、预付款等)后，拿出参展方案规范的初稿

7、，并召集相关部门讨论、修改、确定参展方案。 （I）参加讨论的相关部门： 国内展：市场宣传部、市场策划部、产品部、营销工程部、市场技术处提前3个月讨论。 海外展：市场宣传部、市场策划部、海外市场部、产品部、市场技术处提前56个月讨论。 （II）决策内容包括l确定参展设备及其主题和重点；确定参展产品和演示功能。l确定资料、礼品的种类及数量；海外展要确定运输最后期限(提前23个月)。l确定展台设计风格与展台装修预算。l确定配合展会的宣传方式及责任人（新闻发布会、技术讲座、现场广告牌、媒体广告等）。确定华为人报、华为技术报上的宣传方式及责任人。l确定客户邀请方式（寄邀请函、重要客户邀请）及规模（客户群

8、、数量），确定责任人。l确定参展的人员及规模：各产品部、中研中试部、用服指定专人负责。其他人员由展览部于决策会后与各相关部门联系派人。参展人员的配备根据本制度第三条：参展人员组织结构图及展览会各组工作职责。l确定展前培训（公司介绍、产品技术培训，展览注意事项培训，外语培训等）的时间及责任人。l确定展览会总负责 大型展览会由总裁或其授权人确定；中小型展览会由市场部总裁确定。（2）参展方案签发 展览部在上述决策的基础上定稿参展方案，报公司营销管理委员会审批通过，由市场宣传部领导签发。大型国内展提前3个月签发，中型国内展提前2个月签发， 海外展提前5个月签发。所有工作的实施依据展开。五、展品准备 展

9、品包括设备、资料、礼品等，筹备完毕后一起运输到展馆现场。 1、设备筹备 l总协调 展览部负责l下 单 商务部负责大型国内展：提前3个月；中型国内展：提前2个月；海外展：提前5个月。l生 产 西乡生产总部负责（设备生产期1个月）。l中研部借用设备 中研计划处负责。l中试部借用设备 中试计划处负责。l设备联调 展览部组织，西乡计划调度处协助（联调期一周）。 2、资料筹备l总协调 展览部负责。l产品彩页资料 产品部指定责任人编写、修订，资料部负责协调。 资料部应定期修订所有中、外文产品彩页资料，定期淘汰更新旧资料。跟踪新产品开发动向，及时出版新资料。l汇报提纲、公司年报 市场宣传部制作。l华为人报、

10、华为文摘 华为人报编辑部制作。l华为技术报 华为技术报编辑部制作。l资料直接领取（数量少） 由展览部从发行科领取库存的最新版资料。l资料申购（数量大） 提前运输日期1个月由展览部填写申购单申购。 3、礼品筹备l总协调 展览部负责。l方案提供 展览部、行政采购部负责。l文案设计 展览部（采用公司设计师方案，稿酬500元）或设计公司负责。l方案审核 市场宣传部负责。l礼品制作 礼品供应商负责。l携带方式 随展品一同发运或安排参展人员随身携带。 4、运输安排 （1）发运时间 国内展提前23周， 海外展提前23个月。 （2）国内展：发运方 西乡货运处 。 到货地 展览会所在地的办事处仓库。 货品运到展

11、馆 展览部负责，当地办事处货管员协助。 撤展后运回西乡 当地办事处货管员负责。 （3）海外展 进出口部负责展品的运输、清关、提货、回运。 5、参展人员随身携带的物品（会务用品、办公用品、药品等）物品准备 展览部负责。物品分发 展览会务组负责。展后收集带回 展览会务组负责。 6、展后设备清退 由展览部负责。六、展台装修 1、确定展台设计方案及展板、广告等设计方案 （1）展台设计方案： 参展设备确定后即开始准备展台设计方案，由展览部总协调。l展台设计素材提供 展览部设计师负责收集历次展览会上华为及其他公司优秀展台设计照片，建立并定期整理优秀展台设计档案，在参展方案决策会上提供给与会者讨论，以确定展

12、台设计风格。l方案提供 设计公司、展览部（采用公司设计师方案，稿酬2000元）。l方案评审 国内展：由产品部、广告部、营销工程部相关专人员进行评审，评审结果上报本次展览会总负责人。 海外展：由海外市场部、产品部、广告部、市场宣传部相关专业人员进行评审,评审结果上报本次展览会总负责人及主管海外市场的公司常务副总裁。l方案细化修正 展览部负责 海外展：提前23个月确定； 国内展：提前1个月确定。 （2）展板方案设计及制作l展览部负责根据已确定的展台方案来确定每种展板的数量和摆放位置。 l展览部负责建立展览用展板的档案，保证展板内容及风格的延续，并提供展板素材。l编写展板内容 各产品部参展人员负责

13、。l展板方案设计 展览部负责（采用公司设计师方案，每套稿酬500元）。l展板审定 展览部负责。审定结果上报展览会总负责人。l展板装裱 展览部负责。 （3）展会现场广告牌、媒体广告、客户邀请函的方案设计 l方案设计 广告部、展览部负责（采用公司设计师方案，每套稿酬500元）。l方案审定 展览部负责。审定结果上报展览会总负责人。2、展台装修价格谈判（1）价格谈判小组 展览部、审计部专项审计处主任、基建处预结算科造价工程师、进出口部工程师（海外展）。（2）谈判结果记录及审批 填写附件1：展台装修合同评议书，交市场宣传部负责人审批。每次付款时需向财务部出示此评议书。（3）正式商务合同的有效签字人 展览

14、部经理。（5）展览现场追加项目价格确定 由展览部、展览会总负责人现场确定。七、展览的广告宣传工作与媒体的联系 新闻发布会、记者招待会、展台现场记者接待等国内展：广告部负责。海外展：广告部或当地办事处负责（广告部应提前提供书面指导及相关文稿）。八、展前培训工作1、编制培训手册 展览部总协调。 2、培训时间安排 展览会务组在展前23周安排实施培训。3、培训内容及责任人：l公司介绍及统一口径 市场宣传部负责。l参展产品介绍 各产品部参展人员负责。l参展须知（礼仪、活动日程安排、行程住宿、纪律及处罚规定等）展览部负责。l信息收集工作须知 展览会信息组负责。l展览常用英语手册（海外展） 编委会负责。l展

15、览所在海外地区电信概况 海外市场部负责。九、海外展的产品定价 海外展产品的定价由海外市场部召集相关部门确定，并报总裁或总裁授权人批准。产品定价为保密信息，只传达到客户工作组的各产品小组长。展览期间，客户关于定价的询问必须由各产品小组长回答。十、客户邀请工作1、国内展（1）寄发邀请函 展览部总协调l客户信息 由市场信息中心提供。l客户群及数量 在参展方案讨论会上确定。l制作邀请函的及联系门票 展览部负责。l寄发邀请函及门票 发行科负责。 （2）重要客户的邀请 国内展：展览会相关地区的片区、办事处负责。 2、海外展：由当地代表处负责邀请，展览部负责提供邀请函。无代表处的地区由海外市场部决定如何做客

16、户邀请工作。十一、展览所在地的片区、办事处等公司驻外机构的配合 展会所在地的片区、办事处等公司驻外机构必须提供一切必要的帮助，例如：人员支持、通信手段、办公用品、住宿安排、交通车辆、财力上的支持等。 当地的公司人员展前必须积极邀请客户，并做好展览期间的客户接待工作。十二、参展人员的服装、食宿、交通及补助 1、重大展览的参展人员须统一服装，服装样式一般为高档深色西装（套裙），三年一更换（已从公司获得参展服装补贴的员工三年内不得再享受公司参展服装补贴）。服装费公司补助50，其余从各人工资中扣除。 2、参展人员值班方式：每人都全天值班，不安排轮班。 3、补助方法：国内展：每人每天160元。有效时段为

17、：从开始安装调试到展览结束，其余时间按正常出差补助。国外展：按照公司199799号文件关于出国人员费用开支标准和管理办法的规定确定补助额。4、餐饮供应l开展期间免费供应早餐、中午工作快餐。l设备调试人员晚上加班调试由公司免费提供工作晚餐。l展览结束后举行一次庆祝聚餐，由公司支付费用。l招待客户的宴会只能由指定人员参加，其他参展人员一律不得参加。 5、展后旅游 国内展：视情况安排1天的旅游或休息。 海外展：展览会结束后安排23天的短期旅游，交通费、景点门票等由公司支付。 6、展期交通按照就近住宿、节省费用原则，公司免费提供住宿酒店与展馆之间每天早晚的往来交通。除了外出公干外，一般不报销市内交通费。十三、展台现场客户接待、资料礼品发放及纪律 1、展台现场客户接待人员的着装、言谈举止必须遵守展前培训的规定礼仪。 2、重要客户引到会议室会谈时，必须有各产品小组长以上级别的参展人员陪同，并做会谈记录，当天及时整理并交给信息组人员。 3、各产品旁设置专柜存放相应的资料、礼品及礼品袋，由客户接待人员发放给已接待的客户。产品目录、公司介绍材料、文化资料放在公用资料架上由客户自取。接待台只负责客户登记及少量的资料、礼品发放。 4、参展人员必须严格遵守纪律，不得无故迟到、早退、缺勤或违反外事纪律。十四、展览工作总结各工作组负责人于展会结束后一周内须将详细的工作总结交展览部处理并存档。